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Arrêté royal relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, de 15 mai 2022

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Vincent

CHAPITRE Ier. - Définition et organisation

Article 1er. Le présent arrêté s'applique :

  1. aux services publics fédéraux et services publics de programmation,

  2. au Ministère de la Défense,

  3. aux administrations dotées d'une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique, dénommées " services administratifs à comptabilité autonome ", au sens de l'article 2, alinéa 1er , 2° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral,

  4. à la Régie des Bâtiments,

  5. à l'Agence fédérale pour la Sécurité de la chaîne alimentaire,

  6. à l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile,

  7. à l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé,

  8. à l'Agence fédérale de la Dette,

  9. aux entreprises à caractère commercial, industriel ou financier, dotées d'un régime d'autonomie mais sans personnalité juridique, appelées " entreprises d'Etat ", au sens de l'article 2, alinéa 1er, 4° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral.

    Art. 2. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :

  10. Services : les entités mentionnées à l'article 1er ;

  11. Dirigeant : le responsable administratif du niveau le plus élevé dans un service mentionné à l'article 1er ;

  12. Comité d'audit de l'Administration fédérale : organe consultatif indépendant créé par l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale et défini à l'article 2, § 1 et § 2 ;

  13. Service fédéral d'audit interne : service créé par l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et définit à l'article 6, § 1er ;

  14. Maîtrise de l'organisation : un processus intégré mis en oeuvre par tous les responsables et tous les collaborateurs pour obtenir une assurance raisonnable concernant :

    1. l'atteinte effective des objectifs fixés ;

    2. la gestion efficiente des risques liés aux objectifs ;

    3. le respect de la réglementation et des procédures ;

    4. le fonctionnement efficace, efficient et éthique des services et l'allocation économique des ressources ;

    5. la protection de leurs actifs et la prévention de la fraude ;

    6. le respect de l'obligation de rendre compte.

  15. Système pour la maîtrise de l'organisation : ensemble de mesures, d'activités et de projets collaboratifs comprenant la structure, l'organisation, les processus, les procédures et les outils nécessaires à la mise en oeuvre pratique et au suivi de la maîtrise de l'organisation au sein d'un service ;

  16. Niveau de maturité : score permettant de définir la structure apprenante d'un service et qui indique la mesure dans laquelle le service peut s'améliorer continuellement. Le score résulte d'une auto-évaluation par domaine de gestion qui s'effectue par le biais d'une grille d'évaluation imposée par un arrêté ministériel, comme visé à l'article 4. Plus un service a un degré de maturité élevé, plus il sera capable de déployer explicitement et de façon cohérente des processus qui seront gérés, mesurés, contrôlés et continuellement améliorés ;

  17. Domaine de gestion : thème organisationnel spécifique pour aboutir à une maîtrise de l'organisation performante au sein d'un service, qui couvre une composante du référentiel COSO complète ou une partie d'une ou de plusieurs composantes du référentiel COSO, comme défini à l'article 3 du présent arrêté ;

  18. Coordinateur maîtrise de l'organisation : personne au sein d'un service qui est chargée de la coordination des activités relatives à la maîtrise de l'organisation ainsi que de la conception, du développement et de la maintenance du système pour la maîtrise de l'organisation ;

  19. Risk officer : personne au sein du service chargée de la coordination de la partie gestion des risques de la maîtrise de l'organisation ;

  20. Comité des risques : comité visé à l'article 5, § 3 du présent arrêté.

    Art. 3. Chacun des services visés à l'article 1er assure le bon fonctionnement de sa maîtrise de l'organisation et de son système pour la maîtrise de l'organisation. Le dirigeant est le responsable final de la mise en place et du bon fonctionnement de la maîtrise de l'organisation et du système pour la maîtrise de l'organisation.

    La maîtrise de l'organisation est conçue et évaluée selon les dix-sept principes du cadre de travail COSO du " Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission " de 2013 et clarifiée dans les grandes lignes de l'INTOSAI de 2004 concernant les normes en matière de maîtrise de l'organisation au sein de l'administration.

    Par dérogation au deuxième alinéa, un dirigeant peut décider d'utiliser un autre cadre de travail, à condition que ce cadre de travail soit mentionné dans une liste d'autres cadres de travail qui couvrent tous les dix-sept principes COSO.

    Le Service public fédéral Stratégie et Appui tient cette liste à jour afin que tous les services puissent avoir connaissance des cadres de travail dont la compatibilité avec le cadre COSO a été constatée. Chaque dirigeant peut décider d'utiliser un cadre de travail figurant dans cette liste.

