Circulaire relative à la gestion financière des Régies communales., de 4 février 2005
Article M. 1.Préambule.
Un arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, daté du 6 novembre 2003, et publié au Moniteur belge du 10 mars 2004, définit de nouvelles règles de gestion financière des Régies communales en Région de Bruxelles-Capitale. Cet arrêté a été complété par un arrêté ministériel du 6 février 2004 (Moniteur belge du 14 avril 2004) qui fixe le modèle du budget, du bilan et du compte de résultats de la Régie. Il arrête également la classification économique et le plan comptable des comptes généraux et particuliers.
Ces arrêtés entrent en vigueur à partir du 1er janvier 2005.
La mise en oeuvre de cette nouvelle comptabilité des Régies qui se rapproche enfin de la comptabilité communale ne doit pas représenter un obstacle pour les gestionnaires des Régies qui ont la pratique de la comptabilité commerciale imposée par l'arrêté du Régent de 1946.
Il nous semble toutefois nécessaire d'apporter des éclaircissements et précisions aux gestionnaires des Régies quant à l'établissement de leurs documents budgétaires et comptables, dont le bilan de départ, et à l'organisation de la Régie.
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Organisation et compétences au sein de la Régie.
2.1. Le conseil communal vote le budget et les modifications budgétaires. Au moment du vote, il peut rendre non limitatifs les crédits prévus au service ordinaire.
Sont de la compétence du conseil communal :
- le vote des douzièmes provisoires;
- les opérations liées à l'exécution du service extraordinaire;
- les décisions relatives aux emprunts et ouvertures de crédits pour escompte de subsides;
- l'approbation des comptes annuels de la Régie qui lui sont transmis par le collège des bourgmestre et échevins;
2.2. Le collège des bourgmestre et échevins.
L'arrêté du 6 novembre 2003 ne permet plus la délégation de gestion de la Régie à un ou plusieurs échevins. Le collège dans son ensemble constitue l'Exécutif de la Régie. Le collège est seul habilité à engager juridiquement la régie.
Sont de la compétence du collège des bourgmestre et échevins :
- l'élaboration du budget à soumettre au conseil communal, après avoir recueilli l'avis de la commission;
- les décisions de principe liées à l'exécution du service ordinaire;
- sur décision du conseil communal, la conclusion des contrats d'emprunts pour couvrir le montant des dépenses patrimoniales que celles-ci soient imputables au service ordinaire ou au service extraordinaire;
- sur décision du conseil communal, la sollicitation des ouvertures de crédit en escomptant des subsides ou d'autres recettes prévues au budget;
- le contrôle de l'encaisse afin de disposer des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses de la régie;
- le constat des droits à recette, l'ordonnancement et le mandatement des dépenses;
- le transfert des créances de la Régie dont la perception est devenue incertaine dans un compte " débiteurs douteux " de la comptabilité générale sur rapport du trésorier;
- l'affectation du résultat provisoire de l'exercice avant l'arrêté définitif des comptes;
- la soumission des comptes arrêtés par ses soins à l'approbation du conseil communal.
2.3. La commission d'avis.
La commission d'avis composée d'un membre du collège, du secrétaire, du receveur, du trésorier et du comptable est chargée d'émettre un avis sur le projet de budget que lui soumet le collège.
2.4. Le trésorier, qui peut être le receveur communal ou le comptable spécial visé à l'article 263 de la nouvelle loi communale, est chargé du maniement des fonds, de la tenue de l'encaisse et d'effectuer les paiements et les recettes.
Le trésorier est habilité, dans les limites prévues, à gérer sous sa responsabilité les placements à moins d'un an.
Le trésorier contrôle la régularité des documents relatifs aux droits à recette et de leurs justificatifs, ainsi que leur imputation en comptabilité budgétaire et générale.
Il porte régulièrement par écrit à la connaissance du collège des bourgmestre et échevins les poursuites entamées.
Le trésorier est chargé de l'exécution des mandats.
2.5. Le comptable est l'agent communal chargé de la tenue des écritures comptables, soit de sa propre initiative, soit sur présentation par le trésorier des opérations financières qu'il a effectuées.
Il y a incompatibilité entre la fonction de comptable de la régie et celle de trésorier.
Il procède immédiatement à l'enregistrement des factures ou documents en tenant lieu. Sur information du trésorier, il enregistre dans la comptabilité les paiements en cours d'exécution.
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Le budget de la Régie.
Le vote du budget par le conseil communal se fait dans les délais prévus à l'article 241 de la nouvelle loi communale.
Le projet de budget est établi par le collège après avoir recueilli l'avis écrit de la commission.
Le budget annuel de la Régie comprend :
- Un document comprenant un budget d'exploitation et un budget patrimonial;
- Le relevé détaillé de tous les projets d'investissements;
- Le tableau d'amortissement de la dette.
Un tableau reprenant l'évolution des réserves disponibles et l'utilisation des provisions sera joint au budget.
3.1. Le budget d'exploitation et le budget patrimonial.
Le budget de la Régie sera présenté sous la forme définie en annexe de l'arrêté du 6 février 2004.
La Régie développera son budget en fonction de son importance, de son activité et de ses besoins en se basant sur le plan des codes économiques repris en annexe 5 de l'arrêté susmentionné.
Les prévisions de recettes sont l'estimation des recettes qui seront réalisées au cours de l'exercice (droits constatés) et les prévisions de dépenses sont l'estimation des dépenses qui seront imputées au cours de l'exercice, quel que soit l'exercice au cours duquel la dépense a été engagée (engagements reportés et nouvelles imputations de l'exercice).
La constatation de la recette et l'imputation de la dépense dans la comptabilité budgétaire génèrent un enregistrement en comptabilité générale.
La codification du budget d'exploitation correspond au schéma du compte de résultats : en recettes les comptes de la classe 7 et en dépenses les comptes de la classe 6.
Le résultat estimé de ce budget est donc une préfiguration du résultat d'exploitation.
La codification du budget patrimonial se fait à partir des comptes des classes 1, 2 et 4 du bilan.
3.1.1. Le remboursement périodique d'emprunts qui en comptabilité générale mouvemente uniquement des comptes de bilan relève donc du budget patrimonial, ce qui distingue la comptabilité des Régies de la comptabilité communale.
Les crédits budgétaires relatifs au remboursement de la dette, que ce soit le remboursement anticipé ou le remboursement périodique ainsi que la récupération de remboursement, s'enregistrent dans une partie distincte du budget patrimonial.
Afin de s'assurer que la Régie dispose de voies et moyens...
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