Circulaire AAFisc Nr. 33/2016 (nr. E.T.124.747) d.d. 08.11.2016. - Geregistreerd kassasysteem - GKS - Horeca - Verplichtingen - Controlemodule - Geregistreerd kassasysteem in de horecasector, uitvoering van de wet van 30 juli 2013, van het koninklijk besluit van 1 oktober 2013 ter uitvoering van deze wet en van het koninklijk besluit van 30 december 2009, de 8 novembre 2016
Artikel M.
BIJLAGEN: 4
INHOUDSTAFEL . . . . . Nrs.
HOOFDSTUK 1:. ALGEMEENHEDEN EN TOEPASSINGSGEBIED . . . . . 1
HOOFDSTUK 2:. DEFINITIES . . . . . 5
HOOFDSTUK 3:. EISEN TEN AANZIEN VAN HET KASSASYSTEEM . . . . . 13
3.1. Verplichtingen van de fabrikant, invoerder en verdeler . . . . . 13
3.1.1. Verplichtingen van de fabrikant of invoerder: Registraties . . . . . 13
3.1.2. Verplichtingen van de verdeler: Registraties . . . . . 14
3.1.3. Documentatie . . . . . 15
3.2. Algemene voorschriften ten aanzien van het kassasysteem . . . . . 16
3.3. Verplichte functies van het kassasysteem . . . . . 27
3.4. Verboden functies van het kassasysteem . . . . . 30
3.5. Communicatie met de controlemodule . . . . . 36
HOOFDSTUK 4:. ELEKTRONISCH JOURNAAL EN JOURNAALBESTAND . . . . . 41
HOOFDSTUK 5:. EISEN TEN AANZIEN VAN HET BTW-KASTICKET . . . . . 42
HOOFDSTUK 5BIS:. EISEN TEN AANZIEN VAN HET 'VEREENVOUDIGD BTW-KASTICKET' . . . . . 45bis
HOOFDSTUK 5TER:. MODALITEITEN M.B.T. HET AANMAKEN VAN EEN FACTUUR MET HET GEREGISTREERD KASSASYSTEEM . . . . . 45ter
HOOFDSTUK 6:. EISEN TEN AANZIEN VAN DE VERPLICHTE AANMAAK VAN RAPPORTEN . . . . . 46
HOOFDSTUK 7:. EISEN TEN AANZIEN VAN DE CONTROLEMODULE . . . . . 52
7.1. De fiscal data module (FDM) van de controlemodule . . . . . 53
7.1.1. Algemene eisen . . . . . 53
7.1.2. Technische eisen . . . . . 61
7.2. De VAT signing card (VSC) van de controlemodule . . . . . 82
HOOFDSTUK 8:. TECHNISCHE PROBLEMEN . . . . . 88
8.1. In geval van technisch probleem VSC . . . . . 88
8.2. In geval van technisch probleem FDM - vervanging FDM . . . . . 89
8.3. In geval van technisch probleem kassasysteem . . . . . 91
HOOFDSTUK 1. - Algemeenheden en toepassingsgedied
-
De wet van 30.07.2013 met betrekking tot de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (Belgisch Staatsblad van 28.08.2013) beschrijft de certificatieprocedure en bepaalt de verplichtingen die toekomen aan de producent of de invoerder.
Het koninklijk besluit van 01.10.2013 met betrekking tot de toepassingsmodaliteiten ten aanzien van de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector (Belgisch Staatsblad van 08.10.2013, 3de editie) bepaalt de technische vereisten van het kassasysteem of van de fiscal data module, de functies waaraan het kassasysteem of de fiscal data module moet voldoen en legt de modaliteiten vast van de certificatieprocedure.
Het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde (hierna KB nr. 1 genoemd) bepaalt welke belastingplichtigen uit de horecasector, voor welke handelingen, gehouden zijn een kasticket uit te reiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem.
Het koninklijk besluit van 30.12.2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen (Belgisch Staatsblad van 31.12.2009, Editie 3, blz. 82981 - 82983, Belgisch Staatsblad van 26.01.2010, blz. 3161, Belgisch Staatsblad van 25.06.2013, blz. 40338 - 40339 en Belgisch Staatsblad van 27.06.2013, blz. 40886 - 40887; hierna KB van 30.12.2009 genoemd) bepaalt de criteria waaraan het geregistreerde kassasysteem moet voldoen op het vlak van de belasting over de toegevoegde waarde.
-
Deze circulaire verduidelijkt de technische aspecten, in uitvoering van artikel 1, en de modaliteiten, in uitvoering van artikelen 2, 2de lid, 4, 1ste lid en 8 van het koninklijk besluit van 01.10.2013 ter uitvoering van de wet van 30.07.2013 met betrekking tot de certificatie van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector.
Ter uitvoering van de artikelen 2 en 2bis van het KB van 30.12.2009, bevat de onderhavige circulaire eveneens een commentaar met betrekking tot deze bepalingen en in het bijzonder met betrekking tot de voorwaarden waaraan het kassaticket moet voldoen.
-
Bovendien legt huidige circulaire ook modaliteiten vast in uitvoering van artikel 5 van het KB van 01.10.2013, meer bepaald inzake de door de producenten, invoerders en verdelers te vervullen formaliteiten bij de certificatieprocedure van geregistreerde kassasystemen en van artikel 2 en 2bis van het KB van 30.12.2009 inzake de registratie van de geregistreerde kassasystemen door de belastingplichtigen-uitbaters.
-
De notificatie, zoals voorzien in de richtlijn 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van 22.06.1998, die de informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften regelt, werd gedaan.
HOOFDSTUK 2. - Definities
-
Met een elektronisch kassasysteem wordt bedoeld, elk kassasysteem dat gebruik maakt van een 'real time' besturingssysteem en die de registraties opslaat in zijn werkgeheugen via een systeem van tellers. Bij het nemen van een Z-rapport (overeenkomstig artikel 2, punt 5, van het KB van 30.12.2009) worden deze tellers uitgelezen en terug op nul gezet en worden de gedane registraties erin samengevat.
Met een PC-POS kassasysteem wordt bedoeld, elk point of sale kassasysteem dat bestaat uit een computer, onder gelijk welke hardware vorm, met klassiek besturingssysteem, waarop kasregistersoftware is geïnstalleerd. Deze kasregistersoftware maakt bij elke registratie records aan, in één of meerdere bestanden. Bij de aanmaak van een Z-rapport (overeenkomstig artikel 2, punt 5, van het KB van 30.12.2009) wordt op deze bestanden een query (zoekopdracht) uitgevoerd die samengevat wordt in het rapport.
Wanneer in deze circulaire de term 'kassasysteem' wordt gebruikt, wordt dus steeds een kassasysteem (elektronisch of PC-POS) bedoeld, te gebruiken als onderdeel van een geregistreerd kassasysteem horeca.
-
Met ingebrachte gegevens, zoals vermeld in artikel 2, punten 1 en 2, van het KB van 30.12.2009, worden bedoeld:
-de registraties van leveringen van goederen en diensten (incl. toepasselijk btw-tarief);
- de registratie van aanvang en einde van arbeidsprestaties;
- de aanmaak van trainingstickets;
- de aanmaak van pro forma tickets;
- wijzigingen van prijzen en toepasselijk btw-tarief;
- correcties en terugnames;
- openingen van de geldlade via de eventueel voorziene kassafunctionaliteit (met inbegrip van de zogenaamde 'fond-de-caisse' (RA) en uitbetalingen (PO));
- aanmaken van rapporten;
- volgende programma- en configuratiewijzigingen: dataclear, dump, elke vorm van terugzetting (reset), wijziging PLU-instellingen en wijzigingen van systeemparameters;
- elke boeking (bestelling, terugname, correctie, wijziging, transfer van een tafel, ...) binnen een functionaliteit van tafelbeheer of klantenbeheer of binnen een functionaliteit die een registratie tijdelijk kan onderbreken, pauzeren en hervatten.