    Cette compatibilité d'un autre cadre de travail avec le cadre COSO est décidée par le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le Ministre qui a le Budget dans ses attributions après avoir demandé l'avis du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le Comité d'audit de l'Administration fédérale dispose de 120 jours pour formuler un avis à ce sujet. A défaut d'avis dans ce délai, il est passé outre à la consultation du Comité.

    Art. 4. Sur proposition de l'Audit interne fédéral, le Ministre qui a la fonction publique dans ses attributions et le Ministre qui a le budget dans ses attributions définissent et imposent, par arrêté ministériel, les différents domaines de gestion, ainsi que leurs grilles d'évaluation.

    Le dirigeant détermine le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion. Le niveau minimum de maturité est déterminé de telle manière qu'il offre une assurance raisonnable pour la réalisation de tous les objectifs dont le dirigeant est responsable, tel que mentionné à l'article 2, 3° , et pour la bonne gestion de l'organisation. Le dirigeant communique le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion au ministre compétent.

    Chaque ministre doit veiller, en concertation avec le dirigeant, à ce que la maîtrise de l'organisation mise en place dans chaque service pour lequel il est compétent permette de donner, avec une assurance raisonnable, des garanties de réalisation des objectifs stratégiques.

    Chacune des entités visées à l'article 1er se charge de documenter son système pour la maîtrise de l'organisation. Cette documentation reprendra également un état des lieux des recommandations des audits précédents.

    Art. 5. § 1er. Chaque membre du personnel contribue à son niveau au bon fonctionnement de la maîtrise de l'organisation. La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement de la maîtrise de l'organisation relève de chaque responsable, de chaque titulaire d'une fonction de management et enfin, du dirigeant.

    § 2. Le dirigeant désigne au moins un Coordinateur maîtrise de l'organisation et au moins un Risk officer. Le dirigeant peut décider d'attribuer les deux rôles ou les deux fonctions à une seule et même personne.

    § 3. Le dirigeant veille à réunir régulièrement le comité des risques, à savoir un organe consultatif dans lequel le dirigeant, avec son comité de direction, le cas échéant les titulaires d'une fonction de management ou d'encadrement, les représentants de la 2ème ligne de défense, et éventuellement des experts externes, discutent des risques encourus par le service (y compris les risques qui pourraient compromettre le bon fonctionnement du système pour la maîtrise de l'organisation), déterminent le degré d'appétence au risque et approuvent l'analyse des risques.

    Art. 6. § 1er. Le Service public fédéral Stratégie et Appui est chargé du support méthodologique lors du développement de la maîtrise de l'organisation dans les services.

    1) A la demande d'un service, il peut être chargé de missions de conseil ;

    2) Ce service peut, de sa propre initiative, mettre en place des réseaux thématiques interdépartementaux et en assurer la coordination.

    § 2. Dans le cadre de la maîtrise de l'organisation, le service de support visé au § 1er assure le secrétariat et le support technique d'un réseau de contacts composé des Coordinateurs maîtrise de l'organisation et des Risk officers.

    CHAPITRE II. - Modalités de rapportage

    Art. 7. Chaque année, le dirigeant établit un rapport dans lequel il indique dans quelle mesure les objectifs généraux de la maîtrise de l'organisation ont été atteints, ainsi qu'une description de son système pour la maîtrise de l'organisation.

    Ce rapport comprend au moins les rubriques suivantes :

  21. Une image de la maîtrise de l'organisation et du système pour la maîtrise de l'organisation conformément au cadre choisi, visé à l'article 3. Cette rubrique comprend au moins les éléments suivants :

    1. Un aperçu du niveau de maturité déterminé par autoévaluation, par domaine de gestion ;

    2. Une autoévaluation par domaine de gestion ;

    3. Les objectifs à atteindre pour l'amélioration de la maîtrise de l'organisation et pour le système pour la maîtrise de l'organisation sur la base de l'autoévaluation ;

  22. Un plan d'action qui montre comment les services vont améliorer leur maîtrise de l'organisation et leur système pour la maîtrise de l'organisation ;

  23. Les dates auxquelles le comité des risques, tel que défini à l'article 5, § 3 a été consulté ainsi qu'une synthèse des conclusions atteintes et des décisions prises.

  24. Une reconnaissance de la responsabilité par le dirigeant du bon fonctionnement et de l'évaluation de la maîtrise de l'organisation et du système pour la maîtrise de l'organisation.

    Le rapport relatif à l'année écoulée est adressé au Comité d'audit de l'Administration fédérale pour le 15 mars de l'année en cours, avec copie au ministre qui a le service dans...

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