26 MEI 2002. - Koninklijk besluitbetreffende het Intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten
VERSLAG AAN DE KONING
Sire,
Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen wil de principes bepalen van het intern controlesysteem binnen de (programmatorische) federale overheidsdiensten.
HOOFDSTUK I - Definitie van het intern controlesysteem en kader waarin het plaatsvindt
-
Doelstelling van het koninklijk besluit
Dit besluit heeft tot doel de goede werking te garanderen van het intern controlesysteem binnen elk van de federale overheidsdiensten, zoals gecreëerd door het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, met inbegrip van de programmatorische federale overheidsdiensten. Het definieert het begrip intern controlesysteem, zijn organisatie en zijn verantwoordelijkheden.
Een dergelijk systeem hangt vóór alles samen met management en beheersmethoden, domeinen die niet strikt reglementair kunnen vastgelegd worden. De definitie van de term « interne controle » in het koninklijk besluit refereert dan ook de facto naar het COSO-raamwerk, dat een internationaal aanvaard raamwerk is.
-
Beheersautonomie en overgang
van a priori- naar a posteriori-controles
De instelling van een dergelijk systeem gebeurt binnen het kader van de hervorming, gemeenzaam « Copernicus » genoemd, die tot doel heeft de federale overheidsdiensten te moderniseren.
Deze hervorming heeft met name tot doel aan de managers binnen het openbaar ambt meer autonomie te geven in het gebruik van de middelen die hen ter beschikking worden gesteld met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.
Voor de uitoefening van zijn opdrachten ontvangt de federale overheidsdienst aangepaste, maar beperkte middelen die hem moeten toelaten zijn doelstellingen maximaal te realiseren zowel naar de overheidsinstellingen als naar de burgers toe.
Met naleving van de wettelijke en reglementaire bepalingen zal de federale overheidsdienst zijn opdrachten vervullen en zijn middelen autonoom besteden, maar zal hij ook, via de Voorzitter van het Directiecomité, verantwoording moeten afleggen omtrent de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en over het gebruik van zijn middelen. Zo zal het in het bijzonder aan de Voorzitter van het Directiecomité toekomen om een intern controlesysteem uit te bouwen dat aangepast is aan de bijzonderheden van zijn federale overheidsdienst.
De Ministerraad heeft op 28 april en 1 december 2000 de krachtlijnen voor de nieuwe controlesystemen goedgekeurd waarvan het onderliggend principe de uitwerking van een nieuw concept van controles « ex ante en ex post » was, die samengaat met een nieuwe opvatting omtrent risicobeheer.
In de gevallen voorzien door het koninklijk besluit betreffende de toekomstige administratieve, begrotings- en beheerscontrole, zal een geïntegreerd intern controlesysteem voor de federale overheidsdienst de overgang mogelijk maken naar een ex post-controle voor een bepaald aantal dossiers. Dit biedt ook de mogelijkheid voor een sterkere responsabilisering van zowel de directie als van het personeel van de federale overheidsdienst alsook voor een soepeler, dynamischer en efficiënter beheer.
Een geïntegreerd intern controlesysteem omvat, naast de interne controlemaatregelen die specifiek gericht zijn op de (programmatorische) federale overheidsdienst, de dienst interne audit, zoals gedefinieerd in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst. Dit intern controlesysteem wordt verder aangevuld met de externe evaluaties verricht met name door het Rekenhof.
De dienst interne audit van een federale overheidsdienst zal zelf onder het gezag van een Auditcomité staan, zoals opgericht door artikel 8bis en volgende van voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000. De regels betreffende zijn organisatie zullen eveneens opgenomen worden in het koninklijk besluit dat de interne audit zal regelen.
-
Definitie van de interne controle
Het systeem van interne controle is een samenstel van maatregelen dat vervat zit in de processen van de organisatie. Het is ontworpen om risico's beter te beheersen en aldus een redelijke zekerheid te verschaffen over het realiseren ven de doelstellingen van de organisatie. Het betreft een systeem dat in de organisatie is geïntegreerd, waarvoor het management verantwoordelijk is en dat beantwoordt aan uniforme maatregelen die internationaal aanvaard en toegepast worden. Deze maatregelen vormen het COSO-raamwerk dat in dit besluit gevolgd wordt.
Het COSO-raamwerk is het resultaat van de werkzaamheden van het Comittee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (1), die is samengesteld uit autoritatieve organisaties uit de management, accountants en auditwereld.
Volgens de aanpassing aan de context van Copernicus van de COSO definitie is de interne controle :
een proces ingesteld, uitgevoerd en opgevolgd door het Directiecomité, de houders van een managementfunctie en het personeel van elke federale overheidsdienst, ontworpen om een redelijke zekerheid te verschaffen over het bereiken van zijn doelstellingen in de volgende domeinen :
- de effectiviteit en de efficiëntie van operaties;
- de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie;
- de naleving van de van kracht zijnde wetgeving en reglementeringen.
-
Rollen en verantwoordelijkheden
-
Het personeel :
De interne controle is vooreerst een zaak van het personeel. Eenieder, op zijn niveau en volgens zijn verantwoordelijkheden, is betrokken bij het interne controlesysteem.
-
Het management :
De notie « management » en de functies die het bedoelt kunnen best begrepen worden in de zin van de definities die eraan gegeven zijn in het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten.
De Voorzitter van het Directiecomité of de Voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst is eindverantwoordelijke voor het interne controlesysteem van zijn (programmatorische) federale overheidsdienst, binnen de door de Beleidsraad vastgestelde beperkingen.
Hij zal globaal het goede voorbeeld moeten geven inzake integriteit, ethiek alsook in elk domein dat bijdraagt tot een goede controle-omgeving. Hij zal de wijze waarop het management, dat hij aanstuurt, hun activiteiten controleert, moeten superviseren.
Deze verantwoordelijkheid slaat echter ook op de andere leden van het management, op hun niveau. Het behoort hen toe om de controlemaatregelen uit te bouwen, die aangepast zijn aan het beheersen van de diverse risico's, die zijn overheidsdienst beïnvloeden.
-
De functionele minister :
De functionele minister, die de politieke verantwoordelijkheid draagt voor de goede werking van de federale overheidsdienst, heeft belang bij een goede werking van het intern controlesysteem.
-
De Beleidsraad :
Zoals opgericht door voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, is de Beleidsraad eveneens direct belanghebbende bij de goede werking van het interne controlesysteem gezien hij in het bijzonder toeziet op de uitvoering van het strategisch plan door het Directiecomité.
-
Het Directiecomité :
Het Directiecomité, zoals bedoeld in voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, vormt, gezien zijn samenstelling, de beste plaats om permanent het intern controlesysteem te evalueren, aan te passen en te verbeteren. Hij is in elk geval direct betrokken bij dit systeem gezien hij belast is met het beheer van de federale overheidsdienst.
-
De interne auditors :
De doelstelling en de organisatie van de diensten interne audit zullen het voorwerp uitmaken van een afzonderlijk koninklijk besluit.
De interne auditors spelen een belangrijke rol bij de evaluatie van het intern controlesysteem gezien de dienst interne audit de federale overheidsdienst helpt zijn doelstellingen te bereiken via de evaluatie en de formulering van aanbevelingen met het oog op een beter functioneren van in het bijzonder het risicobeheer en van het intern controlesysteem zelf.
Overigens spelen de interne auditors, omwille van plaats binnen de organisatie, vaak een rol binnen de opvolging van de interne controle (de monitoring).
-
Het Auditcomité :
Het Auditcomité, opgericht bij voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, zal zijn werking verduidelijkt zien in het toekomstig koninklijk besluit...
-
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI