17 MAART 2021. - Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën
VERSLAG AAN DE KONING
Sire,
Het ontwerp van koninklijk besluit dat wij de eer hebben aan Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, strekt overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 29, § 2, derde lid en 79 van het oud Burgerlijk Wetboek, tot het bepalen door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten van respectievelijk meer dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud afgeleverd worden en op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische doeleinden.
De wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (B.S. 2 juli 2018) beoogt in haar Titel 2 de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand en heeft de oprichting van een Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) en de vereenvoudiging van de bestaande procedures en akten tot doel. Voorliggend koninklijk besluit past in het kader van de tenuitvoerlegging van die wet.
Deze wet van 18 juni 2018, zoals gewijzigd door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie, heeft de familierechtbank de bevoegdheid met betrekking tot het verlenen van toestemming om bepaalde opzoekingen te laten verrichten of een eensluidend afschrift of een uittreksel te laten geven over de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft, ontnomen.
Daarnaast werd de termijn van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand van 100 jaar gedifferentieerd. Voor huwelijksakten is de termijn voortaan 75 jaar en voor overlijdensakten 50 jaar. Voor de overige akten werd de termijn van 100 jaar behouden.
De wetgever heeft vervolgens aan de Koning de bevoegdheid gegeven om te bepalen:
- door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten van respectievelijk meer dan 50, 75 en 100 jaar oud afgeleverd worden (art. 29, § 2, derde lid oud BW) en
- op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden (art. 79 oud BW).
Bij het bepalen hiervan moet er rekening mee worden gehouden dat er voortaan verschillende registers naast elkaar bestaan, nl. de oude papieren registers van de burgerlijke stand en de DABS.
Het opschrift van het ontwerp van koninklijk besluit werd aangevuld op advies van de Raad van State omdat het ontwerp ook op algemene wijze, dus zonder beperking tot genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, regelt hoe een uittreksel of een afschrift van openbare akten kunnen worden geraadpleegd.
Om dezelfde reden werd de structuur van het ontwerp aangepast om dit onderscheid duidelijker naar voren te laten komen.
De Raad van State is daarenboven van mening dat de aangehaalde bepalingen geen voldoende rechtsgrond bieden voor artikel 4.
De Raad van State stelt in haar advies dat het op grond van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen inderdaad aan de federale wetgever is om te voorzien in een rechtsgrond. Wat de burgerlijke stand betreft gaat het met name over de regelingen die opgenomen zijn in de artikelen 125, 126, 127 en 132 van de nieuwe gemeentewet, voor zover zij de registers van de burgerlijke stand betreffen. Artikel 126 van de nieuwe gemeentewet heeft specifiek betrekking op het verstrekken van uittreksels en afschriften, het legaliseren van handtekeningen en het eensluidend verklaren van afschriften van stukken door de burgemeester en de ambtenaar van de burgerlijke stand. De Raad van State haalt daarnaast ook artikel 173 van de Grondwet aan, dat stelt dat een gemeente van de burgers geen andere retributies dan de belastingen kan eisen dan wanneer de wet dit formeel mogelijk maakt.
De beoogde rechtsgrond kan echter gevonden worden in artikel 13 van de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten: "Voor de afgifte van een afschrift van een bestuursdocument kan een vergoeding worden gevraagd waarvan het bedrag wordt vastgesteld door de provincie- of gemeenteraad. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs."
Er zijn wel beperkingen aan het opleggen van een vergoeding, die de toenmalige Minister van Binnenlandse Zaken concreet invulde: "Wat betreft de vergoeding die in het kader van zowel actieve als passieve openbaarheid eventueel kan worden gevraagd voor de afgifte van een document, dient opgemerkt dat moeilijk kan worden aanvaard dat de wetgever de provincies en gemeenten zou dwingen om dit gratis te doen en alsdusdanig hun budgetten zou gaan bezwaren. Uitgangspunt is bijgevolg dat de vergoeding voor de afgifte van kopies zal worden vastgesteld door de provincie-of gemeenteraad. Wel werd een rem ingebouwd: de vergoeding die eventueel wordt gevraagd mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs. Voor het verkrijgen van berichten en informatie van algemeen belang zou als principe moeten gelden dat de burger hiervoor niet moet betalen. Wel moet de mogelijkheid worden voorzien dat voor sommige inlichtingen en documentatie een vergoeding wordt aangerekend, bijvoorbeeld wanneer een abnormaal hoog aantal documenten wordt opgevraagd of wanneer het verzoek er op gericht is de werking van het bestuur te verhinderen. In principe is de toegang tot informatie (ook een afschrift) dus gratis; de mogelijkheid om een bepaalde prijs aan te rekenen dient om misbruiken te voorkomen of te bestrijden. Bij het bepalen van de kostprijs kan rekening worden gehouden met de kosten van het papier en eventueel met de afschrijving van de fotokopieermachine. Personeelskosten, portkosten, ... worden hierbij in principe niet in aanmerking genomen, tenzij in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer een personeelslid een gehele dag wordt geïmmobiliseerd omdat er zoveel moet worden gekopieerd. De vaststelling van het bedrag mag echter in geen geval dienen om de openbaarheid te belemmeren en derhalve geen dissuasief karakter hebben." (https://www.dekamer.be/FLWB/pdf/49/0871/49K0871005.pdf.)
De Commissie voor de toegang tot de bestuursdocumenten is van mening dat akten, registers en de tienjaarlijkse tabellen van de burgerlijke stand bestuursdocumenten zijn in de zin van artikel 32 van de Grondwet, de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten voorzover deze documenten zich bij een gemeentelijke administratieve overheid bevinden.
Dit wordt toegelicht in het antwoord van de Minister van Justitie op de vraag nr. 178 van de heer Yves Leterme van 10 februari 2004 over de Toepassing van (toenmalig) artikel 45 van het Burgerlijk Wetboek en de aanrekening van kopieën en uittreksels. (https://www.dekamer.be/QRVA/pdf/51/51K0034.pdf ).
De Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten bevestigt in het recente advies 2019-151 met betrekking tot de weigering om toegang te verlenen tot informatie uit de burgerlijke stand nog eens dat akten van de burgerlijke stand bestuursdocumenten zijn en dat op grond daarvan de wet van 12 november 1997 van toepassing is : "Uit het voorgaande kan worden besloten dat artikel 126 van de nieuwe gemeentewet betrekking heeft op een aangelegenheid die tot de organieke bevoegdheid van de federale staat is blijven behoren, zodat bijgevolg de wet van 12 november 1997 in principe van toepassing is. (https://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/fr/com/publicite/ avis/2019/ADVIES-2019-151.pdf.)
Artikel 126 van de Nieuwe Gemeentewet werd niet werd opgeheven door de Wet van 18 juni 2018.
Er is ook rechtspraak die bevestigt dat de registers van de burgerlijke stand bestuursdocumenten in de zin van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten zijn.
Zo is er het arrest nr. 1497 van het Hof van Beroep te Gent van 12 februari 2003 over het vragen van een vergoeding voor akten van de burgerlijke stand:
"[...]Zoals de eerste rechter terecht aanneemt zijn de registers van de burgerlijke stand bestuursdocumenten in de zin van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten.
Art. 2 van voormelde Wet geeft onder
-
de definitie van administratieve overheid, als zijnde "administratieve overheid zoals bedoeld in art. 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State"
-
de definitie van bestuursdocumenten, als zijnde: "alle informatie in welke vorm ook waarover een administratieve overheid beschikt".
De gemeentelijke overheid is een administratieve overheid die over de informatie neergelegd in de registers van de burgerlijke stand beschikt.
De vaststelling dat voorgaande eventueel als gevolg kan hebben dat dezelfde documenten, minstens dezelfde informatie, die zowel bij een administratieve overheid als bij een andere dienst bewaard worden, bij de administratieve overheid onder een grotere vorm van openbaarheid vallen dan bij die andere dienst, doet geen afbreuk aan wat voorafgaat.
In beginsel is dan ook de voormelde Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten van toepassing op de registers van de burgerlijke stand die zich bevinden bij de Stad Veurne. [...]"
Wat het Rijksarchief betreft, heeft dit, zoals alle andere Federale Wetenschappelijke Instellingen, beheersautonomie.
De instellingen van het Rijksarchief zijn staatsdiensten met afzonderlijk beheer en zij zijn gemachtigd eigen inkomsten te verwerven voor de diensten en producten die zij leveren.
Eenmaal de akten van de burgerlijke stand overgedragen zijn aan het Rijksarchief, vallen zij niet meer enkel onder de desbetreffende bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, maar ook onder de regels van de raadpleging eigen aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.
Rechtsgrond voor de vergoeding verschuldigd aan het Rijksarchief wordt geboden door artikel 128 van de wet van 28 december 1992 houdende...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI