9 MARS 2003. - Arrêté royal portant approbation des règlements de la Chambre nationale des notaires pour l'organisation de la comptabilité notariale et pour le contrôle de la comptabilité
ALBERT II, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, notamment l'article 91, alinéa 1er, 1° et 5°, et alinéa 2, inséré par la loi du 4 mai 1999;
Vu l'avis de la Commission des Normes Comptables;
Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice,
Nous avons arrêté et arrêtons :
Article 1er. Le règlement de la Chambre nationale des notaires pour l'organisation de la comptabilité notariale et le règlement de la Chambre nationale des notaires pour le contrôle de la comptabilité, annexés au présent arrêté, sont approuvés et ont force obligatoire.
Art. 2. Le plan comptable pour le notariat, annexé au règlement pour l'organisation de la comptabilité notariale, doit être utilisé par les études notariales au plus tard dès le début du premier exercice comptable prenant cours après l'entrée en vigueur du présent arrêté.
Art. 3. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge .
Art. 4. Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 9 mars 2003.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de la Justice,
M. VERWILGHEN
CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règlement pour l'Organisation de la comptabilité notariale
Approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 9 octobre 2001 et modifié par l'assemblée générale du 22 octobre 2002
TITRE Ier. - Dispositions générales
CHAPITRE Ier. - Objet - Définitions
Objet
Article 1er. Ce règlement est édicté en application de l'article 91, alinéa 1, 5° de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999. Il établit les règles générales relatives à la comptabilité notariale et leurs modalités d'application.
Ce règlement est applicable tant aux notaires exerçant leur profession en personne physique qu'au sein d'une société.
Définitions
Art. 2. Pour l'application du présent règlement, il faut entendre par :
-
la loi organique: la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999;
-
l'arrêté royal du 10 janvier 2002 : l'arrêté royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires;
-
la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires, visée aux articles 90 et suivants de la loi organique;
-
la chambre des notaires : la chambre des notaires, visée à la section II du titre III de la loi organique;
-
le notaire : le notaire exerçant la fonction, en personne physique ou en société, soit en tant que titulaire, soit en tant que notaire associé, soit en tant que suppléant;
-
la commission de contrôle : la commission de contrôle de la comptabilité des notaires, visée au chapitre 2 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
-
la société : toutes les sociétés visées aux articles 50 et suivants de la loi organique;
-
les comptes professionnels : tous les comptes, en ce compris les comptes rubriqués, ouverts pour l'exercice de la profession dans un établissement de crédit visé par la loi du 22 mars 1993 relative aux statuts et au contrôle des établissements de crédit;
-
les comptes rubriqués : les comptes visés à l'article 34 alinéa 2 et 34bis de la loi organique;
-
le plan comptable : le plan dont le modèle est annexé au présent règlement.
TITRE II. - Organisation de la comptabilité notariale
CHAPITRE Ier. - Gestion de la comptabilité notariale en général
Principes
Art. 3. Chaque notaire doit tenir une comptabilité régulière conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double et au plan comptable.
La comptabilité doit répondre au moins et à tout moment aux critères suivants :
- refléter la situation de l'étude, et notamment permettre de constater les recettes et les dépenses de toute nature effectuées par le notaire soit à l'occasion d'un acte ou d'une opération de son ministère soit pour compte de clients ou de mandants;
- permettre d'arrêter immédiatement les sommes dues aux tiers tant de manière globale qu'individuelle;
- permettre d'établir le solde disponible étant la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse d'une part, et les sommes dues aux clients, d'autre part;
- permettre de manière fiable et transparente le contrôle de la comptabilité.
Les programmes informatiques de tenue de la comptabilité doivent au minimum répondre à ces critères. A défaut, la Chambre nationale des notaires pourra en interdire leur usage. Le président de la commission de contrôle de la comptabilité et l'expert chargé d'un contrôle de comptabilité doivent avertir le Président de la Chambre nationale des notaires et le Président de la chambre des notaires concernée de toute absence de conformité aux critères énoncés dans l'alinéa qui précède qu'ils constateraient dans un programme informatique.
Distinction stricte entre les comptes
Art. 4. Le notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés et ses comptes professionnels. Les comptes professionnels ne peuvent d'aucune façon servir de garantie pour les crédits privés du notaire ni de base de calcul pour la rémunération de ces comptes.
Le notaire ne peut tirer aucun avantage direct ou indirect des comptes rubriqués dont il a la gestion, sauf le remboursement des frais liés à cette gestion.
Ouverture d'un compte professionnel
Art. 5. Un notaire ne peut demander l'ouverture d'un compte professionnel dans une institution financière que lorsqu'il dispose d'un engagement irrévocable, en double exemplaire, qu'elle renonce à l'unicité des comptes et à la compensation légale et conventionnelle tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu'entre ces différents comptes professionnels.
Le notaire doit transmettre dans les quinze jours de sa réception, un original de cet engagement, au Président de la commission de contrôle de la comptabilité.
Livres, registres et documents
Art. 6. Le notaire doit tenir les pièces comptables suivantes :
-
Un livre journal qui constate jour par jour et par ordre de date, article par article, sans blanc, lacune, transport en marge, toutes les opérations comptables de l'étude.
-
Un grand livre contenant tous les comptes généraux et particuliers.
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Un registre des frais...
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