11. DEZEMBER 2007 - Ministerialerlass zur Genehmigung der Muster für die Geschäftsordnungen zur Regelung der Arbeitsweise des Verwaltungsrats, des Ausschusses für die Zuweisung der Wohnungen und des Direktionsausschusses der Wohnungsbaugesellschaften öffentlichen Dienstes
Der Minister des Wohnungswesens, des Transportwesens und der räumlichen Entwicklung,
Aufgrund des Erlasses der Wallonischen Regierung vom 25. Januar 2007 zur Festlegung der Modalitäten für die Arbeitsweise der Verwaltungsorgane der Wohnungsbaugesellschaften öffentlichen Dienstes, insbesondere des Artikels 2;
Auf Vorschlag der « Société wallonne du Logement » vom 15. Oktober 2007,
Beschliesst :
Artikel 1 - Das in der Anlage 1 vollständig wiedergegebene Muster der Geschäftsordnung zur Regelung der Arbeitsweise des Verwaltungsrats der Wohnungsbaugesellschaften öffentlichen Dienstes und dessen Anlage werden genehmigt.
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2 - Das in der Anlage 2 vollständig wiedergegebene Muster der Geschäftsordnung zur Regelung der Arbeitsweise des Ausschusses für die Zuweisung der Wohnungen und/oder des Direktionsausschusses der Wohnungsbaugesellschaften öffentlichen Dienstes wird genehmigt.
Namur, den 11. Dezember 2007
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ANTOINE
Anlage 1
Muster der Geschäftsordnung zur regelung der Arbeitsweise des Verwaltungsrats einer Wohnungsbaugesellschaft öffentlichen Dienstes
Die vorliegende Geschäftsordnung entspricht den Vorschriften der Satzungen der Gesellschaft und beachtet die Bestimmungen des Wallonischen Wohngesetzbuches und dessen Ausführungserlasse (1).
Alle im Gegensatz zu den Satzungen und den gesetzlichen Bestimmungen stehenden Bestimmungen wären als null und nichtig erklärt.
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Verwaltungsrat.
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Zusammensetzung.
Artikel 1 -
Der Verwaltungsrat setzt sich zusammen aus ......... Mitgliedern.
Unter seinen Mitgliedern bestimmt der Verwaltungsrat einen Vorsitzenden und .... Stellvertretende(n) Vorsitzenden.
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Einberufung.
Artikel 2 - Modalitäten.
Der Verwaltungsrat tritt jedes Mal, wenn das Interesse der Gesellschaft es benötigt, und mindestens 10 Mal im Jahr, auf Einberufung des Vorsitzenden (oder des stellvertretenden Vorsitzenden), oder des Vorsitzenden und des geschäftsführenden Direktors zusammen.
Er muss ebenfalls zusammenberufen werden, wenn mindestens ein Drittel seiner Mitglieder es verlangen.
Die Einberufungen erfolgen durch einfachen Brief, Fax, E-Mail oder auf jeglichen schriftlichen oder EDV-Träger, der die Zertifizierung der legal gesicherten elektronischen Signatur geniesst. Sie werden zusammen mit der Tagesordnung gesandt, dem die Berichte oder Informationsnotizen bezüglich der vorgelegten Punkten sowie das Protokoll der vorigen Sitzung beigefügt werden.
Die gesamten Unterlagen werden mindestens acht volle Tage vor der Versammlung zugesandt.
Die Versammlungen finden am Gesellschaftssitz statt oder an jeglichem Ort, der im Einberufungsschreiben angegeben ist.
Die Einberufung des Verwaltungsrates wird jedem namentlich bezeichneten Verwaltungsratsmitglied sowie dem Kommissar der "Société wallonne du Logement" (Wallonische Wohnungsbaugesellschaft) gesandt.
Der Verwaltungsrat kann die Teilnahme von Drittpersonen an den Versammlungen des Verwaltungsrates erlauben, um den Verwaltungsratsmitgliedern Aufklärungen oder Ratschläge zu erteilen.
Diese Drittpersonen haben keine Eigenschaft als Verwaltungsratsmitglied und deshalb keinen Anspruch auf Anwesenheitsgeld und dürfen an der Abstimmung nicht teilnehmen.
Artikel 3 - Tagesordnung.
Die Tagesordnung wird festgelegt durch:
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den Vorsitzenden des Verwaltungsrates auf Vorschlag des geschäftsführenden Direktors (falls kein Direktionsausschuss eingerichtet wurde).
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den Direktionsausschuss oder den Exekutivvorstand (nach Wahl), auf Vorschlag des geschäftsführenden Direktors.
Jeder Punkt wird mit einem Bericht oder einer Informationsnotiz begleitet.
Der Punkt "Verschiedenes" darf nur Punkte bezüglich zweitrangiger Angelegenheiten betreffen.
Der geschäftsführende Direktor ist berechtigt, die Tagesordnung abzuändern oder einen Punkt hinzuzufügen, wenn dieser vergessen wurde oder die Dringlichkeit erfordert, und ihn sogar vorzulegen, damit er beraten wird.
Jedes Verwaltungsratsmitglied geniesst die Möglichkeit, einen Punkt auf die Tagesordnung hinzuzufügen, sofern er dringend ist, und mit der Zustimmung der Mehrheit des Verwaltungsrates.
Dieser Punkt muss den Verwaltungsratsmitgliedern innerhalb einer Frist von 8 Kalendertagen übermittelt werden.
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Vorsitz, stellvertretender Vorsitz und Schriftführung der Versammlungen.
Artikel 4 -
Der Vorsitzende des Verwaltungsrats leitet die Debatten. Ist der Vorsitzende abwesend oder verhindert, so wird der Vorsitz der Sitzung durch den stellvertretenden Vorsitzenden geführt. Wenn mehrere stellvertretende Vorsitzende innerhalb des Verwaltungsrates bezeichnet wurden, wird eine Rangfolge zwischen den stellvertretenden Vorsitzenden festgelegt.
Bei Abwesenheit oder Verhinderung des bzw. der stellvertretenden Vorsitzenden wird der Vorsitz der Sitzung durch das älteste Verwaltungsratsmitglied oder durch das Verwaltungsratsmitglied, das durch den Verwaltungsrat bezeichnet wird (Variante nach Wahl), geführt.
Die Schriftführung der Versammlungen wird durch den geschäftsführenden Direktor oder jeglichen Dritten, der von diesem bezeichnet wurde, um ihn zu ersetzen, gewährleistet.
Artikel 5 - Zuständigkeiten des Sitzungsvorsitzenden.
Es kommt dem Vorsitzenden oder dessen Stellvertreter zu, die Versammlungen zu eröffnen, auszusetzen oder zu schliessen.
Der Vorsitzende muss die Sitzungen spätestens fünfzehn Minuten nach der in der Einberufung festgesetzten Uhrzeit eröffnen. Wenn nach einer Viertelstunde Wartezeit die Anzahl der Mitglieder unzureichend ist, um zu beraten, wird die Sitzung vertagt und dieser Umstand wird in dem Protokoll erwähnt.
Stellt der Vorsitzende fest, nachdem er die Versammlung eröffnet hat, dass die Mehrheit der Verwaltungsratsmitglieder nicht anwesend ist, oder dass die Mehrheitsvertretung der Vertreter der lokalen Behörden nicht gewährleistet wird, so schliesst er die Versammlung sofort.
Das gleiche gilt, wenn diese Feststellung erfolgt, nachdem Verwaltungsratsmitglieder unter Einhaltung der in Artikel 12 § 3 des Ethik- und Deontologiekodex vorgesehenen Bestimmungen im Laufe der Sitzung diese verlassen haben.
Wenn der Vorsitzende eine Versammlung des Verwaltungsrates geschlossen hat:
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kann nicht mehr rechtsverbindlich beraten werden;
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kann die Sitzung nicht erneut eröffnet werden.
Kapitel 6 - Die Aufrechterhaltung der Ordnung der Versammlungen des Verwaltungsrats
Die Aufrechterhaltung der Ordnung der Versammlungen des Verwaltungsrats steht dem Vorsitzenden zu.
Der Vorsitzende greift wie folgt ein:
- auf präventive Weise, indem er das Wort erteilt, dem Verwaltungsratsmitglied, das vom Thema abweicht, das Wort entzieht, und die Punkte der Tagesordnung wenn erforderlich einer Abstimmung unterwirft.
- auf repressive Weise, indem er dem Verwaltungsratsmitglied, das die Ruhe der Sitzung stört, das Wort entzieht, es zurechtweist, die Sitzung aussetzt oder beendet.
Genauer gesagt, was das präventive Eingreifen des Vorsitzenden betrifft, geht der Vorsitzende für jeden Punkt der Tagesordnung wie folgt vor:
- er kommentiert ihn oder fordert auf, ihn zu kommentieren;
- er erteilt das Wort den Verwaltungsratsmitgliedern, die darum bitten, wobei er das Wort in der Reihenfolge der Bitten erteilt;
- schliesst die Diskussion;
- umschreibt den Gegenstand der Abstimmung und nimmt diese vor.
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Debatten und Beschlussfassungen.
Die Punkte der Tagesordnung werden in der durch diese angegebenen Reihenfolge diskutiert, ausser wenn der Vorsitzende darüber anders entscheidet.
Artikel 7 - Erforderliche Mindestanzahl Sitzungsteilnehmer.
Der Rat ist nur dann beschlussfähig, wenn:
• mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist oder vertreten wird.
• Die Mehrheitsvertretung der Vertreter der lokalen Behörden gewährleistet wird.
Wenn bei einer ersten Versammlung jedoch nicht genügend Mitglieder des Rats anwesend sind, wird eine neue Versammlung mit der gleichen Tagesordnung einberufen werden können, wobei rechtsverbindlich beraten werden kann, ungeachtet der Anzahl der anwesenden oder vertretenen Verwaltungsratsmitglieder, jedoch immer unter Einhaltung der Mehrheitsvertretung der Vertreter der lokalen Behörden.
Diese zweite Einberufung muss die Frist von 8 vollen Tagen einhalten.
Artikel 8 - Anwesenheitsliste.
Die anwesenden Verwaltungsratsmitglieder (einschliesslich des Vorsitzenden und des bzw. der Stellvertretenden Vorsitzenden) unterzeichnen vor der Eröffnung der Debatten eine Anwesenheitsliste.
Artikel 9 - Abstimmung.
Die Beschlüsse werden mit der absoluten Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Stimmen gefasst, ohne Berücksichtigung der Stimmenthaltungen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden oder des Mitglieds, das die Versammlung leitet, den Ausschlag oder zählt als zwei Stimmen.
Jedes Verwaltungsratsmitglied verfügt über nur eine Stimme im Rat, ungeachtet der Anzahl der Anteile, über die er verfügt, oder die er vertritt.
Der Kommissar der "Société wallonne du Logement" hat kein Stimmrecht.
Artikel 10 - Offene oder geheime Abstimmung.
Die Beschlüsse bezüglich einer (natürlichen oder juristischen Person) erfolgen mit geheimer Abstimmung, insbesondere was die Beschlüsse über den Vorschlag von Kandidaten, die Ernennung an Stellen, die präventiven Aussetzungen, die Disziplinarstrafen betrifft, oder wenn die Gesellschaft eine Kündigung zustellen muss.
Die Wahlgeheimnis wird durch die Verwendung von Wahlzetteln gesichert, die so vorbereitet werden, dass die Verwaltungsratsmitglieder, ausser wenn sie sich enthalten wollen, nur noch einen oder mehrere Kreise neben einem Namen oder einem Vermerk bzw. mehreren Vermerken schwärzen müssen.
Die Stimmenthaltung erfolgt durch Abgabe eines weissen Stimmzettels.
Vor der Stimmenzählung werden die abgegebenen Stimmzettel durch den Vorsitzenden und zwei Stimmenzähler (die bei der Eröffnung der Sitzung bezeichnet wurden) gezählt.
Wenn die Zahl mit der Zahl der anwesenden Verwaltungsratsmitglieder, die an der Abstimmung teilgenommen haben, nicht übereinstimmt, werden die Stimmzettel annulliert und die Mitglieder aufgefordert, erneut abzustimmen.
Ein Stimmzettel, das eine...
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