5 JANVIER 2014. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers
RAPPORT AU ROI
Sire,
L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers a été pris en exécution de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.
Le présent projet d'arrêté royal crée une nouvelle possibilité d'utilisation, à savoir l'obtention d'informations contenues dans les registres de la population (soit au moyen d'extraits ou de certificats, soit au moyen de listes de personnes, soit au moyen d'une consultation) à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques. Une demande de consultation de ces registres en provenance de chercheurs de différentes disciplines aux fins d'étudier les processus sociaux, les changements économiques et les transitions démographiques se manifeste en effet de manière de plus en plus pressante.
Il y a avant tout lieu de signaler que les registres de la population se présentent sous deux formes :
- les « registres de la population papier » : ceux-ci étaient tenus jusqu'en 1992;
Ceux-ci étaient clôturés après chaque recensement décennal.
- les « registres de la population électroniques » : à partir de 1992.
Ceux-ci sont continuellement mis à jour à partir de 1992. Cela signifie qu'à partir de cette date, les registres ne peuvent plus être clôturés tous les 10 ans mais qu'ils doivent être mis à jour en permanence. Le délai de 120 ans est calculé au moment de la demande d'obtention d'informations contenues dans les registres.
Le transfert de ces registres sur un support électronique est par ailleurs rendu possible : les registres tenus sur support papier peuvent en effet être perdus ou endommagés, soit en raison d'un incident, soit en raison de mauvaises conditions de conservation ou d'une manipulation inutile. Les chercheurs peuvent dorénavant utiliser la copie électronique. L'article 5ter qui a été inséré doit encourager les communes à faire procéder à la digitalisation selon les standards en vigueur et les « best practices » qui garantissent l'utilisation des fichiers électroniques à long terme.
Lors de la digitalisation, on tient compte des recommandations suivantes. L'ensemble du projet de digitalisation doit être documenté dès le lancement du projet, et comprend la logistique, le traitement matériel des documents en passant par la digitalisation jusqu'à l'enregistrement des fichiers électroniques. La digitalisation doit satisfaire aux exigences de qualité technique minimales et le choix du format d'enregistrement doit être conforme aux exigences de la conservation à long terme.
Pendant la digitalisation, les métadonnées techniques, administratives et descriptives doivent être enregistrées. Un contrôle de qualité régulier est nécessaire pendant l'ensemble du projet. Le projet de digitalisation terminé, il y a lieu de définir une procédure pour le contrôle régulier des archives électroniques.
Le 30 avril 1997, la Commission de la Protection de la vie privée a déjà émis un avis sur l'accessibilité des registres de la population pour les généalogistes.
La Commission a estimé que la consultation des registres de la population par des généalogistes doit être autorisée pour autant que la réalité de la recherche généalogique soit établie. Par ailleurs, la consultation des registres est soumise à certaines modalités (1).
Le présent projet d'arrêté royal prévoit ces modalités ci-après.
Dans la mesure où un certain temps s'est écoulé depuis l'avis précité de la Commission de la Protection de la Vie privée, le projet a de nouveau été soumis à la susdite Commission.
La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis n° 14/2012 le 2 mai 2012.
La Commission y fait une remarque préalable sur la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et son application aux registres de la population.
La Commission demande une précision quant à la réglementation s'appliquant aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l'Etat : le présent arrêté royal du 16 juillet 1992 ou la loi relative aux archives.
La loi relative aux archives porte sur les documents de certaines instances publiques. Elle stipule que les documents datant de plus de trente ans sont déposés aux Archives de l'Etat.
Grâce à une modification législative en date du 6 mai 2009, le délai est passé de 100 à 30 ans afin de répondre aux désidérata d'historiens et de citoyens dans le but de pouvoir faire des recherches portant sur l'histoire récente ou la...
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