Omzendbrief nr. 670 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten en de monitoring van de operationele beslissingen, de 26 février 2019
Artikel M.
In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 % in elk van de jaren 2016 tot 2019.
De regering heeft de FODs P&O en B&B, sedert 1 maart 2017 geïntegreerd in de FOD BOSA, belast met een regelmatige monitoring van de personeelskredieten voor het gehele federale openbaar ambt (met inbegrip van de bijzondere korpsen, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie en de openbare instellingen van sociale zekerheid) opdat ze de naleving van haar beleid terzake zou kunnen opvolgen en evalueren.
Gelet op de restrictieve begrotingscontext waarin ze opereren willen de diensten van hun kant de budgettaire middelen waarover ze beschikken optimaliseren om het objectief gedefinieerd in het personeelsplan maximaal te kunnen realiseren waarbij ze ook het risico op overschrijding moeten beheren gezamenlijk met de partner van de interne controle zijnde, in voorkomend geval, de geaccrediteerde inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting (OISZ) of afgevaardigde van de minister van begroting.
Indien verder in deze omzendbrief verwezen wordt naar de inspecteur van Financiën dan dient dit gelezen te worden als een verwijzing naar de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de minister van begroting.
Onder de supervisie van de Taskforce Monitoring van het personeel, die vertegenwoordigers van de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken en de voorzitter en verantwoordelijken van de FOD BOSA verenigt, werden volgende mechanismen betreffende het beheer van het risico op overschrijding in werking gesteld:
- een regelmatige monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor de regering
- een monitoring van de operationele beslissingen in een continue cyclus voor de operationele verantwoordelijke.
Met het oog hierop heeft deze Taskforce de nodige kritieke prestatie-indicatoren (KPI) gedefinieerd en de methodologie gevalideerd die hun berekening toelaat. Deze methodologie werd beschreven in de omzendbrief nr. 644 van 12 mei 2015 - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico, gewijzigd bij de omzendbrief nr. 644bis van 15 december 2015.
Een herziening van de methodologie maakt het voorwerp uit van deze omzendbrief.
De methodologie voor de monitoring van het risico is gebaseerd op het model Sepp dat diverse gegevensbronnen exploiteert in het Sepp-platform om een betrouwbare projectie van de personeelskosten te kunnen produceren. Zij steunt op strikt genormeerde concepten en op genormeerde end to end processen die een permanente kwaliteitscontrole integreren.
Het is een standaardmethodologie die tot en met 2016 de loonlasten projecteerde deels op individuele basis en deels op globale basis. Vanaf 2017 werd ze grondig herzien om de impact van het systeem van bonificatie te kunnen integreren in de projectie van de loonlasten.
Met het oog hierop werd gebruik gemaakt van een diepgaande analyse van de loonlastcomponenten om het bestaande loonmodel fundamenteel te herzien en een nieuwe, gedifferentieerde classificatie van de betalingsrubrieken te implementeren.
Voor elke rubriek werd vervolgens een geëigende projectiemethodologie ontwikkeld, getest op hun betrouwbaarheid en gevalideerd. In de nieuwe methodologie worden alle loonlastcomponenten individueel geraamd wat een meer verfijnd resultaat genereert.
De projectie gebeurt over een horizon van twee jaar namelijk voor T en T+1. De methodologie werd eveneens aangepast om een dergelijke projectie toe te laten bij een monitoring op basis van de gegevens van december : gezien de maand december in T valt gebeurt de projectie voor T+1 en T+2.
Deze omzendbrief behandelt volgende punten:
In A. Monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten
Punt 1_Beslissingscontext
Punt 2_De KPI's
Punt 3_Vereiste brongegevens
Punt 4_Berekening van de indicatoren
Punt 5_Berekening van de KPI's
In B. Monitoring van de operationele beslissingen
Punt 1_Beslissingscontext
Punt 2_De KPI's
Punt 3_Nuttige brongegevens
Punt 4_Berekening van de KPI's
In C. Informatie en ondersteuning
In D. Opheffing van omzendbrieven.
A. MONITORING VAN HET RISICO OP OVERSCHRIJDING VAN DE KREDIETEN
-
Beslissingscontext.
De regering heeft behoefte aan een betrouwbare informatie die haar in staat stelt op transparante wijze de naleving van haar beleid inzake personeelskredieten en human resources op te volgen en te evalueren.
-
De KPI's
Om het risico op overschrijding van de personeelskredieten te evalueren moeten de personeelskosten geconfronteerd worden met de beschikbare budgettaire middelen. Met het oog hierop zijn vier kritieke prestatie-indicatoren gedefinieerd namelijk KPI Ia, KPI Ib, KPI II en KPI III.
KPI Ia
Geeft aan of de personeelsenveloppe de personeelslasten geobserveerd in de laatste 12 maanden kan dragen.
KPI Ib
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de personeelslasten geobserveerd tijdens het jaar en geëxtrapoleerd tot het einde van het jaar, te kunnen dragen.
KPI II
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om de projectie van de personeelslasten van het bestaand personeel te kunnen dragen.
KPI III
Geeft aan of de personeelsenveloppe volstaat om bovenop de projectie van de personeelslasten van het bestaand personeel ook de impact van de onomkeerbare evenementen te kunnen dragen.
De KPI 's Ia en Ib zijn robuuste KPI 's die die vrij eenvoudig kunnen berekend worden. De KPI 's II en III zijn meer verfijnd daar ze de individuele loonlasten exploiteren en projecteren. De KPI III is daarbij het meest compleet en dus ook het meest betrouwbaar om het risico te evalueren omdat hij daarenboven rekening houdt met de impact van de onomkeerbare evenementen.
-
Vereiste brongegevens
Om de KPI 's te kunnen berekenen zijn volgende brongegevens aan de basis nodig:
3.1 Personeelsenveloppes
De personeelsenveloppe omvat het geheel van de personeelskredieten die in de federale begroting zijn goedgekeurd en toegewezen zijn aan een operationele entiteit zijnde een homogene en functionele eenheid van een dienst.
De enveloppe is de budgettaire perimeter waarbinnen de personeelskredieten en -lasten van de entiteit zonder ambiguïteit gekend zijn en kunnen opgevolgd worden.
3.2 Personeelslasten
De personeelslasten zijn alle personeelskosten die ten laste van de personeelsenveloppe worden vereffend. Zij zijn gelijk aan de som van de loonlasten en de eigen uitgaven van de entiteit.
3.3 Loonlasten en eigen uitgaven
De loonlasten omvatten de direct toewijsbare loonkosten die maandelijks geïmputeerd worden voor elk contract betaald op de personeelsenveloppe. Ze omvatten de totale budgettaire last van de werkgever, inclusief de werkgeversbijdragen. Zij worden aangerekend in de maand van betaling. Zij maken over het algemeen minstens 95 % van de totale personeelslasten uit.
De eigen uitgaven zijn niet-individualiseerbare uitgaven ten laste van de personeelsenveloppe. Ze worden doorgaans op periodieke basis vereffend. Hieronder vallen in hoofdzaak de facturen inzake de tussenkomst van de werkgever in het openbaar vervoer.
3.4 Onomkeerbare evenementen
Onomkeerbare evenementen kunnen gedefinieerd worden als zijnde personeelsbewegingen die nog niet geobserveerd zijn in de loonlasten maar die zich wel reeds in een stadium bevinden waarin de procedure niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten. Door hun aard hebben de onomkeerbare bewegingen steeds een realisatiedatum in de toekomst.
Enkel de volgende bewegingen worden als onomkeerbaar beschouwd:
- Een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld;
- Een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten;
- Een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen aangevraagd, opzeg gegeven, ...) of door de dienst aan zijn personeelslid. De personen die de pensioenleeftijd bereiken in de horizon van de monitoring vallen per definitie onder onomkeerbare OUT;
- Een UPGRADE (bevordering, overgang) wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten.
Behalve voor de upgrade wordt geen enkel toekomstig evenement als onomkeerbaar beschouwd als de betrokken persoon niet gekend is.
-
Berekening van de indicatoren
De uitgewerkte methodologie maakt het mogelijk, in functie van de monitoringmaand, de indicatoren te produceren die de bouwstenen vormen voor de KPI 's.
De monitoringmaand is de maand die de...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI