18 AOUT 2010. - Arrêté royal portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives
RAPPORT AU ROI
Sire,
La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a notamment modifié considérablement la loi du 24 juin 1955 relative aux archives. Son nouvel article 1er, dernier paragraphe, prévoit que le Roi détermine les modalités selon lesquelles des services publics visés à l'alinéa 1er de cet article peuvent être dispensés de transférer leurs archives.
Le nouvel article 6bis stipule que le Roi détermine la durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le transfert des archives visées à l'article 1er, alinéa 1er précité, peut être échelonné.
Le projet d'arrêté, que j'ai l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté, tend à pourvoir à l'exécution de ces dispositions.
Le 4 mai 2010, le Conseil d'Etat a émis son avis (n° 48.100/1) sur le projet d'arrêté royal portant exécution des articles 1e et 6bis de la loi relative aux archives du 24 juin 1955. Il sera répondu à ses observations lors de l'analyse du projet.
Examen des articles
L'article 1er précise une liste de définitions qui permettent une lecture simplifiée de l'arrêté en visant en particulier les agents publics qui seront chargés de l'appliquer.
Le Conseil d'Etat observe que le projet d'arrêté royal est dépourvu de fondement juridique pour définir plus précisément les services et institutions publics qui tombent dans le champ d'application de la loi du 24 juin 1955. Afin de rencontrer cette objection, le projet se limite à faire référence aux services publics dont question à l'article 1er de la loi relative aux archives. Les archives des tribunaux de l'Ordre judiciaire, du Conseil d'Etat, des Administrations de l'Etat, des provinces et des communes, ainsi que des établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative relèvent donc du champ d'application du projet d'arrêté.
Le Conseil d'Etat observe en outre que la définition de la notion d'« archives » est très large et vise aussi bien les archives vivantes que mortes, ce qui prête le flanc à la critique du point quant à la répartition institutionnelle des compétences : le Conseil d'Etat dans son analyse réserve aux Communautés et aux Régions la compétence de conservation des archives vivantes dans les matières relevant de leur ressort, l'autorité fédérale étant compétente pour les archives « mortes », pour toutes les matières en vertu de sa compétence résiduelle.
La définition large de la notion d'« archives » est maintenue dans le projet d'arrêté en raison du fait que les missions des Archives de l'Etat s'étendent nécessairement aussi aux archives vivantes. Les Archives de l'Etat ne peuvent exercer judicieusement leurs tâches vis-à-vis des archives mortes que dans la mesure où elles peuvent exercer la surveillance sur la manière dont les archives sont conservées alors qu'elles possèdent encore une utilité administrative et par conséquent sont encore vivantes. Cette surveillance est notamment nécessaire afin de s'assurer que les archives ayant perdu leur utilité directe pour l'administration puissent être durablement conservées et mises à la disposition du public. C'est pour la même raison que la compétence des Archives de l'Etat en matière de destruction d'archives vivantes est maintenue. Les Archives de l'Etat ne peuvent exécuter leur mission de manière cohérente que dans la mesure où elles peuvent empêcher la destruction de toutes les archives. De plus, l'autorité fédérale est dans tous les cas compétente pour les archives vivantes relatives aux questions dans lesquelles interviennent les provinces et les communes en exécution d'une compétence fédérale.
Les articles 2 à 6 règlent les modalités prévues de transfert de ces archives aux Archives de l'Etat et n'appellent pas de commentaire particulier.
Il va de soi que des précisions seront apportées par les délégués de l'Archiviste général au fur et à mesure que les services publics les solliciteront. D'ores et déjà, il existe des instructions très détaillées sur l'établissement des tableaux de tri et cela sous forme normalisée et informatique. Des formations seront également organisées pour aider les agents publics des Archives de l'Etat à mettre l'information à disposition des administrations publiques de la manière la plus optimale.
Les mesures conservatoires que l'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou les Ministres de tutelle concernés peuvent être amenés à prendre lorsqu'une autorité n'applique pas les dispositions relatives au transfert peuvent consister notamment en l'enlèvement ou l'isolement d'archives contaminées, le conditionnement d'archives et l'aménagement d'espaces d'archives selon les normes internationales en vigueur.
En ce qui concerne les provinces, les communes et les institutions qui sont soumises à leur contrôle ou à leur surveillance administrative, le Conseil d'Etat observe qu'il ne revient pas à l'autorité fédérale de déterminer quand des documents d'archives doivent être transférés aux Archives de l'Etat, ni de ce fait quand l'on doit considérer que ces documents sont devenus des archives mortes. Cette critique n'est pas pertinente. Le projet d'arrêté ne fixe pas le délai au-delà duquel un document d'archives doit être transféré. Il se limite simplement à pourvoir à l'exécution de la loi relative aux archives. Le projet d'arrêté stipule en outre que les documents qui sont encore pourvus d'une utilité administrative après 30 ans, peuvent être dispensés du transfert obligatoire aux Archives de l'Etat par l'Archiviste général du Royaume. Ceci vaut également pour les archives des provinces ou des institutions qui sont soumises à leur contrôle ou leur surveillance administrative, de telle sorte que le projet d'arrêté tient suffisamment compte des règles réparties de compétences.
Les articles 7 et 8 désignent les dépôts d'archives dans lesquels les documents doivent être transférés.
Les articles 9 à 11 prévoient les conditions auxquelles les services publics sont dispensés du transfert des archives. L'article 9 prévoit une mesure d'exception spécifique pour les documents du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement et du Ministère de la Défense.
L'article 10 précise que les archives dont le transfert est obligatoire peuvent être dispensées de celui-ci dans la mesure où les archives sont encore pourvues d'une utilité administrative.
Les articles 12 à 18 précisent dans quel état les archives doivent être transférées aux Archives de l'Etat et n'appellent pas de commentaire particulier.
Les articles 19 à 23 règlent la procédure de transfert et n'appellent pas de commentaire particulier.
Enfin, les articles 24 à 29 règlent la procédure de transfert des archives de personnes privées mais ne sont pas à mettre en rapport avec le transfert des archives publiques visées ci-dessus.
Grâce aux mesures proposées, la préservation des archives contemporaines qui sont absolument nécessaires, pourra s'accomplir dans de bonnes conditions.
En complément, je me permets d'attirer la bonne attention de Votre Majesté sur le fait que la prise de cet arrêté permettra à la Belgique de se mettre au niveau de ses partenaires européens quant à la manière de conserver correctement les archives de la Nation.
J'ai l'honneur d'être,
Sire,
De Votre Majesté,
le très respectueux
et le très fidèle serviteur
La Ministre de la Politique scientifique,
Mme S. LARUELLE
Avis 48.100/1 du 4 mai 2010 de la section de législation du Conseil d'Etat
Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par la Ministre de la Politique scientifique, le 8 avril 2010, d'une demande d'avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal "portant exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives", a donné l'avis suivant :
Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.
En application de l'article 84, § 3, alinéa 1er, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation a fait porter son examen essentiellement sur la compétence de l'auteur de l'acte, le fondement juridique et l'accomplissement des formalités prescrites(1).
PORTEE ET FONDEMENT JURIDIQUE DU PROJET
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Le projet d'arrêté royal soumis pour avis vise à pourvoir à l'exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux...
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