11 DECEMBRE 2007. - Arrêté ministériel portant approbation des modèles de règlement d'ordre intérieur régissant le fonctionnement du conseil d'administration, le fonctionnement du comité d'attribution des logements et du comité de direction des sociétés de logement de service public
Le Ministre du Logement, des Transports et du Développement territorial,
Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 25 janvier 2007 fixant les modalités de fonctionnement des organes de gestions des sociétés de logement de service public, notamment l'article 2;
Sur la proposition de la Société wallonne du Logement du 15 octobre 2007,
Arrête :
Article 1er. Le modèle de règlement d'ordre intérieur régissant le fonctionnement du conseil d'administration des sociétés de logement de service public et son annexe, ci-après intégralement reproduit en annexe 1re, sont approuvés.
Art. 2. Le modèle de règlement d'ordre intérieur régissant le fonctionnement du comité d'attribution des logements et/ou du comité de direction des sociétés de logement de service public, ci-après intégralement reproduit en annexe 2, est approuvé.
Namur, le 11 décembre 2007.
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ANTOINE
Annexe 1re
Modèle de règlement d'ordre intérieur régissant le fonctionnement du conseil d'administration d'une société de logement de service public
Le présent règlement d'ordre intérieur est conforme aux prescriptions des statuts de la société et respecte les dispositions du Code wallon du Logement et de ses arrêtés d'exécution (1).
Toutes dispositions contraires aux statuts et aux dispositions légales seraient déclarées nulles et non avenues.
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Du conseil d'administration.
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Composition.
Article 1er.
Le conseil d'administration est composé de ......... membres.
Le conseil d'administration désigne, en son sein, un président et ......... vice-président(s).
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Convocation.
Article 2. Modalités.
Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que les intérêts de la société l'exigent et au moins, 10 fois par an, sur convocation du président (ou du vice-président), ou du président et du directeur-gérant.
Il doit aussi être convoqué lorsqu'au moins un tiers de ses membres le demande.
Les convocations sont faites par simples lettres fax, mail ou tout autre support écrit ou informatique bénéficiant d'une certification de signature électronique légalement sécurisée. Elles sont accompagnées de l'ordre du jour auquel sont joints les rapports ou les notes d'information relatifs aux points soumis, ainsi que du procès-verbal de la séance précédente.
L'ensemble des documents est adressé, au moins huit jours francs avant la réunion.
Les réunions se tiennent au siège social de la société ou à tout autre endroit indiqué dans les convocations.
La convocation au conseil d'administration est envoyée à tous les administrateurs nommément désignés ainsi qu'au commissaire de la Société wallonne du Logement.
Le conseil d'administration peut autoriser la participation de tiers aux réunions du conseil d'administration, en vue d'éclairer ou de conseiller les membres du conseil d'administration.
Ces tiers, n'ayant pas la qualité d'administrateur, n'ont pas droit à un jeton de présence et ne peuvent participer au vote.
Article 3. L'ordre du jour.
L'ordre du jour est arrêté par :
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Le président du conseil d'administration, sur proposition du directeur-gérant (dans l'éventualité où aucun comité de direction n'a été institué).
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Le Comité de direction ou bureau exécutif (au choix), sur proposition du directeur gérant.
Chaque point est accompagné d'un rapport ou d'une note d'information.
Le point « divers » ne peut contenir que des points relatifs à des questions mineures.
Le directeur-gérant est habilité à modifier l'ordre du jour ou à ajouter un point si celui-ci a été oublié ou s'il requiert l'urgence, voire être déposé sur table pour être délibéré.
Tout administrateur bénéficie de la faculté d'ajouter un point à l'ordre du jour pour autant qu'il relève de l'urgence et moyennant l'accord de la majorité du conseil d'administration.
Ce point doit être transmis aux membres du conseil d'administration dans un délai de huit jours calendrier.
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Présidence, vice-présidence et secrétariat des réunions.
Article 4.
Le président du conseil d'administration préside les débats. En cas d'absence ou d'empêchement du président, la séance est présidée par le vice-président. Si plusieurs vice-présidents sont désignés au sein du conseil d'administration, un ordre de préséance est établi entre les vice-présidents.
En cas d'absence ou d'empêchement du (des) vice-président(s), la séance est présidée par l'administrateur le plus âgé ou par l'administrateur qui sera désigné par le conseil d'administration (variante au choix).
Le secrétariat des réunions est assuré par le directeur-gérant ou tout tiers que celui-ci aura désigné pour le remplacer.
Article 5. Compétences du président de séance.
Il appartient au président ou à son remplaçant d'ouvrir, suspendre et clore les réunions
Le président doit ouvrir les séances au plus tard un quart d'heure après l'heure fixée par la convocation. Si après un quart d'heure d'attente, le nombre de membres est insuffisant pour délibérer, la séance est ajournée et mention de cette circonstance est faite dans le procès-verbal.
Lorsque, après avoir ouvert la réunion, le président constate que la majorité des administrateurs n'est pas présente ou que la représentation majoritaire des représentants des pouvoirs locaux n'est pas assurée, le président la clôt immédiatement.
Il en est de même si cette constatation est faite suite au départ, en cours de séance, d'administrateurs, dans le respect des dispositions prévues à l'article 12, § 3, du Code d'éthique et de déontologie.
Lorsque le président a clos une réunion de conseil d'administration :
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il ne peut plus être délibéré valablement;
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la séance ne peut être réouverte.
Article 6. La police des réunions du conseil d'administration.
La police des réunions du conseil d'administration appartient au président.
Le président intervient :
- de façon préventive en accordant la parole, en la retirant à l'administrateur qui s'écarte du sujet, en mettant au vote les points à l'ordre du jour qui le requièrent;
- de façon répressive, en retirant la parole à l'administrateur qui trouble la sérénité de la réunion, en le rappelant à l'ordre, en suspendant la réunion ou en la levant.
Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du président de façon préventive, celui-ci, pour chaque point à l'ordre du jour :
- le commente ou invite à le commenter;
- accorde la parole aux administrateurs qui la demandent étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes;
- clôt la discussion;
- circonscrit l'objet du vote et procède à celui-ci.
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Débats et délibérations.
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le président n'en décide autrement.
Article 7. Quorum de présence.
Le conseil ne délibère valablement que si :
* la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée;
* la représentation majoritaire des représentants des pouvoirs locaux est assurée.
Toutefois, si lors d'une première réunion, le conseil n'est pas en nombre, une nouvelle réunion pourra être convoquée avec le même ordre du jour, qui délibérera valablement quel que soit le nombre des administrateurs présents ou représentés, mais toujours dans le respect de la représentation majoritaire des pouvoirs locaux.
Cette seconde convocation doit respecter le délai de huit jours francs.
Article 8. Liste des présences.
Les administrateurs présents (y compris le président et le(s) vice-président(s)) signent une liste des présences préalablement à l'ouverture des débats.
Article 9. Vote.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées, abstraction faite des abstentions. En cas de parité des voix, la voix du président ou du membre qui préside la réunion est prépondérante/compte double.
Chaque administrateur ne dispose que d'une voix au sein du conseil, quel que soit le nombre de parts dont il dispose ou qu'il représente.
Le commissaire de la Société wallonne du Logement ne possède pas de droit de vote.
Article 10. Vote ouvert ou scrutin secret.
Les décisions portant sur une personne (physique ou morale) se font au scrutin secret, notamment, en ce qui concerne les décisions portant sur la présentation de candidats, la nomination aux emplois, les suspensions préventives, les sanctions disciplinaires ou si la société doit notifier un préavis.
Le scrutin secret des votes est assuré par l'utilisation de bulletins de vote préparés de telle façon que pour voter, les administrateurs n'aient plus, sauf si ils ont décidé de s'abstenir, qu'à noircir un ou plusieurs cercles en regard d'un nom ou d'une mention ou plusieurs mentions.
L'abstention se manifeste par le dépôt d'un bulletin blanc.
Avant de procéder au dépouillement, les bulletins de vote déposés sont comptés par le président et deux scrutateurs (désignés en ouverture de séance).
Si le nombre ne coïncide pas avec le nombre d'administrateurs présents ayant pris part au vote, les bulletins sont annulés et les membres sont invités à voter une nouvelle fois.
Le bulletin présentant une rature ou une indication, ou permettant d'identifier le membre qui l'a déposé est considéré comme nul
Après chaque scrutin secret, le président proclame le résultat de celui-ci.
Article 11. Procuration.
Un administrateur peut par simple lettre, fax, mail ou tout autre support écrit ou informatique bénéficiant d'une certification de signature électronique légalement sécurisée, donner mandat à un autre administrateur pour le remplacer à la réunion et voter en ses lieu et place. Un administrateur ne peut toutefois représenter qu'un seul autre membre du conseil.
Article 12. Conflits d'intérêt.
Conformément aux articles 21 à 26 du Code d'éthique et de déontologie et en application de l'article 149 du Code wallon du Logement, il est interdit à tout administrateur :
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d'être présent à la délibération relative à des objets à propos desquels il a un intérêt personnel et direct ou ses parents ou alliés jusqu'au quatrième degré inclusivement ont un intérêt personnel et direct;
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de prendre part directement ou indirectement à des marchés passés avec la société.
Article 13...
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