-
Met event wordt bedoeld, elke gebeurtenis die plaatsvindt op het kassasysteem en waarbij data wordt verzonden naar en/of wordt ontvangen van de in artikel 2, punt 7 van het KB van 30.12.2009 voorziene controlemodule, zoals bepaald in hoofdstuk 3, nrs. 36 t.e.m. 40 van deze circulaire. Deze events bestaan uit 2 elementen: het eventtype en het transactietype. Elk event wordt aldus gevormd uit een combinatie van een eventtype en een transactietype.
Volgende eventtypes worden hierbij onderscheiden:
- NORMAL
- TRAINING
- PRO FORMA
Elk event bestaat bovendien ook uit één van volgende transactietypes:
- SALES
- REFUND
De diverse types van events en transacties zullen door het geregistreerde kassasysteem van een duidelijk van elkaar te onderscheiden label worden voorzien, zodat de controlemodule deze éénduidig kan interpreteren. De onderstaande tabel geeft de mogelijke labelcombinaties weer.
EVENTTYPE TRANSACTIE TYPE LABEL NORMAL SALES NS NORMAL REFUND NR TRAINING SALES TS TRAINING REFUND TR PRO FORMA SALES PS PRO FORMA REFUND PR -
Met een BTW-kasticket (event type NORMAL, transactietype SALES), zoals voorzien in artikel 2, punt 4, van het KB van 30.12.2009, wordt bedoeld, elk kassaticket dat wordt aangemaakt terwijl het kassasysteem zich in de normale registratiemodus bevindt, die wordt gebruikt om de levering van goederen en/of diensten of een arbeidsprestatie te registreren, met inbegrip van de correcties en kortingen die binnen de normale registratiemodus met behulp van de correctie- en kortingfunctionaliteiten worden geregistreerd. Het is dit kasticket dat dient uitgereikt te worden door het geregistreerde kassasysteem, conform de bepalingen van artikel 21bis van het KB nr. 1. Ook het hierna vermelde terugnameticket dient conform deze bepalingen beschouwd te worden als een BTW-kasticket. Terugnames dienen steeds apart geregistreerd te worden in een terugnameticket (label NORMAL REFUND, zie hieronder). Het totaalbedrag van een BTW-kasticket (label NORMAL SALES) kan derhalve nooit negatief zijn.
Met terugnameticket (event type NORMAL, transactietype REFUND) wordt bedoeld, elk kassaticket dat wordt aangemaakt terwijl het kassasysteem zich in terugnamemodus ('refund modus') of correctiemodus ('void modus') bevindt en:
- dat gegevens bevat waaruit blijkt dat een eerder aangemaakt kassaticket onjuiste gegevens bevatte;
- of dat gegevens bevat betreffende de terugbetaling voor geretourneerde (teruggegeven) goederen of voor aan te hoge prijs aangerekende goederen.
Dergelijk terugnameticket bevat enkel negatieve, geretourneerde bedragen. Hiermee wordt dus niet het wisselgeld bedoeld dat aan de klant wordt teruggeven.
Met training ticket (event type TRAINING, transactietypes SALES en REFUND) wordt bedoeld, elk kassaticket dat wordt aangemaakt terwijl het volledige kassasysteem zich in trainingsmodus bevindt of dat wordt aangemaakt door een gebruiker die zich in trainingsmodus bevindt waarbij een gebruiker elke persoon is die handelingen registreert op het kassasysteem.
Met pro forma ticket (event type PRO FORMA, transactietypes SALES en REFUND) wordt bedoeld:
- elk kassaticket dat wordt aangemaakt terwijl het volledige kassasysteem zich in pro forma modus bevindt of dat wordt aangemaakt door het selecteren van de pro forma functionaliteit, voor een gratis...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI