Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955, de 18 août 2010
TITEL I. - Definities
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit, wordt verstaan onder :
-
" Wet ", de Archiefwet van 24 juni 1955;
-
" Archieven ", alle documenten die ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder een overheid of een privaat persoon, een vennootschap of een vereniging van privaat recht die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot vastlegging van zijn of haar rechten en plichten;
De documenten vermeld in het vorige lid omvatten eveneens deze die deel uitmaken van het domein van de Belgische Staat en zijn rechtsvoorgangers door vrijwillige verwerving of verwerving tegen betaling, incorporatie, secularisering, nationalisatie, confiscatie, rechtsovergang, schenking of legaat.
-
" Overbrenging van archieven ", algemene term waarmee elke overdracht van het beheer van archieven wordt aangeduid, hetzij aan dezelfde eigenaar (door een neerlegging), hetzij aan een andere eigenaar (door een bewaargeving), of waarbij het eigendomsrecht van de archieven wordt overgedragen (door een schenking of legaat);
-
" Rijksarchief ", het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;
-
" Minister ", de Minister die bevoegd is voor het Rijksarchief;
-
" Algemeen Rijksarchivaris ", de Algemeen directeur van het Rijksarchief of zijn gemachtigde;
-
" Gemachtigde ", lid van het personeel van het Rijksarchief dat gedelegeerd is door de Algemeen Rijksarchivaris voor een bij dit besluit vastgelegde opdracht;
-
" Overheid ", de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de Wet.
TITEL II. - De overbrenging van archieven van overheden naar het Rijksarchief
HOOFDSTUK I. - Overbrengingstermijnen
Afdeling 1. - Overbrenging van archieven van dertig jaar of meer, vermeld in artikel 1, eerste lid van de Wet
Art. 2. Voor de archieven vermeld in artikel 1, eerste lid van de Wet eindigt de overgangsperiode zoals voorzien in artikel 6bis van de Archiefwet, ten laatste tien jaar na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad.
Art. 3. In overleg tussen de betrokken overheid en de Algemeen Rijksarchivaris, kan de overbrenging van deze archieven gespreid worden over een periode van tien jaar vanaf de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad.
Archieven die op het ogenblik van de bekendmaking van dit besluit ouder zijn dan honderd jaar moeten evenwel binnen het jaar overgebracht worden.
Art. 4. Indien een overheid de bepalingen inzake overbrenging van archieven niet toepast, stelt de Algemeen Rijksarchivaris de Minister, alsook de betrokken voogdijminister(s), hiervan in kennis. De Algemeen Rijksarchivaris, de Minister of de betrokken voogdijministers kunnen corrigerende maatregelen nemen.
Afdeling 2. - Overbrenging van archieven vermeld in artikel 1, tweede lid van de Wet
Art. 5. De Algemeen Rijksarchivaris is gemachtigd om met de overheden, vermeld in de Wet, eerste artikel, tweede lid, overeenkomsten van bewaargeving af te sluiten met het oog op de overbrenging van hun archieven. Deze overeenkomsten worden gesloten voor een duur van ten minste dertig jaar en kunnen worden verlengd.
Afdeling 3. - Overbrenging van archieven vermeld in artikel 1, derde lid van de Wet.
Art. 6. De archieven vermeld in artikel 1, derde lid van de Wet die geen administratief nut meer hebben voor de overheid, en waarvan de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid door de overheid of haar rechtsopvolger niet langer kunnen worden gewaarborgd, kunnen naar het Rijksarchief overgebracht worden. De overbrenging van de archieven vermeld in artikel 1, derde lid van de Wet wordt in een overeenkomst van bewaargeving vastgelegd die afgesloten wordt tussen de Algemeen Rijksarchivaris en de betrokken overheid. Deze overeenkomst van bewaargeving loopt tot wanneer de termijn bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet is verstreken.
Deze bepaling geldt eveneens voor archieven die het voorwerp uitmaakten van microverfilming of digitalisering door een overheid.
HOOFDSTUK II. - Archiefbewaarplaats waarnaar de archieven overgebracht moeten worden
Art. 7. De archiefbewaarplaatsen waarnaar archieven overgebracht moeten worden, zijn voor overheden, vermeld in artikel 1, eerste tot derde lid van de Wet, als volgt vastgesteld :
-
voor archieven van overheden, waarvan de bevoegdheden zich uitstrekken of hebben uitgestrekt over het gehele land of het grootste deel van het land, in het Algemeen Rijksarchief;
-
voor archieven van overheden waarvan de bevoegdheden zich niet over het gehele land of het grootste deel van het land uitstrekken of hebben uitgestrekt, in het Rijksarchief van het ressort waar de overheid zijn zetel heeft of op het ogenblik van zijn opheffing had;
-
voor digitale archieven van overheden in een Rijksarchief dat door de Algemeen Rijksarchivaris wordt aangewezen.
