Fonctionnement du conseil d'administration
| Auteur | André-Pierre André Dumont; Jean Pierre Renard |
| Occupation de l'auteur | Avocat et assistant , UCL; Avocat juge suppléant , Tribunal de Commerce de Nivelles |
| Pages | 89-100 |
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186. L'article 63 du Code des sociétés prévoit que «à défaut de dispositions statutaires, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent au collège et assemblée prévus par le présent Code, sauf si celui-ci en dispose autrement».
Il appartient donc aux statuts ou au règlement d'ordre intérieur de déterminer le mode de fonctionnement du conseil d'administration : qui peut le convoquer, quelle forme doit prendre la convocation, qui le préside, quels sont les quorums de présence et de vote, ... ?
Ce n'est qu'à défaut de dispositions statutaires qu'il y a lieu de se référer aux règles ordinaires applicables aux assemblées délibérantes, soit celles consacrées par les règlements de la Chambre et du Sénat.
187. Il appartient au président ou au vice-président du conseil d'administration de convoquer celui-ci.
S'il n'existe pas de président ou vice-président, cette compétence revient au doyen d'âge et, plus généralement, à tout administrateur.
188. La convocation doit préciser les lieu, jour et heure auxquels se tiendra le conseil d'administration. Sauf dispositions contraires des statuts, le choix du lieu où se réunira le conseil d'administration est, en principe, libre. Ainsi, il est admis que la réunion du conseil d'administration se tienne à l'étranger.
189. La convocation contiendra également l'ordre du jour qui sera aussi précis que possible116.
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La portée de cet ordre du jour est controversée. Pour certains117, il limite la compétence du conseil d'administration : celui-ci n'est pas autorisé, sauf accord unanime de l'ensemble des administrateurs ou extrême urgence, à délibérer sur un point ne figurant pas à l'ordre du jour; pour d'autres, l'ordre du jour est essentiellement indicatif : «seule la bonne foi ou l'importance des décisions projetées justifieront la nécessité de cet ordre du jour»118.
Il nous paraît prudent de rédiger un ordre du jour aussi complet et précis que possible.
190. Le Code des sociétés est muet sur cette question.
Il s'agit essentiellement de se ménager la preuve de la validité de la réunion du conseil d'administration. Ceci suppose que tous les administrateurs y aient valablement été convoqués.
Sauf dispositions contraires des statuts, le conseil d'administration peut déterminer les modes de convocation.
191. A défaut de toute précision, une simple lettre, une télécopie, un télégramme, un télex, courrier électronique, ... peuvent à cet effet être suffisants. La convocation peut également être faite par téléphone, pour autant que cet entretien soit confirmé par un écrit. Il est néanmoins prudent d'envoyer, si possible, une lettre recommandée contenant la convocation au conseil d'administration.
Il convient enfin de signaler que la décision par laquelle le conseil d'administration arrête un calendrier pour ces réunions, vaut convocation des administrateurs à toutes les réunions reprises dans ce calendrier.
192. Il est conseillé d'adresser les convocations quelques jours à l'avance, de façon à permettre aux administrateurs de s'organiser pour être présents à la réunion du conseil d'administration.
S'il y a lieu, ce délai peut être réduit à quelques heures.
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193. Tous les administrateurs doivent être convoqués.
Des tiers peuvent également être convoqués à la réunion du conseil d'administration. Ceux-ci participeront aux délibérations (nº 200), en vue d'éclairer ou de conseiller les membres du conseil (consultant extérieur, comptable, avocat, société de communication, ...), mais ne pourront en aucun cas participer au vote (nº 203).
194. Le conseil d'administration se réunit autant de fois que l'intérêt de la société l'exige. Ses réunions devront être suffisamment fréquentes pour lui permettre d'exercer valablement et pleinement ses compétences (nº 156). Il s'agit d'une question de fait dépendant notamment de la nature de l'activité exercée par la société.
Il n'est donc pas suffisant de le réunir quelques fois par an pour arrêter les comptes annuels ou ratifier des décisions relevant de sa compétence mais prises par d'autres119.
195. Le conseil d'administration doit impérativement être réuni dans certaines circonstances. Tel est notamment le cas pour arrêter les comptes annuels et convoquer l'assemblée générale ordinaire (nº 431), pour convoquer une assemblée générale qui serait requise par au moins un cinquième des actionnaires (nº 430) ou encore en cas d'offre publique d'acquisition (nº 394).
196. A défaut de disposition statutaire, le conseil d'administration est apte à délibérer dès lors que la majorité de ses membres sont présents ou représentés.
197. Les statuts peuvent néanmoins imposer la présence d'un nombre supérieur d'administrateurs. En général, les statuts se contentent d'imposer la présence de la moitié au moins de ses membres.
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198. Les statuts peuvent autoriser les administrateurs qui seraient dans l'impossibilité d'assister à la réunion de se faire représenter.
Il est habituellement enseigné que cette représentation ne peut être accordée qu'à un administrateur120.
Les statuts peuvent également déterminer la forme que doit prendre l'acte par lequel un administrateur confie à un autre la mission de le représenter à une réunion du conseil d'administration. En général, les statuts déterminent la forme que doit prendre la procuration. Pour des raisons de preuve, il est conseillé d'utiliser un écrit.
Rien n'interdit en principe qu'un administrateur représente plusieurs de ses collègues. Dans la pratique, la plupart des statuts prévoient cependant qu'un administrateur ne peut représenter plus d'un de ses collègues.
199. La réponse à cette question est délicate. La doctrine est en effet partagée et l'adoption en 1995 d'une disposition particulière figurant aujourd'hui à l'article 521 du Code des sociétés ne paraît pas avoir clarifié la situation.
200. Cet article consacre le caractère collégial des décisions du conseil d'administration tout en laissant le soin aux statuts de déterminer le mode de...
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