Circulaire modifiant la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil, de 24 août 2020

 
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Article M.

J'attire votre attention sur les dispositions de la loi du 31 juillet 2020 portant des dispositions urgentes diverses en matière de justice, publiée au Moniteur belge du 7 août 2020 (ci-après : Loi du 31 juillet 2020).

Le chapitre 2 de cette loi entre en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception des points suivants, qui s'appliquent rétroactivement à partir du 31 mars 2019 :

- la nouvelle définition (plus large) de l'erreur matérielle (voir point 3.9.1.1.) ;

- la possibilité de modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration (voir point 3.8.1.) ;

- l'utilisation d'un acte modifié pour l'annulation d'une reconnaissance (au lieu d'une mention automatique) (voir point 3.8.1.).

Quelques dispositions transitoires ont également été prévues :

- dans la loi du 31 juillet 2020 même, en ce qui concerne l'annulation d'office (voir le point 3.9.1.2.) ;

- dans la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : loi sur la modernisation de l'état civil) en ce qui concerne les recherches généalogiques (voir point 3.7.10.) et la mention marginale électronique (voir point 3.8.4.).

La présente circulaire vise à expliquer la portée des dispositions de la loi du 31 juillet 2020 aux officiers de l'état civil afin que ces derniers puissent les appliquer dans l'exercice de leur fonction.

La présente circulaire modifie ou remplace plusieurs points de la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil (M.B. 25 mars 2019).

Il va de soi que cette circulaire s'applique sans préjudice de la compétence des Cours et tribunaux.

Introduction

La loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (M.B. du 2 juillet 2018), qui a instauré la banque de données des actes de l'état civil (BAEC), est entrée en vigueur le 31 mars 2019. Ce registre central d'actes électroniques a remplacé les registres papier de l'état civil des communes.

La création de cette banque de données est évolutive, surtout dans la phase initiale. Le développement de toutes les fonctionnalités prend du temps et le cadre légal doit également être adapté, le cas échéant.

La principale modification apportée par la loi du 31 juillet 2020 concerne la procédure de rectification d'actes de l'état civil par l'officier de l'état civil (" erreur matérielle ") et l'introduction de la possibilité pour l'officier de l'état civil d'annuler d'office un acte (" annulation d'office "). Cette modification a pour objectif de mieux harmoniser les procédures de rectification et d'annulation d'actes avec les actes établis sous forme électronique. La présente circulaire expliquera les nouvelles possibilités.

Les autres modifications de la loi du 31 juillet 2020 seront en outre abordées. Il s'agit d'une série de modifications mineures qui sont nécessaires afin de permettre un établissement plus correct et plus complet des actes. Par exemple, les mentions sur l'acte de mariage sont adaptées, car elles ne tenaient pas suffisamment compte des données nécessaires à l'établissement d'actes belges sur la base d'un acte étranger de mariage. Il est notamment veillé à ce que davantage de changements de nom puissent transiter par le système des mentions (automatiques).

Les points suivants de la circulaire sur la modernisation de l'état civil (M.B. du 25 mars 2019) sont adaptés ou remplacés et doivent être lus conjointement avec les informations de la présente circulaire :

- 3.2.2. Mission et délégation

- 3.3. Mise en place de la BAEC

- 3.4.10. Numéros continus d'actes

- 3.7.10. Recherches généalogiques

- 3.7.12. Modèles des copies et des extraits

- 3.8.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés)

- 3.8.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 du Code civil)

- 3.8.4. Mention marginale électronique

- 3.9. Rectification d'actes de l'état civil

- 3.9.1. Rectification et annulation d'office par l'OEC (art. 33 et 34/1 du Code civil)

- 3.9.2. Rectification de l'acte par le tribunal de la famille

- 3.10.1 Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 du Code civil et art. 110 et 111 de la loi sur la modernisation de l'état civil)

- 4.2. Les différents types d'actes de l'état civil

- 4.2.1.1. Acte de naissance

- 4.2.5. Acte de mariage

- 4.2.9. Acte de changement de nom (art. 63 du Code civil)

- 4.2.9. Acte de divorce

- 4.2.11. Acte d'adoption

- 4.2.12. Acte de révocation ou de révision de l'adoption, de nouvelle modification d'enregistrement du sexe ou d'annulation (art. 66 du Code civil)

- 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 du Code civil)

Ces différents points sont abordés séparément ci-après, avec les modifications ou remplacements.

3.2.2. Mission et délégation

Il est précisé qu'une autorisation octroyée à un agent de l'administration communale est également possible pour la requête en rectification d'un acte de l'état civil, de sorte que l'officier de l'état civil ne devra pas, le cas échéant, comparaître personnellement dans le cadre de la procédure devant le tribunal de la famille.

Les agents habilités ne peuvent par ailleurs pas annuler d'office des actes de l'état civil.

Au point 3.2.2. " Mission et délégation ", les alinéas cinq et six décrivant les tâches pouvant être déléguées aux agents de l'état civil, sont par conséquent modifiés comme suit :

" L'autorisation est possible pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance de copies et d'extraits de ceux-ci et l'introduction d'une requête en rectification d'un acte par le tribunal (voir 3.9.2).

Une autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. Ceci concerne uniquement la signature des actes de mariage et non les décisions sur des mariages de complaisance ou des reconnaissances, par exemple. Une autorisation est également impossible pour l'établissement (d'office) d'un acte d'annulation (en vertu du nouvel article 34/1 du Code civil, voir 3.9.1.).

L'annulation d'office d'un acte doit en effet rester exceptionnelle. Tout d'abord, il est important de rédiger très soigneusement les actes de l'état civil et de les contrôler avant la signature de l'acte. Il faut éviter autant que possible les fautes dans les actes. "

3.3. Mise en place de la BAEC

* Au point 3.3 " Mise en place de la BAEC ", dans la liste de catégories ayant accès à la BAEC, le 5° est remplacé par ce qui suit :

" 5° les fonctionnaires de la Direction I "Droit des personnes et de l'état civil" de la Direction Générale de la Législation, des Libertés et Droits fondamentaux du Service public fédéral Justice, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales (droits de lecture et/ou d'écriture). "

* En outre, la liste des catégories ayant accès à la BAEC est complétée comme suit :

" 8° les officiers désignés par le ministre de la Défense ou par l'autorité déléguée à cet effet, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales. "

En effet, conformément à l'article 11 du Code civil, dans des cas très exceptionnels, ces personnes doivent pouvoir établir des actes de décès. Il est donc logique qu'elles puissent se voir accorder un accès à la BAEC, associé à des droits d'écriture (pour établir les actes).

3.4.10. Numéros continus d'actes

Au point 3.4.1., la seule modification apportée concerne le numéro d'acte des actes migrés. Le " AAAA " dans le numéro d'acte " AAAA-XXXX.XXXX-CC " est complété par l'année de la date du fait de l'acte dans les actes migrés.

Le point b) est donc remplacé comme suit :

" b) pour les actes papier migrés (établis avant le 31 mars 2019) : l'année provient de la date du fait de l'acte. "

3.7.10. Recherches généalogiques

Le point 3.7.10. " Recherches généalogiques " est complété comme suit concernant une mesure transitoire reprise dans les dispositions transitoires de la loi du 18 juin 2018 :

" Jusqu'à la date d'entrée en vigueur de l'arrêté royal relatif aux recherches généalogiques (prévu à l'article 79 du Code civil), l'officier de l'état civil peut délivrer des copies d'actes de l'état civil à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, à condition que le demandeur dispose du consentement écrit de toutes les personnes concernées par l'acte, pour autant qu'elles soient encore en vie. Si ces personnes sont décédées, le consentement d'un des proches suffit.

L'officier de l'état civil délivre les copies à ces fins au moyen d'une copie des registres papier de l'état civil (et donc pas une copie délivrée à partir de la BAEC), et mentionne sur celles-ci : `délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques'. "

L'objectif de la délivrance de copies des registres papier est d'éviter que les actes de l'état civil qui ne sont encore utiles que pour les recherches généalogiques, soient (doivent être) migrés vers la BAEC. Cela entraînerait une charge de travail superflue pour les officiers de l'état civil et en outre, cela surchargerait inutilement la BAEC.

Si l'acte papier à délivrer a déjà été migré ou concerne un acte établi ou modifié après le 31 mars 2019, la copie peut bien entendu également être délivrée à partir de la BAEC.

3.7.12. Modèles des copies et des extraits

Le point 3.7.12. " Modèles de copie et d'extrait " n'est pas modifié.

Il est cependant indiqué que l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (M.B. du 15 février 2019), est modifié en raison des adaptations des mentions de certains actes par la loi du 31 juillet 2020.

Voir point 4.2.

Les modèles d'extraits suivants sont ainsi modifiés :

- l'acte de mariage ;

- l'acte d'adoption ;

- l'acte de nationalité belge ;

Les modèles de copies suivants sont modifiés :

- l'acte de mariage ;

- l'acte d'adoption ;

- l'acte de divorce ;

- l'acte de nationalité belge ;

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