Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht., de 17 août 2007
TITEL I. - Doel van de interne auditactiviteiten.
HOOFDSTUK I. - Draagwijdte van dit besluit en terminologie.
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op :
-
de federale overheidsdiensten en programmatorische overheidsdiensten evenals de diensten die ervan afhangen,
-
het Ministerie van Landsverdediging,
-
het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,
-
het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,
-
de Pensioendienst voor de Overheidssector,
-
het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,
-
de Regie der Gebouwen.
Art. 2. § 1. In dit besluit verstaat men onder :
-
" dienst " : elke van de entiteiten bedoeld in artikel 1,
-
" interne auditor " : elke persoon die interne auditactiviteiten uitvoert overeenkomstig de bepalingen van dit besluit, ongeacht zijn statuut en de voorwaarden waaronder hij optreedt,
-
" verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten " : de houder van de staffunctie verantwoordelijk voor de organisatie, de uitvoering en de opvolging van de interne auditactiviteiten binnen een Dienst of diensten,
-
" leidinggevende " : de hoogste administratief verantwoordelijke binnen elk van de betrokken diensten,
-
" management " : alle personen met beslissingsbevoegdheid over de organisatie van de activiteiten van de dienst,
-
" betrokken Minister " : de Minister of Staatssecretaris die bevoegd is voor de betrokken dienst,
-
" Minister van Begroting " : de Minister tot wiens bevoegdheid de Begroting behoort,
-
" Minister van Ambtenarenzaken " : de Minister tot wiens bevoegdheid ambtenarenzaken behoort.
§ 2. Wanneer een dienst ressorteert onder verschillende Ministers, of onder een of meer Ministers en onder een of meer Staatssecretarissen, dienen de bepalingen die de betrokken Minister betreffen, zoals bepaald in paragraaf 1, 6°, zodanig te worden gelezen dat ze rekening houden met dit meervoud.
HOOFDSTUK II. - Basismissie.
Art. 3. § 1. Binnen elke dienst beoogd in artikel 1 wordt de betrouwbaarheid van het interne controlesysteem, geëvalueerd via interne auditactiviteiten.
Deze worden opgevat en uitgevoerd op basis van een onafhankelijke, objectieve, systematische en methodologische aanpak. Ze geven de dienst een redelijke zekerheid over de mate waarin hij zijn verrichtingen beheerst en bieden raad om deze te verbeteren.
Ze worden uitgeoefend onder toezicht van het Auditcomité van de federale overheid opgericht bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid.
Deze evaluatie geeft aanleiding tot een dialoog tussen de interne auditoren en het management en mondt uit in het formuleren van aanbevelingen om het interne controlesysteem te verbeteren en de zwakke punten ervan bij te sturen. Deze aanbevelingen worden gericht aan de betrokken verantwoordelijken, ieder wat diens bevoegdheid betreft. Die verantwoordelijken zijn verplicht ermee rekening te houden. Of zij ermee rekening houden wordt opgevolgd volgens de bepalingen van artikel 10 van dit besluit.
§ 2. De interne auditactiviteiten beogen de activiteiten, processen, procedures en structuren die onder het gezag vallen van de leidinggevende, en die bijdragen tot de openbare dienstverlening of die openbare ontvangsten of uitgaven met zich brengen, te verbeteren.
De interne auditactiviteiten slaan niet op de evaluatie van personen.
De interne auditoren hebben een middelenverplichting.
TITEL II. - Organisatie van de interne auditactiviteiten.
HOOFDSTUK I. - Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten.
Art. 4. De definitie van de voorwaarden waaronder de interne auditactiviteiten worden uitgevoerd, van hun actiemiddelen en van hun kwaliteitsnormen valt onder de normen die zijn vastgelegd door het Institute of Internal Auditors (IIA).
De organisatie van deze activiteiten wordt bepaald in akkoord met het Auditcomité van de federale overheid. De leidinggevende heeft geen beslissingsbevoegdheid over hun interventiegebied noch over de verspreiding van de resultaten.
De interne auditactiviteiten worden zo georganiseerd dat de externe controle-instanties zich desgevallend op valabele wijze kunnen beroepen op de besluiten ervan.
De interne auditactiviteiten worden minstens vijfjaarlijks geëvalueerd door een bevoegd en onafhankelijk evaluator of team, bestaande uit personen extern aan de Dienst.
Art. 5. § 1. De interne auditactiviteiten dekken alle doelstellingen van het intern controlesysteem van een dienst. De prioriteiten worden in een werkprogramma opgenomen, dat door de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten opgesteld wordt. De leidinggevende kan hem terzake relevante informatie verstrekken, rekening houdend met zijn risicoanalyse.
Het werkprogramma wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité van de federale overheid en vastgelegd op basis van een specifieke risicoanalyse opgemaakt door de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en regelmatig bijgewerkt. Ook de wijzigingen van het werkprogramma en alle aanvullende documenten moeten door het Auditcomité worden goedgekeurd. Het Auditcomité kan echter afzien van voorafgaande goedkeuring van kleine of spoedeisende wijzigingen.
Nadat het Auditcomité van de federale overheid het werkprogramma van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten heeft goedgekeurd, deelt deze verantwoordelijke het aan de leidinggevende mee.
§ 2. Voor de processen die verrichtingen omvatten die onderworpen zijn aan een externe controle kan de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten, na gunstig advies van het Auditcomité van de federale overheid, protocollen afsluiten om de regeling van de coördinatie van de taken en de uitwisseling van informatie te formaliseren.
Hoe dan ook sluit de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten, na gunstig advies van het Auditcomité van de federale overheid, een protocol af met de Inspectie van Financiën. Dit protocol strekt ertoe de regeling te formaliseren voor het coördineren van de taken en het uitwisselen van informatie voor de analyse van de processen die procedures voor overheidsopdrachten, voor toekenning van facultatieve toelagen en voor werving van contractuele personeelsleden behelzen. Daartoe houdt hij desgevallend rekening met het protocol bedoeld in artikel 12, 5°, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid.
§ 3. Het werkprogramma voorziet erin dat een bepaald gedeelte van de middelen van de interne auditdienst mag worden gebruikt om tegemoet te komen aan specifieke verzoeken bepaald in artikel 6.
Art. 6. § 1. Onder specifiek verzoek verstaat men een verzoek inzake een opdracht waarvan de doelstellingen, de aard en het domein worden bepaald door de verzoeker.
Specifieke verzoeken gaan uit van :
- de betrokken Minister,
- of de leidinggevende,
- of het Auditcomité van de federale overheid, desgevallend aanhangig gemaakt door de Ministerraad, de Minister van Begroting of de Minister van Ambtenarenzaken.
§ 2. Als de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten specifieke verzoeken krijgt, overweegt hij deze geval per geval. Als hij beslist een opdracht te aanvaarden, plaatst hij die op het werkprogramma bedoeld in artikel 5, § 1.
De aard van deze opdrachten, de werklast die ze met zich meebrengen en de relaties die ze teweegbrengen tussen de interne auditoren en het management moeten verenigbaar zijn met de eisen van de basisopdracht zoals bepaald in artikel 3.
Alle activiteiten die een optreden veronderstellen van de interne auditoren in de besluitvorming en uitvoering van de interne controle moeten ambtshalve worden uitgesloten.
Dezelfde criteria gelden wanneer de aan een dienst eigen interne auditdienst wordt verzocht opdrachten uit te voeren inzake interne audit bij een andere dienst, zoals bedoeld in artikel 7, § 2, 3°.
§ 3. Als in het bepaald bij de artikelen 12, 13 en 15, § 3 van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole, de Inspectie van Financiën belast wordt met een opdracht tot evaluatie van de beheerssystemen, brengt de Korpschef van de Inspectie van Financiën het Auditcomité van de federale overheid hiervan op de hoogte.
Art. 7. § 1. Binnen elke dienst worden de interne auditactiviteiten georganiseerd, uitgevoerd, en opgevolgd onder het gezag van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten.
Deze verantwoordelijke is het hoofd van de interne auditdienst of de gedeelde auditdienst bedoeld in § 2. Hij is houder van een staffunctie en wordt behoudens andersluidende bepalingen in onderhavig besluit :
-
voor wat betreft de diensten bedoeld in artikel 1, 1° en 2° aangesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 houdende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale en de programmatorische federale overheidsdiensten;
-
voor wat betreft de diensten bedoeld in artikel 1, 3° tot en met 7° aangesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut.
Deze bepalingen moeten gelezen worden rekening houdende met de optie die de betrokken Minister heeft gekozen met toepassing van de paragrafen 2 en 5.
De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten oefent zijn functies autonoom uit, overeenkomstig onderhavig besluit. Hij brengt verslag uit over zijn activiteiten bij het Auditcomité van de federale overheid en communiceert rechtstreeks, vertrouwelijk en in alle vrijheid met dit comité. Hij levert het Auditcomité de informatie, rapporten en andere documenten die het hem vraagt.
Een zelfde verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten kan zijn tijd verdelen over verschillende diensten, op voorwaarde dat hij bij elk van deze diensten enkel wordt ingezet voor interne auditactiveiten.
§ 2. De interne auditactiviteiten worden uitgeoefend op een van de volgende drie manieren :
-
oprichting van een...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI