26 MAI 2002. - Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au sein des services publics fédéraux
RAPPORT AU ROI
Sire,
Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à déterminer les principes du système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation.
CHAPITRE Ier. - Définition du contrôle interne et cadre dans lequel il prend place
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Objectif de l'arrêté royal
Le présent arrêté royal a pour but de garantir le bon fonctionnement du système de contrôle interne au sein de chacun des services publics fédéraux, tels que créés par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, en ce compris les services publics fédéraux de programmation. Il définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses responsabilités.
Un tel système relève avant tout du management et de méthodes de gestion, domaine qui ne peut être figé réglementairement. La définition du terme « contrôle interne » dans l'arrêté royal fait référence de facto au cadre COSO qui constitue une référence internationalement admis et appliqué.
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Autonomie de gestion
et passage des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori
La mise en place d'un tel système prend place dans le cadre de la réforme, communément appelée « Copernic », qui a pour objectif de moderniser les services publics fédéraux.
Cette réforme a notamment pour objectif de donner plus d'autonomie aux managers de la fonction publique dans l'utilisation des moyens mis à leur disposition en vue de réaliser les objectifs de l'organisation.
Pour l'exécution de ses missions, le service public fédéral reçoit des moyens adaptés mais limités qui doivent lui permettre de réaliser au mieux ses objectifs tant pour les institutions publiques que pour les citoyens.
Dans le respect des dispositions légales et réglementaires, le service public fédéral exécutera ses missions et engagera ses moyens de manière autonome mais il devra répondre, à travers la personne du Président du Comité de direction, de la qualité de ses services aux citoyens et de l'utilisation de ses moyens. C'est ainsi qu'il appartiendra notamment au Président du Comité de direction de développer un système de contrôle interne adapté aux spécificités de son service public fédéral.
Le Conseil des Ministres a approuvé les 28 avril et 1er décembre 2000 les orientations à donner aux nouveaux systèmes de contrôle dont le principe sous-jacent était l'élaboration d'un nouveau concept de contrôles « ex ante et ex post » allant de pair avec une nouvelle conception de la gestion des risques.
Dans les cas prévus par l'arrêté royal relatif au contrôle administratif, budgétaire et de gestion à venir, un système intégré de contrôle interne permettra le passage par service public fédéral vers le contrôle ex post d'un certain nombre de dossiers ce qui permettra une meilleure responsabilisation de la direction et du personnel du service public fédéral ainsi qu'une gestion plus souple, dynamique et efficace.
Un système intégré de contrôle interne comprend, outre les mesures de contrôle interne spécifiques au service public fédéral ou au service public fédéral de programmation, le service d'audit interne tel que défini dans l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral. Ce système de contrôle interne est complété par les évaluations externes, réalisées notamment par la Cour des Comptes.
Le service d'audit interne d'un service public fédéral sera lui-même placé sous l'autorité d'un Comité d'audit, tel que créé par l'article 8bis et suivants de l'arrêté royal précité du 7 novembre 2000. Les règles régissant son organisation seront reprises également dans l'arrêté royal régissant l'audit interne.
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Définition du contrôle interne
Le système de contrôle interne est un ensemble de dispositions incorporées aux processus de l'organisation. Il est développé pour mieux maîtriser les risques et donc procurer une assurance raisonnable de la bonne réalisation des objectifs de l'organisation. Il s'agit d'un système intégré à l'organisation, dont le management est responsable et qui répond à des dispositions uniformes, internationalement admises et appliquées. Ces dispositions forment le cadre de référence COSO qui est suivi dans le présent arrêté.
Le cadre de référence COSO est le résultat d'un travail effectué par le Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (1) qui réunit des organisations de référence en matières de management, de comptabilité et d'audit.
Suivant l'adaptation au contexte Copernic de la définition COSO, le contrôle interne est :
un processus mis en oeuvre, exécuté et suivi par le Comité de direction, par les titulaires des fonctions de management et par le personnel de tout service public fédéral, conçu pour procurer une garantie raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs dans les domaines suivants :
- l'efficience et l'efficacité des opérations;
- la fiabilité des informations financières et de gestion;
- le respect de la législation et des réglementations en vigueur.
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Rôles et responsabilités
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Le personnel :
Le contrôle interne est d'abord l'affaire du personnel. Chacun, à son niveau et selon ses responsabilités, est concerné par le système de contrôle interne.
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Le management :
La notion de « management » et les fonctions qu'elle vise sont à comprendre selon les définitions qui en sont données dans l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux.
Le Président du Comité de direction ou le président du service public fédéral de programmation est le responsable final du système de contrôle interne de son service public fédéral (ou de programmation), dans les limites qui lui sont fixées par le Conseil stratégique.
Il devra donner l'exemple de manière globale en matière d'intégrité, d'éthique ainsi que dans tout domaine contribuant à un environnement de contrôle favorable. Il supervisera la façon dont le management, qu'il dirige, contrôle ses activités.
Cette responsabilité se reporte sur les autres membres du management et à leur niveau. Il leur appartiendra de développer les mesures de contrôle adaptées à la maîtrise des divers risques impactant son service public.
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Le ministre fonctionnel :
Le ministre fonctionnel, qui assume la responsabilité politique du bon fonctionnement du service public fédéral, a intérêt à un bon fonctionnement du système de contrôle interne.
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Le conseil stratégique :
Tel que créé par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité, le Conseil stratégique est également directement intéressé dans le bon fonctionnement du système de contrôle interne puisqu'il surveille, notamment, la mise en oeuvre par le Comité de direction du plan stratégique.
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Le Comité de direction :
Le Comité de direction, tel que visé par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité, est un des lieux idéal, vu sa composition, pour évaluer, adapter et améliorer en permanence le système de contrôle interne. Il est bien entendu directement concerné par ce système puisqu'il est chargé de la gestion du service public fédéral.
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Les auditeurs internes :
La mission et l'organisation des services d'audit interne feront l'objet d'un arrêté royal séparé.
Les auditeurs internes jouent un rôle important dans l'évaluation du système de contrôle interne car le service d'audit interne aide le service public fédéral à atteindre ses objectifs par le biais de l'évaluation et de la formulation de recommandations en vue d'un meilleur fonctionnement notamment de la gestion des risques et du système de contrôle interne.
Par ailleurs, les auditeurs internes, en raison de leur position dans l'organisation, jouent souvent un rôle dans le suivi du contrôle interne (le pilotage).
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Le Comité d'audit :
Le Comité d'audit, créé par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité, verra son fonctionnement précisé dans l'arrêté royal relatif à l'audit interne au sein des services publics fédéraux à venir.
En raison de son expertise et de son indépendance, le Comité d'audit assiste le Conseil stratégique dans l'accomplissement de ses missions et particulièrement dans l'évaluation du système de...
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