règlement d'ordre intérieur du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, de 21 décembre 2023
CHAPITRE 1er. - Réunions
Article 1er. Le Comité se réunit chaque mois, sauf durant le mois d'août, sur convocation de son président.
Il se réunit, toutefois, chaque fois que l'exercice de ses missions l'exige.
Le Comité peut également être convoqué sur demande du Collège réuni, du fonctionnaire dirigeant ou de deux membres effectifs ayant voix délibérative sur le point à porter sur l'ordre du jour de la réunion à tenir.
La demande de convocation est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour.
Le Comité se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le Comité peut être convoqué à un autre endroit.
Les réunions du Comité se tiennent en présentiel. Toutefois, les membres, les représentants du Collège réuni, les commissaires et, le cas échéant, le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué, se trouvant dans l'impossibilité de rejoindre le siège de l'Office peuvent se connecter à distance.
Art. 2. Le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, fixe la date des séances.
Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 1er, alinéa 3, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours calendrier de la demande, sauf accord du ou des demandeur(s) sur une date ultérieure.
Art. 3. L'ordre du jour est établi par le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, compte tenu, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres.
Il est envoyé aux membres, ainsi que tous les documents se rapportant à l'ordre du jour, au moins cinq jours calendrier avant la date de la réunion.
Les représentants du Collège réuni, les commissaires et le fonctionnaire dirigeant des Services du Collège réuni ou son délégué reçoivent systématiquement l'ordre du jour et les documents se rapportant à celui-ci et sont invités à toutes les réunions du Comité.
Art. 4. Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le Comité, à l'unanimité, peut décider d'examiner séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour.
L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire, le fonctionnaire dirigeant ou deux membres au moins, ayant voix délibérative sur le point à reporter, le demandent, en séance ou par écrit avant la réunion.
L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ou être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du Comité. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.
Art. 5. Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées par le présent chapitre sont exercées par le vice-président ou, en cas d'empêchement concomitant de ce dernier, par le fonctionnaire dirigeant.
CHAPITRE 2. - Quorum, délibérations et prise de décisions, avis ou propositions
Art. 6. En séance, le Comité ne délibère valablement sur un point de l'ordre du jour que si la moitié au moins des membres de chaque banc, ayant voix délibérative sur ce point, est présente, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance.
Le membre effectif qui ne peut être présent à une séance, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance, peut se faire remplacer par un membre suppléant appartenant au même banc. Il communique au secrétariat du Comité et aux autres membres appartenant au même banc le nom de son/sa remplaçant/e.
Une liste de présence signée par les membres et/ou les présences relevées par l'Office pour les membres participant à la séance via une connexion à distance atteste(nt) que le quorum requis est atteint.
Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le Comité peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour mais il ne s'agira pas d'une délibération pouvant donner lieu à une prise de décision.
Art. 7. En séance, le vote est exprimé :
- à main levée ;
- au scrutin secret lorsque trois membres ayant voix délibérative le demandent.
Art. 8. 1. Lorsque, sur un point de l'ordre du jour, le quorum n'est pas atteint en séance au sein d'un banc ayant voix délibérative, le président peut décider qu'il sera procédé à une délibération électronique sur ledit point à l'égard des bancs ayant voix délibérative.
Le vote est exprimé par mail, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique envoyée par le secrétariat. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir...
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