31 JUILLET 2020. - Arrêté royal portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance
PHILIPPE, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu la loi du 22 février 1998 fixant le statut organique de la Banque nationale de Belgique, article 12bis ;
Vu la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, les articles 76 et 588, § 1er, 2° ;
Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ;
Sur la proposition de la Ministre de l'Economie et des Consommateurs,
Nous avons arrêté et arrêtons :
Article 1er. Le règlement de la Banque nationale de Belgique relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance, annexé au présent arrêté, est approuvé.
Art. 2. Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 31 juillet 2020.
PHILIPPE
Par le Roi :
La Ministre de l'Economie et des Consommateurs,
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MUYLLE
Annexe à l'arrêté royal du 31 juillet 2020 portant approbation du règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance
Règlement de la Banque nationale de Belgique du 12 mai 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance ou de réassurance
La Banque nationale de Belgique,
Vu la loi du 22 février 1998 fixant le statut organique de la Banque nationale de Belgique, article 12bis ;
Vu la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, les articles 76 et 588 ;
Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ;
Vu la concertation avec la FSMA et avec l'union professionnelle des entreprises d'assurance et de réassurance, Assuralia,
Arrête :
Section Ire. - Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par :
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Banque : la Banque nationale de Belgique;
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conservation électronique : stockage sur un support numérique, photographique, microphotographique, magnétique ou optique ;
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documents d'assurance ou de réassurance : tous les documents relatifs aux activités des entreprises d'assurance ou de réassurance correspondant aux originaux. Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance ou de réassurance (polices et avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces entreprises et (iii) les reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel et (iv) les reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ;
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EEE : Espace Economique Européen ;
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entreprises d'assurance ou de réassurance : les entreprises d'assurance ou de réassurance de droit belge au sens de l'article 5, 1°, de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, y compris leurs succursales établies à l'étranger, ainsi que les succursales établies en Belgique d'entreprises d'assurance relevant du droit d'un pays tiers ;
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FSMA : l'Autorité des services et marchés financiers ;
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GDPR ou « General Data Protection Regulation » : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
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loi du 13 mars 2016 : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ;
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loi du 4 avril 2014 : la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ;
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originaux : tous les documents papiers ou électroniques ainsi que les copies numériques ou sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application d'une disposition légale ;
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pays tiers : un Etat qui n'est pas partie à l'accord sur l'EEE ;
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règlement délégué 2015/35 : le règlement délégué de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice ;
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siège : (i) le siège social de l'entreprise d'assurance ou de réassurance belge ou son siège réel situé en Belgique ou (ii) le siège d'exploitation situé dans un Etat membre de l'EEE de la succursale de l'entreprise d'assurance ou de réassurance belge ou (iii) le siège d'exploitation situé en Belgique de la succursale belge de l'entreprise d'assurance ou de réassurance relevant du droit d'un pays tiers.
Section II. -Dossiers de conservation des documents d'assurance ou de réassurance dans un lieu autre que le siège et faisant l'objet d'une procédure d'autorisation simplifiée
Sous-section 1re. - Conservation électronique
Art. 2. § 1er. Les entreprises d'assurance ou de réassurance qui ont l'intention de conserver sous forme électronique leurs documents d'assurance ou de réassurance dans un datacenter ou un « cloud » localisé dans un lieu autre que leur siège et qui est situé en Belgique ou dans l'EEE, peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation simplifiée si elles respectent les conditions suivantes :
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les entreprises d'assurance ou de réassurance ont en permanence accès aux documents qui sont stockés dans le datacenter ou le « cloud » ;
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les entreprises d'assurance ou de réassurance sont en mesure de répondre de manière complète et adéquate et avec rapidité (c'est-à-dire dans les deux jours ouvrables à compter de la demande) aux demandes d'accès de la Banque, de la FSMA ou des autorités judiciaires belges ;
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les entreprises d'assurance ou de réassurance gardent le contrôle des...
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