27 MAI 2002. - Arrêté royal autorisant l'Agence wallonne à l'Exportation à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques
RAPPORT AU ROI
Sire,
Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objet d'autoriser l'Agence Wallonne à l'Exportation, en abrégé « l'A.W.Ex. », à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, conformément à l'article 5, alinéa 2, a) , de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, modifié par les lois des 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992.
L'Agence Wallonne à l'Exportation, créée en 1990 dans le cadre de la régionalisation du Commerce extérieur, est devenue un organisme d'intérêt public doté de la personnalité juridique par le décret du 2 avril 1998.
L'Agence Wallonne à l'Exportation est chargée, en Région wallonne, de soutenir et de conduire la politique de promotion des exportations ainsi que d'aider les entreprises à exporter plus et mieux.
L'Agence Wallonne à l'Exportation sollicite l'accès aux informations du Registre national des personnes physiques afin d'accomplir les tâches relatives, d'une part, au recrutement des membres de son personnel et, d'autre part, à l'exécution des lois relatives aux allocations familiales des travailleurs salariés.
Le décret du 2 avril 1998 créant l'Agence Wallonne à l'Exportation précise, en son article 13, que le Gouvernement wallon détermine les modalités de transfert de l'ensemble du personnel. Ainsi, par l'arrêté du 14 janvier 1999, le Gouvernement wallon a procédé au transfert du personnel du Ministère de la Région wallonne vers l'Agence Wallonne à l'Exportation.
Le décret précité du 2 avril 1998 dispose également, en son article 14, que l'Agence Wallonne à l'Exportation procède au recrutement et à l'engagement de son personnel moyennant l'autorisation du Gouvernement. Le cadre de l'Agence Wallonne à l'Exportation est ainsi fixé par l'arrêté du Gouvernement wallon du 11 mars 1999.
L'Agence Wallonne à l'Exportation souhaite dès lors accéder aux informations du Registre national afin d'accomplir efficacement ses missions relatives au recrutement et à l'engagement de son personnel, tant statutaire que contractuel.
L'Agence a également sollicité l'accès aux informations du Registre national afin d'accomplir d'autres missions relatives à la gestion administrative et pécuniaire de son personnel, à savoir :
- le suivi de la carrière administrative des agents (procédures de promotion, de mutation, procédures disciplinaires,...);
- les mises à la retraite et les pensions;
- la liquidation des traitements, indemnités, allocations et pécules.
Cependant, dans son avis n° 28/ 2001 du 22 août 2001, la Commission de la protection de la vie privée estime que ces tâches ne relèvent pas de la mission d'intérêt public de l'Agence wallonne à l'Exportation et que, en conséquence, le principe de légitimité de la finalité, énoncé à l'article 4 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel ne serait pas respecté.
Le présent projet d'arrêté royal n'autorise dès lors par l'accès aux informations du Registre national pour l'accomplissement de ces différentes missions relatives à la gestion administrative et pécuniaire du personnel.
En application de l'article 18 des lois coordonnées du 19 décembre 1939 relatives aux allocations familiales pour les travailleurs salariés, l'Agence Wallonne à l'Exportation est également chargée d'accorder directement aux membres de son personnel les allocations familiales.
Agissant en tant que Caisse autonome, l'Agence Wallonne à l'Exportation est plus particulièrement chargée d'établir le droit aux allocations familiales et de vérifier l'exactitude des données indispensables à la bonne application des lois coordonnées du 19 décembre 1939. A cette fin, l'Agence Wallonne à l'Exportation souhaite également accéder aux informations du Registre national.
Conformément à la jurisprudence de la Commission de la protection de la vie privée et du Conseil d'Etat, le Gouvernement s'est assuré, pour chacune des informations visées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi précitée du 8 août 1983, que l'Agence Wallonne à l'Exportation se trouve dans la nécessité d'en prendre connaissance afin d'accomplir les missions qui lui sont confiées.
L'accès aux informations se justifie comme suit.
Les informations visées aux 1° (nom et prénoms), 2° (date de naissance), 3° (sexe) et 5° (résidence principale), de l'article 3, alinéa 1er, de la loi précitée du 8 août 1983 constituent les informations minimales pour pouvoir établir un dossier relatif à une personne physique.
Ces mêmes informations permettent également d'identifier avec certitude une personne tout en évitant les homonymes, et d'assurer une transmission confidentielle du courrier.
L'information relative à la date de naissance de l'enfant (2°) permet d'ouvrir le droit aux allocations familiales. Cette information permet également de calculer l'âge de l'enfant, l'âge étant un élément indispensable pour établir les suppléments d'âge.
L'information relative à l'âge est également nécessaire à l'occasion des procédures de recrutement (cf. article 6 de l'arrêté du Gouvernement wallon du 10 juin 1999).
L'information relative à la nationalité (4°) est indispensable dans le cadre des procédures de recrutement. Par contre, la Commission de la protection de la vie privée estime que cette information n'est pas nécessaire pour l'octroi des allocations familiales.
L'information relative au lieu et à la date du décès (6°) permet de clôturer un droit aux allocations familiales ou de modifier le rang de l'enfant.
Les informations relatives à l'état civil (8°) et à la composition du ménage (9) permettent, d'une part, de déterminer la personne qui, au niveau du ménage, ouvre le droit aux allocations familiales et, d'autre part, ces informations permettent de déterminer quels sont les enfants qui peuvent bénéficier des allocations familiales ainsi que leur rang respectif.
L'accès à l'information relative à la profession (7°) n'est pas autorisé. Cette information présente en effet un caractère peu fiable dans la mesure où il n'existe aucune obligation légale de faire état des changements de profession auprès des communes.
Il a été tenu compte du prescrit de l'article 11 de la loi précitée du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Ainsi, il est fait référence à ladite loi du 8 décembre 1992 dans le préambule de l'arrêté, et plus particulièrement à son article 4 qui concerne le respect du principe de finalité.
L'accès aux informations du Registre national est réservé au Directeur des Services généraux ainsi qu'au Responsable de la Cellule de gestion du Personnel.
Sur recommandation du Conseil d'Etat, il est prévu que la liste des membres du personnel autorisés à accéder aux informations du Registre national sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.
La Commission de la protection de la vie privée souhaiterait que cette liste ne lui soit plus transmise périodiquement mais simplement tenue à sa disposition et constamment actualisée. Cependant, le Conseil d'Etat estime qu'au regard du principe d'égalité, ce souhait ne pourrait être rencontré qu'à la seule condition que l'ensemble des arrêtés royaux d'autorisation d'accéder aux informations du Registre national soit modifié en ce sens. En outre, le Conseil d'Etat estime que le fait même de la communication de la liste à la Commission permet un premier contrôle.
Les membres du personnel concernés souscrivent une déclaration écrite par laquelle ils s'engagent à préserver la sécurité et la confidentialité des informations auxquelles ils reçoivent accès.
Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations obtenues du Registre national, l'accès aura lieu par un ordinateur sécurisé par un code d'accès détenu exclusivement par les personnes habilitées.
La Commission de la protection de la vie privée a rendu son avis n° 28/2001 le 22 août 2001.
Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 28...
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