Art. 8. In afwijking van artikel 7, kan de Algemeen Rijksarchivaris, in geval van overmacht, voorlopig andere archiefbewaarplaatsen aanwijzen. Hij licht hierover de Wetenschappelijke Raad van het Rijksarchief in, de betrokken archiefbewaarplaats, alsook de betrokken overheden en het publiek.
HOOFDSTUK III. - Vrijstellingen
Art. 9. De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Minsiterie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan vijftig jaar op voorwaarde dat :
-
de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven, zoals gedefinieerd in de artikelen 14, 15 en 16, worden gewaarborgd;
-
het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen.
Art. 10. De documenten zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wet die nog een administratief nut hebben, kunnen tijdelijk door de Algemeen Rijksarchivaris van overbrenging worden vrijgesteld voor een termijn van tien jaar die hernieuwbaar is. De aanvragende overheid moet het administratief nut van de archieven aantonen.
De goede bewaring en de raadpleging van deze archieven door het publiek dienen in ieder geval gewaarborgd te worden.
Art. 11. De archieven gevormd door de overheden vermeld in artikel 1 van de Wet maken deel uit van hun respectievelijk openbaar domein. Aangezien hun openbaar karakter van verjaring is uitgesloten, zijn deze archieven onvervreemdbaar.
HOOFDSTUK IV. - Staat waarin archieven naar het Rijksarchief moeten worden overgebracht
Art. 12. § 1. De archieven moeten op het ogenblik van de overbrenging in goede staat zijn, wat inhoudt dat de drager en de daarop vastgelegde gegevens in zodanige toestand moeten verkeren dat de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid gewaarborgd zijn, voor de volledige duur van hun levenscyclus en overeenkomstig de richtlijnen van het Rijksarchief.
§ 2. Indien een deel van de archieven bestemd voor permanente bewaring niet voldoet aan de voorwaarden zoals bepaald in de vorige paragraaf van dit artikel, zal de gemachtigde van de Algemeen Rijksarchivaris en de verantwoordelijke van de betrokken overheid hierover gezamenlijk een staat opmaken die toegevoegd wordt aan de inventaris vermeld in artikel 17.
§ 3. De overgebrachte archieven moeten zodanig worden gedocumenteerd dat de raadpleging van de informatie gewaarborgd is. Het Rijksarchief geeft hiervoor aan de overdragende diensten de noodzakelijke richtlijnen.
Art. 13. § 1. Archieven dienen vóór de overbrenging aan een selectie te worden onderworpen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 11 tot 15 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 houdende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de Wet.
§ 2. De uitvoering van de selectie, met andere woorden het afzonderen van de permanent te bewaren archieven van deze die voor vernietiging bestemd zijn, gebeurt door toedoen en op kosten van de betrokken overheid of haar rechtsopvolgers.
Art. 14. Niet-digitale archieven dienen vóór de overbrenging desgevallend stofvrij te worden gemaakt en ontsmet. Zij moeten worden ontdaan van schadelijke materialen en verpakt in verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief.
Art. 15. Archieven dienen in geordende staat te worden overgebracht. De ordening gebeurt volgens een systematische indeling die door de overbrengende overheid aan het Rijksarchief ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Art. 16. Archieven worden als toegankelijk beschouwd wanneer zij binnen een redelijke termijn beschreven kunnen worden en aan de gebruikers ter beschikking kunnen worden gesteld.
Art. 17. Elke overbrenging dient vergezeld te zijn van een goedgekeurde inventaris overeenkomstig de door de Algemeen Rijksarchivaris meegedeelde richtlijnen.
Art. 18. Alle zoekinstrumenten waarmee afzonderlijke documenten of dossiers kunnen worden teruggevonden, zoals repertoria, steekkaartensystemen en databanken, in origineel of kopie, moeten samen met de dossiers en documenten waarop ze betrekking hebben naar het Rijksarchief overgebracht worden en in een inventaris beschreven worden zoals vermeld in artikel 17.
HOOFDSTUK V. - Procedure van overbrenging
Art. 19. De overheid die archief wil overbrengen, brengt het Rijksarchief hiervan uiterlijk drie maanden vóór de voorziene datum op de hoogte.
Art. 20. De over te brengen archieven beantwoorden aan de bepalingen vermeld in titel II, hoofdstuk IV van dit besluit.
Indien de over te brengen archieven hieraan niet beantwoorden, zal de Algemeen Rijksarchivaris, op kosten van de in gebreke blijvende overheid de noodzakelijke werkzaamheden laten uitvoeren om de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de overgebrachte archieven, zoals bepaald in Titel II, hoofdstuk IV van dit besluit, te waarborgen. Deze werkzaamheden kunnen ook restauratie...
-
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI