Arrêté de l'Administrateur général fixant les subdélégations de pouvoirs au sein de la Régie des Bâtiments, de 8 septembre 2017
CHAPITRE Ier. - Dispositions générales
Article 1er. Dans le présent arrêté, on entend par :
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le Ministre : le ministre compétent pour la Régie des Bâtiments;
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l'Administrateur général : l'Administrateur général de la Régie des Bâtiments;
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le Comité de Direction : le Comité de Direction de la Régie des Bâtiments;
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le Membre du Comité de Direction : l'Administrateur général de la Régie des Bâtiments, le Directeur général Stratégie et Gestion immobilière, le Directeur général Services opérationnels, le Directeur général Gestion clients et le Directeur Services d'encadrement;
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le Directeur général : un Directeur général de la Régie des Bâtiments;
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le Directeur Services d'encadrement : le Directeur Services d'encadrement de la Régie des Bâtiments qui est assimilé, en ce qui concerne les subdélégations, à un Directeur général :
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la Division : la sous-entité identifiée comme telle dans l'organigramme de l'annexe 1reau présent arrêté;
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le Chef de division : le membre du personnel qui est chargé par le Comité de Direction de diriger une Division;
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le Service : la sous-entité identifiée comme telle dans l'organigramme de l'annexe au présent arrêté;
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le Chef de service : le membre du personnel qui est chargé par le Comité de Direction de diriger un Service;
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un Manager de projet : le membre du personnel qui est responsable de la coordination, du contrôle de la qualité et des processus des projets immo, facility ou construction et rénovation dans la région de Bruxelles, Flandre ou Wallonie;
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un Projet : un ensemble d'activités cohérentes dans une association temporaire afin, de fournir, dans des conditions fixées au préalable, un résultat prédéfini au niveau immo, facility, construction et rénovation, ICT ou organisation interne;
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Chef de projet : le membre du personnel qui supervise un Projet;
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Membre du personnel : le fonctionnaire statutaire, le stagiaire et le membre du personnel contractuel.
Art. 2. Chaque sous-entité peut être subdivisée en sous-structures telles que piliers, équipes, cellules, groupes de bâtiments et est toujours dirigée par un chef fonctionnel désigné à cette fin par le Chef de service, le Chef de division ou les membres du Comité de Direction.
Art. 3. Les compétences de décision déléguées par le présent arrêté sont exercées dans les limites et le respect des conditions et modalités telles que fixées dans les dispositions de lois, arrêtés, circulaires, manuels et ordres de service pertinents et autres formes de réglementations, instructions et décisions, ainsi que des plans de gestion y afférents.
Art. 4. § 1er. Lorsque la compétence de décision pour certaines matières est déléguée explicitement par le présent arrêté, la délégation s'étend également :
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aux décisions qui doivent être prises dans le cadre de la préparation et de la mise en oeuvre des matières visées;
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aux décisions d'intérêt secondaire ou de nature complémentaire, indispensables à l'exercice de la compétence ou en faisant partie intégrante;
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à la conclusion de contrats.
§ 2. Chaque décision est toujours soumise par un Chef de projet sous la forme d'une proposition de décision revêtue d'une double signature du Chef de projet et de son Chef de service qui contrôle cette proposition.
La double signature n'est pas applicable si le Chef de projet est lui-même délégué en vertu du présent arrêté.
Si le Chef de service n'est pas habilité à prendre lui-même la décision, la proposition de décision est transmise successivement et conformément aux descriptions de processus établies par l'entremise du Manager de projet compétent au Chef de division et aux Membres du Comité de Direction jusqu'à l'agent ou au Ministre habilité à prendre la décision proposée.
§ 3. Les Chefs de service sont compétents pour tenir la correspondance et prendre des décisions relatives à des matières qui relèvent de la gestion journalière de leur Service.
Les tâches suivantes peuvent également être accomplies par des membres du personnel de niveau A dans le cadre des tâches qui leur ont été assignées :
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l'échange d'informations ou de documents;
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la demande d'informations ou d'explications à des collègues au sein ou en dehors de son propre Service;
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la signature de notes dans des affaires de routine;
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la signature de notes contenant des positions qui ont été généralement acceptées au sein du Service ou qui peuvent être considérées par un membre du personnel traitant prudent comme étant peu discutables;
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la certification conforme de copies.
§ 4. Seuls les Managers de projet et les Chefs de division sont compétents pour toute la correspondance qui doit être considérée comme importante au sein de leur domaine de compétence compte tenu de :
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la valeur en tant que décision de principe ou précédent;
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l'incertitude quant à la position à adopter;
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l'impact éventuellement important d'une position à adopter pour la Régie des Bâtiments;
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la nécessité d'uniformité du traitement;
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l'engagement de la Régie des Bâtiments vis-à-vis de tiers.
§ 5. Les Notes adressées à l'Inspection des Finances sont toujours soumises par le Chef de projet et son Chef de service et signées par un Manager de projet, un Chef de division ou un Membre du Comité de Direction selon la compétence pour la décision à prendre.
Art. 5. Seuls les Projets approuvés par le Comité de Direction peuvent faire l'objet d'une subdélégation.
Art. 6. Pour des dossiers spécifiques, le Chef de service, le Manager de projet, le Chef de division ou les Membres du Comité de Direction peuvent, s'ils le jugent opportun, à tout moment et par simple décision, retirer, temporairement ou définitivement, en tout ou en partie, les subdélégations accordées conformément au présent arrêté et les reprendre de nouveau eux-mêmes.
Art. 7. Lorsque l'exercice des délégations conférées par le présent arrêté implique la passation d'un marché public, les dispositions du chapitre IV s'appliquent.
Art. 8. Chaque membre du personnel est responsable, en tant que subdélégué, vis-à-vis de son supérieur hiérarchique et du Comité de Direction de l'utilisation du système des subdélégations et peut être à tout moment invité à se justifier à cet égard.
Art. 9. Les montants, visés dans le présent arrêté, sont hors taxe sur la valeur ajoutée.
CHAPITRE II. - Compétences de l'Administrateur général de la Régie des Bâtiments
Art. 10. L'Administrateur général est chargé de la gestion journalière de la Régie des Bâtiments et préside le Comité de Direction dont il fait partie.
Art. 11. § 1er. En cas d'absence ou d'empêchement de l'Administrateur général, ses compétences sont exercées par le Membre du Comité de Direction désigné à cette fin par l'Administrateur général.
§ 2. En cas d'absence ou d'empêchement de l'Administrateur général, la formule à utiliser pour la signature est la suivante :
" Au nom de l'Administrateur général de la Régie des Bâtiments
Le délégué,
Nom et fonction ".
§ 3. Les membres du personnel à qui l'Administrateur général accorde sa signature pour signer par ordre doivent utiliser la formule suivante :
" Par ordre de l'Administrateur général de la Régie des Bâtiments,
Nom et fonction ".
CHAPITRE III. - Compétences en matière d'organisation interne
Art. 12. Le Comité de Direction est compétent pour prendre des décisions en ce qui concerne l'organisation des travaux et le bon fonctionnement de l'organisation, y compris la division en sous-entités, la fixation de l'organigramme, la gestion des processus et la gestion de la communication.
Art. 13. Le Comité de Direction organise le système de contrôle interne de telle manière que le système des subdélégations est utilisé de façon efficace et expédiente et que des abus sont évités.
CHAPITRE IV. - Compétences en matière de marchés publics
Art. 14. § 1er. Le Ministre est exclusivement compétent pour décider de l'objet de tous les marchés publics dont la valeur estimée dépasse le seuil de 135.000 euros.
§ 2. Chaque Chef de service, Manager de projet, Chef de division ou membre du Comité de Direction est compétent pour décider de l'objet de tous les marchés publics dont la valeur estimée ne dépasse pas le seuil de 135.000 euros.
Art. 15. § 1er. Après l'approbation de l'objet d'un marché public conformément à l'article 14, la compétence pour définir la procédure de passation, approuver et signer les documents du marché et lancer la procédure de passation pour tous les marchés publics, y compris la publication de tous les avis de marché et de tous les avis rectificatifs, est réglée comme suit :
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Concernant les marchés de travaux, en ce compris les marchés de promotion pour autant que l'estimation des coûts de construction de ces marchés de promotion ne dépasse pas le montant de 2.700.000 euros :
a) marchés publics qui sont passés par procédure ouverte ou restreinte ou par dialogue compétitif et dont la valeur estimée ne dépasse pas les montants suivants :
i) jusque 400.000 euros : Chef de service
ii) jusque 900.000 euros : Manager de projet
iii) jusque 1.400.000 euros : Chef de division
iv) jusque 2.000.000 euros : Directeur général
v) jusque 2.700.000 euros : Administrateur général
b) marchés publics qui sont passés par procédure concurrentielle avec négociation ou procédure négociée sans publication préalable ou procédure négociée directe avec publication préalable et dont la valeur estimée ne dépasse pas les montants suivants :
i) jusque 100.000 euros : Chef de service
ii) jusque 200.000 euros : Manager de projet
iii) jusque 400.000 euros : Chef de division
iv) jusque 600.000 euros : Directeur général
v) jusque 750.000 euros : Administrateur général
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Concernant les marchés de fournitures :
a) marchés publics qui sont passés par procédure ouverte ou restreinte ou par dialogue compétitif et dont la valeur estimée ne dépasse pas les montants suivants :
i) jusque 100.000 euros : Chef de service
ii) jusque 200.000 euros : Manager de projet
iii) jusque 400.000 euros : Chef de division
iv) jusque 700.000 euros : Directeur général
v) jusque 900.000 euros...
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