18 MAART 2020. - Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank
VERSLAG AAN DE KONING
Algemene toelichting
In het kader van de informatisering van Justitie werd door de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen de mogelijkheid ingevoerd in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en werd dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank voor de veilige en langdurige bewaring ervan. Daarin zouden ook de gedematerialiseerde afschriften bewaard worden van de akten die nog op papier zouden worden verleden. Dergelijk project moest gepaard gaan met grondige juridische en technische analyses en ontwikkelingen zodat in de wet werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de Notariële Aktebank te regelen bij Koninklijk Besluit.
Het ontwerp van Koninklijk Besluit werd door de Minister voorgelegd aan de toenmalige Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, die hierover haar advies heeft gegeven (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012). Aanpassingen aan het ontwerp aan dit advies werden doorgevoerd, doch dit kon niet meer gefinaliseerd worden in de toen lopende legislatuur om diverse redenen. Enerzijds werd dit doorkruist door aanverwante initiatieven, waaronder de toen lopende informatisering van FOD Financiën en de elektronische uitwisseling van gegevens tussen de notariskantoren en Patrimoniumdocumentatie en in het bijzonder de registratie- en hypotheekkantoren. Daarbij bestaan vele interdependenties tussen beide informatiseringsprojecten, waar de technische implicaties ook een impact hebben op de modaliteiten van de gedematerialiseerde afschriften in NABAN. Anderzijds vergde de optimale tegemoetkoming aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een aanpassing van het wettelijk kader van NABAN zelf met betrekking tot de instantie die verantwoordelijk is voor het beheer en de verwerking van de gegevens. Verscheidene analyses werden intussen volbracht die aan het licht hebben gebracht dat de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn noopten tot een gefaseerde aanpak voor de oprichting van de Notariële Aktebank. Deze laatste twee vaststellingen hebben ertoe geleid dat door de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, werd geopteerd om het beheer van de Notariële Aktebank te verduidelijken en de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten. De notariële akten behoren immers tot het openbaar domein en moeten in beginsel tot in de eeuwigheid bewaard kunnen blijven. Bij de aanpassing door de wet van 6 juli 2017 werd tevens bepaald dat de Notariële Aktebank zou in werking treden uiterlijk op 1 januari 2020.
Dit koninklijk besluit is de verderzetting van dit proces dat werd heropgestart met de wet van 6 juli 2017. Aangezien de Koning ter begeleiding van de inwerkingtreding op 1 januari 2020 de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Notariële Aktebank zal worden ingericht, beheerd en georganiseerd, de toegang ertoe en de modaliteiten van opstelling en bewaring van de gedematerialiseerde afschriften van de akten dient te bepalen, behoort dit ontwerp van koninklijk besluit tot de lopende zaken.
Hoofdstuk 4 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft de mogelijkheid ingevoerd in de organieke wet op het notarisambt (wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt) om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en heeft dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank (afgekort NABAN) voor de veilige bewaring ervan. Daarbij werd tevens bepaald dat deze Notariële Aktebank een gedematerialiseerd afschrift zou bevatten van alle op papier verleden akten, zodat de burger aldaar een overzicht zou vinden van alle akten waarbij hij partij is geweest na de oprichting van NABAN. Omwille van de belangrijke juridische en technische analyses en ontwikkelingen waarmee dit gepaard gaat, werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de NABAN en de bepaling van de maatregelen die nodig zijn om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de in de Notariële Aktebank bewaarde afschriften van notariële akten te waarborgen, te regelen bij Koninklijk Besluit.
Door de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn die gepaard moet gaan met voortdurende leesbaarheid en onveranderlijkheid van de akte, heeft de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, geopteerd om de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten, op 1 januari 2020.
De bewaring moet kunnen garanderen dat het gedematerialiseerd afschrift van de akte leesbaar blijft ondanks toekomstige evoluties in de software, ongewijzigd blijft en veilig is voor eventuele virtuele inbraken, dat de drager waarop zij is opgeslagen niet onbruikbaar of onleesbaar wordt, enz... maar ook dat de privacy van de betrokken partijen te allen tijde wordt geëerbiedigd. Daarom werd door de wet van 6 mei 2009 een nieuw artikel 18 ingevoegd in de organieke wet op het notarisambt waarbij een centrale Notariële Aktebank wordt gecreëerd, waar de gedematerialiseerde afschriften van alle akten die worden verleden door notarissen worden bewaard. NABAN zal onder het beheer staan van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Tegelijkertijd bepaalt de wet dat het gedematerialiseerd afschrift dat zal worden opgenomen in NABAN de bewijswaarde krijgt van een eerste uitgifte. Aldus vormt de Notariële Aktebank een volledige authentieke bron wat betreft de notariële akten.
Naast de verzekerde bewaring, brengt de inrichting van de NABAN de authentieke akte ook dichter bij de partijen, nu deze hun akten rechtstreeks zullen kunnen raadplegen, als zij zich identificeren via hun elektronische identiteitskaart of een gelijkwaardig identificatiemiddel dat ondersteund wordt door het systeem.
De tekst werd tenslotte verduidelijkt en vervolledigd naar aanleiding van de opmerkingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020) en van de Raad van State.
Betreffende de opmerking van de Raad van State dat bepaalde delegaties een beleidsdaad in hoofde van de beheerder zouden kunnen impliceren (advies 66.830/2 van de Raad van State, gegeven op 13 januari 2020, nr. 3) dient te worden aangestipt dat het in de weerhouden bepalingen enkel gaat om technische procedures en modaliteiten, die geen beleidskeuze inhouden en waarvoor geen formele goedkeuring of bekrachtiging is vereist. De opdrachten die bij dit besluit aan de beheerder worden toegewezen, dienen bovendien te worden gelezen in het licht van de verplichtingen van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat als verantwoordelijke voor de verwerking zoals voorzien door de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (GDPR). Voor zover het beheer van de toegang tot de Notariële Aktebank aanleiding zou geven tot beslissingen met een discretionair karakter, en dit binnen het bestaande wettelijke kader inzake de toegang tot notariële akten (infra, artt. 13-15), voorziet de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens reeds in kanalen waartoe betrokkenen zich kunnen wenden om rechtzettingen te bekomen.
Met het oog op de voormelde doelstellingen, regelt het huidige Koninklijk Besluit de inrichting van NABAN, de toegang daartoe en de technische modaliteiten volgens de welke de gedematerialiseerde afschriften van papieren akten kunnen worden opgemaakt en bewaard.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Dit artikel definieert een aantal begrippen die verder in het KB aan bod komen.
Met het begrip "toegangsverificatie" wordt de procedure geviseerd waarmee iemand (notaris of partij) zich elektronisch aanmeldt en toegang moet krijgen tot NABAN.
Het identificatienummer van de partijen en notarissen dient ter identificatie van de betrokkenen om toegang te krijgen tot NABAN en strekt ertoe op afdoende wijze te verzekeren dat geen onrechtmatige toegang kan worden verschaft aan onbevoegde personen.
Het in de wet niet nader omschreven begrip "gedematerialiseerd afschrift" wordt verder gepreciseerd en afgestemd op de omschrijving die werd gegeven aan de elektronische uitgifte die wordt aangewend in het kader van de elektronische aanbieding van de akten ter registratie en op het hypotheekkantoor, waar eveneens wordt voorzien dat deze gebeurt door aanbieding van een elektronische uitgifte die enkel de inhoud va de minuut herneemt, met inbegrip van de eventuele vermeldingen aan de voet (art. 1, 2° KB van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking). Zoals bij elektronische aanbieding ter registratie en op het hypotheekkantoor wordt ook voorzien dat een kopie van de bijlagen mee moeten worden neergelegd teneinde een volledig en getrouw beeld te geven van de akte.
Tenslotte wordt ook de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI