Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank, de 18 mars 2020
TITEL I. - Algemene bepalingen.
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
-
"Notariële Aktebank": de elektronische databank die is voorzien door artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en waarin een gedematerialiseerd afschrift van alle op papier verleden notariële akten wordt neergelegd en opgenomen, in afkorting genoemd NABAN;
-
"Beheerder van de Notariële Aktebank": de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat die krachtens artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt is belast met het beheer van de Notariële Aktebank;
-
"NABAN-nummer": het uniek referentienummer, bedoeld in artikel 4 van dit besluit, dat wordt toegekend aan alle akten en afschriften van akten bij hun opname in de Notariële Aktebank;
-
"Toegangsverificatie": de procedure waarmee de toegangsgerechtigden toegang krijgen tot de gegevens die opgenomen zijn in de Notariële Aktebank en waarvan de technische vereisten worden bepaald door dit besluit en door de beheerder van de Notariële Aktebank;
-
"Identificatienummer": het identificatienummer toegekend in uitvoering van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen of bij gebreke hiervan het identificatienummer toegekend in uitvoering van artikel 4 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een kruispuntbank van de sociale zekerheid of, voor rechtspersonen, het ondernemingsnummer en, voor notarissen, het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt.
-
"Gedematerialiseerd afschrift": het eensluidend verklaard afschrift van de minuut van de akte die werd verleden op papier zonder de aan de akte gehechte stukken, dat met een kopie van de aan de akte gehechte stukken in elektronische vorm wordt neergelegd in de Notariële Aktebank.
-
"Verordening (EU) 2016/679": Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
TITEL II. - Oprichting van de Notariële Aktebank
HOOFDSTUK 1. - Beginselen
Art. 2. In uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt wordt een Notariële Aktebank opgericht.
De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de Notariële Aktebank, gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de beheerder van de Notariële Aktebank, die, krachtens artikel 119, § 1 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, als verwerkingsverantwoordelijke wordt beschouwd in de zin van de Verordening (EU) 2016/679.
De beheerder van de Notariële Aktebank stelt een functionaris van gegevensbescherming aan, die zijn functie en zijn taken vervult, overeenkomstig artikelen 38 en 39 van de Verordening (EU) 2016/79 van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het beheer van de Notariële Aktebank.
Art. 3. Deze databank en de daarmee gepaard gaande invoering van het NABAN-nummer hebben tot doel het opnemen, het bewaren en het beheren van de authentieke akten teneinde de wettelijke opdrachten van de notarissen en het operationeel beheer van hun dossiers te vereenvoudigen en de raadpleging van een gedematerialiseerd afschrift van deze akten via elektronische weg toe te laten voor de personen en overheidsinstanties die deze met toepassing van de wet mogen raadplegen.
Met het oog op de verwezenlijking van dit doel en de raadpleging van de databank zullen ook metagegevens bewaard worden zoals bepaald in hoofdstuk 4.
Binnen de grenzen toegelaten door de Verordening (EU) 2016/679 is de beheerder van de Notariële Aktebank tevens gemachtigd om over te gaan tot de verwerking van de in de Notariële Aktebank bewaarde gedematerialiseerde afschriften en gegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden of teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren. Deze finaliteiten vormen opdrachten van algemeen belang.
Art. 4. De personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank moeten zich schriftelijk verbinden tot het naleven van het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens.
HOOFDSTUK 2. - Toekenning van het NABAN-nummer
Art. 5. Bij de opname van hun gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank krijgen alle notariële akten een uniek referentienummer, dat NABAN-nummer wordt genoemd.
De testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte, die enkel worden ingeschreven zonder dat een gedematerialiseerd afschrift wordt neergelegd, krijgen het in het eerste lid bedoelde nummer ten laatste bij hun inschrijving in het centraal register van testamenten bedoeld in de wet van 13 januari 1977 houdende goedkeuring van de overeenkomst inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten, opgemaakt te Bazel op 16 mei 1972 en tot invoering van een centraal huwelijksovereenkomstenregister.
Art. 6. Het NABAN-nummer wordt medegedeeld aan de notaris die is overgegaan tot de neerlegging van het gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank.
De structuur van het NABAN-nummer wordt vastgelegd door de beheerder van de Notariële Aktebank en mag geen gegevens bevatten die kunnen worden gekoppeld aan een persoon.
HOOFDSTUK 3. - Duur van de bewaring van de gedematerialiseerde afschriften in de Notariële Aktebank
Art. 7. De termijn voor het bewaren van de gedematerialiseerde afschriften van de notariële akten door de Notariële Aktebank, stemt overeen met de bewaringstermijn van de akten zelf, zoals bepaald in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt. Eens die termijn verlopen is, wordt de bewaring verzekerd door het Rijksarchief.
HOOFDSTUK 4. - Verzameling en bewaring van de metagegevens in de Notariële Aktebank
Art. 8. Met het oog op de opzoeking en de raadpleging van de gedematerialiseerde afschriften en in het kader van het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank worden de volgende metagegevens verzameld op het ogenblik van de neerlegging in de Notariële Aktebank, of, ingeval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, op het ogenblik van de inschrijving van de akte in de Notariële Aktebank:
-
Voor elk van de natuurlijke personen die partij of bij naam genoemde onmiddellijk belanghebbende persoon zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte en voor de erflater indien het een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament betreft:
- de naam en voorna(a)m(en);
- het identificatienummer;
-
Voor elk van de rechtspersonen die partij zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte:
- de naam;
- de wettelijke vorm;
- het identificatienummer;
-
De datum en het repertoriumnummer van de akte;
-
De aard van de akte;
-
Voor de instrumenterende notaris en elke notaris die in de uitoefening van zijn ambt in de akte is opgetreden:;
- de naam en voorna(a)m(en);
- de standplaats;
- het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt;
- het ondernemingsnummer en de referentie waaronder zijn kantoor op datum van de akte gekend is bij de beheerder van de Notariële Aktebank;
- de hoedanigheid waarin de notaris is opgetreden als instrumenterende penhouder of tussenkomende notaris in brede zin.
-
Voor de onroerende goederen die het voorwerp uitmaken van de akte:
- de adresgegevens;
- de NIS code van de kadastrale afdeling;
- de kadastrale sectie;
- het nummer van het kadastraal perceel.
Art. 9. De in dit hoofdstuk opgesomde gegevens worden bewaard gedurende de volledige bewaringsduur van het gedematerialiseerd afschrift van de akte waarop zij betrekking hebben.
Art. 10. Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, hebben de personen die, krachtens artikel 14, § 1 en § 3 van dit besluit gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de gedematerialiseerde afschriften van notariële akten, eveneens een beveiligde toegang tot de in artikel 9 opgesomde gegevens voor deze zelfde akten.
De personen die belast zijn met het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank, hebben, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, een beveiligde toegang tot de in dit hoofdstuk opgesomde gegevens voor de uitvoering van hun professionele taken.
Art. 11. Elke verrichting die wordt uitgevoerd op het gedematerialiseerde afschrift van een akte wordt getraceerd. Deze sporen worden eveneens bewaard in de Notariële Aktebank gedurende een periode die gelijk is aan de bewaring van het gedematerialiseerd afschrift van de akte.
HOOFDSTUK 5. - Toegang tot de gedematerialiseerde afschriften en gegevens in de Notariële Aktebank
Art. 12. De beheerder van de Notariële Aktebank stelt de daar berustende gedematerialiseerde afschriften van akten, en de daarmee verbonden metagegevens aan de gemachtigde verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de door of krachtens de wet en dit besluit aan de toegang gestelde beperkingen.
Art. 13. § 1. De notarissen die houder of bewaarder zijn van de minuut van een akte en de notarissen die in hetzelfde kantoor hun ambt uitoefenen, hebben steeds toegang tot het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte en tot de aan de akte verbonden metagegevens.
Deze toegang omvat het recht op consultatie en het recht om gegevens en stukken neer te leggen, aan te vullen of te verbeteren, binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.
Binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten staat...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI