Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955, de 18 août 2010
HOOFDSTUK 1. - Definities
Artikel 1. § 1. Voor de toepassing van dit besluit, wordt verstaan onder :
-
" Wet ", de Archiefwet van 24 juni 1955;
-
" Archieven ", alle documenten die ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij een overheid of een privaat persoon, een vennootschap of een vereniging van privaat recht die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot vastlegging van zijn of haar rechten en plichten;
De documenten vermeld in het vorige lid omvatten eveneens deze die deel uitmaken van het domein van de Belgische Staat en zijn rechtsvoorgangers door vrijwillige verwerving of verwerving tegen betaling, incorporatie, secularisering, nationalisatie, confiscatie, rechtsovergang, schenking of legaat;
-
" Rijksarchief ", het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;
-
" Minister ", de Minister die bevoegd is voor het Rijksarchief;
-
" Algemeen Rijksarchivaris ", de Algemeen directeur van het Rijksarchief,
-
" Gemachtigde ", lid van het personeel van het Rijksarchief dat gedelegeerd is door de Algemeen Rijksarchivaris voor een bij dit besluit vastgelegde opdracht;
-
" Overheid ", de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de Wet;
-
" Selectielijst ", een systematische opsomming van de archieven van een overheid, die voor elk van de categorieën archieven tenminste de volgende informatie bevat : de benaming of de beschrijving van de inhoud, de bewaartermijn en de definitieve bestemming;
-
" Bewaartermijn ", periode tijdens dewelke de archieven dienen bewaard te worden door de overheid die ze heeft opgemaakt of ontvangen of door zijn rechtsopvolger, omwille van hun administratief nut;
-
" Definitieve bestemming ", de bestemming die de archieven krijgen bij het verstrijken van de bewaartermijn. De definitieve bestemming is hetzij de permanente bewaring, hetzij de vernietiging.
HOOFDSTUK 2. - Het toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden
Art. 2. De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden oefenen toezicht uit op de wijze waarop de overheden de archieven beheren en bewaren die bij hen berusten, ongeacht hun drager en materiële vorm.
Art. 3. Het toezicht bestaat uit de controle van de omstandigheden waarin de archieven worden beheerd en bewaard, opdat de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de informatie die zij bevatten gedurende de hele levenscyclus gewaarborgd blijven.
Art. 4. Daartoe voeren de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden inspecties uit bij de overheden. Ze leggen in verslagen de vaststellingen en eventuele aanbevelingen vast die noodzakelijk zijn om de omstandigheden te verbeteren waarin archieven worden beheerd en bewaard. Deze verslagen worden aan de betrokken overheden overgemaakt en kunnen, bij beslissing van de Algemeen Rijksarchivaris, openbaar gemaakt worden.
Art. 5. De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden stellen richtlijnen op, doen aanbevelingen of geven advies aan de overheden over het beheer, de ordening, de toegankelijkheid en de bewaring van hun archieven. Deze richtlijnen, aanbevelingen en adviezen worden verspreid en openbaar gemaakt.
Art. 6. Op voorstel van de Algemeen Rijksarchivaris legt de Minister de technische normen vast die een overheid in acht moet nemen bij de inrichting van archiefruimten.
Art. 7. De overheden zijn gehouden hun archieven te bewaren in ruimten die daarvoor geschikt zijn, voorzien van een aangepaste inrichting en in de juiste bewaaromstandigheden volgens de technische normen voorzien in artikel 6.
Art. 8. De overheden zijn ertoe gehouden gekwalificeerd personeel te belasten met het beheer en de bewaring van hun archieven. Ze bezorgen aan de Algemeen Rijksarchivaris de namen, kwalificatie en persoonlijke gegevens van deze personen.
Art. 9. De overheden beschrijven en ordenen hun archieven systematisch opdat ze binnen een redelijke termijn teruggevonden kunnen worden : er wordt een inventaris van opgesteld en bijgehouden.
Art. 10. Elke overheid is verplicht om aan de gemachtigden van de Algemeen Rijksarchivaris toegang te verlenen tot de archieven in zijn bezit, ongeacht de drager en de materiële vorm.
De noodzakelijke procedures en voorzorgsmaatregelen worden genomen om toegang te verlenen tot archieven die een classificatie kregen of die persoonsgegevens bevatten en dit met inachtneming van de vigerende wetgeving.
HOOFDSTUK 3. - De vernietiging van archieven
Art. 11. § 1. Zonder de schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden mag niet overgaan worden tot de fysieke vernietiging van archieven.
§ 2. Indien de archieven die bestemd zijn voor de overdracht een fysiek gevaar inhouden voor personen en voor andere archieven die door het Rijksarchief worden bewaard, nemen de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden de noodzakelijke passende maatregelen nadat de vaststelling, voorzien door artikel 12, § 2 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de Wet, is gebeurd.
Art. 12. § 1. De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden schatten de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van de archieven in. Zij leggen de definitieve bestemming van de archieven vast. Hun beslissingen worden vastgelegd in selectielijsten of in specifieke toelatingen tot vernietiging.
§ 2. De selectielijst wordt opgesteld door de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden in overleg en in samenwerking met de personeelsleden die hiervoor door de betrokken overheid worden aangesteld.
De selectielijst kan ook worden opgesteld door de betrokken overheidsinstantie, met de methodologische hulp en ondersteuning van een gemachtigde van de Algemeen Rijksarchivaris.
§ 3. De selectielijst is een openbaar document. Ze wordt gevalideerd door de Algemeen Rijksarchivaris. Ze treedt in werking en wordt geactualiseerd op zijn initiatief.
§ 4. Indien de overheid nog niet beschikt over een goedgekeurde selectielijst, kan door de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden een toelating tot vernietiging afgeleverd worden die zich beperkt tot bepaalde categorieën archieven.
Art. 13. Om de toelating tot vernietiging zoals bedoeld in artikel 11, § 1 te vragen, richt de overheid een schriftelijk verzoek aan het Rijksarchief. Dit verzoek omvat een beschrijving van de te vernietigen archieven.
Indien de overheid over een goedgekeurde selectielijst beschikt, gebeurt het verzoek minstens één maand voor de voorgenomen vernietiging.
Indien de overheid nog niet over een goedgekeurde selectielijst beschikt, gebeurt het verzoek minstens twee maanden voor de voorgenomen vernietiging.
Art. 14. Na elke vernietiging stelt de overheid een verklaring van vernietiging op, bestemd voor het Rijksarchief. Deze verklaring bevat ten minste de verwijzing naar de schriftelijke toestemming van het Rijksarchief en een beschrijving van de vernietigde archieven.
Art. 15. Wanneer een overheid overeenkomstig artikel 23 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de Wet, digitale archieven aan het Rijksarchief overdraagt, moet zij tijdelijk een kopie van de archieven en van de gegevens bewaren. Deze kopie mag pas vernietigd worden na betekening van een ontvangstmelding door het Rijksarchief.
HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen
Art. 16. Wanneer een overheid handelt in strijd met dit besluit, stelt de Algemeen Rijksarchivaris de Minister alsook de betrokken voogdijminister(s) hiervan in kennis. De Algemeen Rijksarchivaris, de Minister of de betrokken voogdijminister(s) kunnen corrigerende maatregelen nemen.
Art. 17. Jaarlijks brengt de Algemeen Rijksarchivaris verslag uit aan de Eerste Minister en aan de Minister over de vaststellingen die tijdens het voorbije kalenderjaar werden gedaan inzake het toezicht en de vernietiging van archieven. Dit verslag wordt publiek gemaakt en verspreid.
Art. 18. Onze Minister van Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Brussel, 18 augustus 2010.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Wetenschapsbeleid,
Mevr. S. LARUELLE
Aanhef
ALBERT II, Koning der Belgen,
Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.
Gelet op artikel 108 van de Grondwet;
Gelet op het decreet van 7 messidor jaar II (25 juni 1794) betreffende de organisatie van het archief bij de volksvertegenwoordiging, gewijzigd bij de wet van 19 juli 1991;
Gelet op de wet van 5 brumaire jaar V (26 oktober 1796) waarbij wordt bepaald dat alle door de Republiek verkregen titels en stukken in de hoofdplaatsen van de departementen moeten worden samengebracht;
Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955, inzonderheid de artikelen 5 en 6, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009;
Gelet op het advies van de Wetenschappelijke raad van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, uitgebracht op 29 oktober 2009;
Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 26 januari 2010;
Gelet op het advies nr 48.101/1 van de Raad van State, gegeven op 4 mei 2010, in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Op de voordracht van Onze Minister van Wetenschapsbeleid,
Hebben Wij besloten en besluiten Wij :
Erratum
AddendumBEELD
2010021098
PUBLICATIE :
2010-10-22
bladzijde : 62832
Verslag aan de Koning
ADVIES 47.624/AV/3 VAN 23 FEBRUARI 2010 VAN DE AFDELING WETGEVING VAN DE RAAD VAN STATE
(ADDENDUM, zie B.St. 22-10-2010, p. 62832-62845)
De Raad van State, afdeling Wetgeving, algemene vergadering en derde kamer, op 18 december 2009 door de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand verzocht hem, binnen een termijn van dertig dagen, verlengd tot vijfenveertig dagen (*), en nogmaals verlengd tot 4 maart 2010, van advies te dienen over een...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI