Circulaire relative à la tenue des registres de la population et des étrangers. - (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 15-10-1992 et mise à jour au 14-03-2001) (voir aussi 2006-05-02/38), de 7 octobre 1992
Instructions générales concernant la tenue des registres de la population et des étrangers.
(NOTE : pour motifs techniques, Justel a attribué un numéro d'article à chaque point de la circulaire.)
Partie I. - L'enregistrement de la population.
CHAPITRE I. - Généralités.
Article 1M1. 1. Chaque commune doit tenir un registre de la population et un registre des étrangers.
Art. 2M1. 2. Sont inscrits dans les registres précités les personnes possédant leur résidence principale sur le territoire de la commune, qu'elles y soient présentes ou temporairement absentes.
En ce qui concerne les ressortissants étrangers, l'inscription dans le registre de la population ou dans le registre des étrangers est subordonnée à la constatation de l'admission ou de l'autorisation au séjour ou à l'établissement. Les étrangers admis ou autorisés à séjourner plus de trois mois dans le Royaume sont inscrits au registre des étrangers. Les étrangers admis ou autorisés à s'établir dans le Royaume par le Ministre compétent en matière d'établissement des étrangers ou son délégué sont inscrits au registre de la population.
Art. 3M1. 3. Certaines catégories d'étrangers bénéficient d'un droit au séjour en Belgique et ne sont pas soumis aux modalités d'enregistrement des étrangers ordinaires.
Il y a lieu de relever parmi eux les diplomates et les personnes jouissant d'immunités analogues à celles du corps diplomatique qui ne sont inscrits ni dans le registre de la population, ni dans le registre des étrangers (étrangers visés à l'article 1er de l'arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers (Moniteur belge du 17 décembre 1991).
De même, les fonctionnaires et autres agents étrangers des quatre institutions des Communautés européennes (Parlement, Conseil des Ministres, Commission, Comité économique et social) ainsi que les membres de leur famille vivant à leur charge, pour autant qu'ils ne se trouvent pas inscrits à leur initiative dans le registre de la population ou dans le registre des étrangers, font l'objet d'une mention dans le registre de la population.
Des dispositions particulières régissent les membres du personnel militaire et civil du SHAPE et de l'OTAN (cf circulaire du Ministre de la Justice du 10 mars 1967 (n° 200B/42/SHAPE) et du 21 mai 1963 (n° 200C/42/NATO/1).
Enfin, les autres étrangers visés aux articles 2 et 3 de l'arrêté royal du 30 octobre 1991 précité (à l'exception des étrangers mentionnés supra aux alinéas 3 et 4), qui ne sont pas soumis aux formalités d'enregistrement des étrangers ordinaires, font l'objet d'une mention dans le registre de la population; cette mention étant toutefois distincte de celle des fonctionnaires et autres agents étrangers des quatre institutions des Communautés européennes.
Les modalités d'inscription des différentes catégories d'étrangers privilégiés seront précisées au chapitre VI.
Art. 4M1. 4. Le registre de la population et le registre des étrangers sont tenus obligatoirement sous la forme de fiches classées alphabétiquement. La tenue des registres accessoires tels qu'ils étaient prévus par les anciennes instructions générales du 19 mars 1981 est facultative (index alphabétique, fichier d'habitation, registre des entrées, registre des sorties, registres des naissances et des décès survenus dans une autre commune).
Les moyens informatiques actuels, le cas échéant à l'intervention du Registre national, permettent de répondre aux besoins qui justifiaient dans le passé la tenue de ces registres accessoires.
Art. 5M1. 5. Sur le plan matériel et sous réserves des distinctions à opérer quant au droit de séjour, le registre de la population et le registre des étrangers contiennent un seul fichier alphabétique.
Les fiches relatives aux étrangers inscrits au registre des étrangers portent toutefois un signe distinctif.
Art. 6M1. 6. Pour les présentes instructions générales, le registre de la population visé à l'article 1er de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la population et au registre des étrangers et le registre des étrangers visé à l'article 2 de l'arrêté précité s'intitulent les registres.
Art. 7M1. 7. La tenue des registres est dans les attributions du collège des bourgmestres et échevins. L'officier de l'état civil chargé de faire observer exactement tout ce qui concerne la tenue des registres, est de ce fait directement responsable du respect de la réglementation y afférente. Il est également responsable de la transmission des informations au Registre national des personnes physiques, conformément aux articles 3 et 4 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et des arrêtés d'exécution de celle-ci. Le collège désigne les employés chargés de la tenue des registres de la population.
Le service de la population est ouvert chaque jour ouvrable. Dans un but de meilleur service à la population, il est souhaitable que le service de la population puisse être ouvert en dehors des heures normales de travail et le samedi.
Art. 8M1. 8. Les registres doivent être constamment tenus à jour.
Il incombe à l'administration communale de prendre toutes les mesures d'organisation qui s'imposent en vue d'assurer d'une manière permanente la rectification des situations de résidence, de procéder aux inscriptions et radiations d'office nécessaires et de constater, le cas échéant, les infractions visées par l'article 7 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux cartes d'identité et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.
La rectification et la mise à jour des autres informations concernant les personnes inscrites doivent être effectuées en permanence.
Art. 9M1. 9. Le fait qu'une commune fasse appel au service du Registre national ou à un centre informatique agréé ne la dispense, en aucun cas, de l'obligation de tenir ses registres à jour.
Art. 10M1.
Feuille de renseignements (Modèle)
Demande de dispense de la tenue à jour des fiches de population
(Tableau non repris pour des raisons techniques. Voir M.B. 21-01-2000, p. 2088)
Art. 11M1. 11. Pour la compréhension des instructions générales, il y a lieu de tenir compte des notions suivantes.
- Résidence principale
La résidence principale est soit le lieu où vivent habituellement les membres d'un ménage composé de plusieurs personnes, unies ou non par des liens de parenté, soit le lieu où vit habituellement une personne isolée.
La détermination de la résidence principale se fonde sur une situation de fait, c'est-à-dire la constatation d'un séjour effectif dans une commune durant la plus grande partie de l'année.
Cette constatation s'effectue sur la base de différents éléments notamment le lieu que rejoint l'intéressé après ses occupations professionnelles, le lieu de fréquentation scolaire des enfants, le lieu de travail, les consommations énergétiques et les frais de téléphone, le séjour habituel du conjoint ou des autres membres de la famille.
Aucun refus d'inscription à titre de résidence principale ne peut être opposé pour des motifs de sécurité, de salubrité, d'urbanisme ou d'aménagement du territoire. Si des législations et réglementations particulières en ces matières n'ont pas pour effet de modifier les principes régissant l'inscription dans les registres, une procédure spéciale d'inscription est toutefois prévue consistant en une inscription provisoire permettant, sous certaines conditions, une remise en cause de la situation de résidence, sans léser les personnes concernées des droits attachés à l'inscription dans les registres durant la période précédant une désicion administrative ou judiciaire.
La seule intention manifestée par une personne de fixer sa résidence principale dans un lieu donné n'est pas suffisante pour justifier dans le chef de l'administration communale concernée l'inscription à titre de résidence principale. De même, le refus d'accomplir les formalités d'inscription ou l'intervention d'un tiers (refus du propriétaire de l'immeuble par exemple) ne peuvent remettre en cause la constatation de la réalité de la résidence.
La résidence principale n'est pas modifiée par une absence temporaire.
- Ménage
Le ménage est constitué, soit par une personne vivant habituellement seule, soit par deux ou plusieurs personnes qui unies ou non par des liens de parenté, occupent habituellement un même logement et y vivent en commun.
Ainsi, les salariés qui résident habituellement au domicile de leur employeur font partie de son ménage.
L'ensemble des membres d'une communauté religieuse réunis dans une même maison constitue un ménage; il en est de même pour les militaires réunis dans une caserne et qui n'ont conservé ailleurs ni ménage, ni foyer.
Les personnes admises dans les maisons de repos forment un ménage.
La notion d'appartenance au ménage implique l'existence d'une vie commune entre deux ou plusieurs personnes.
Le fait d'avoir une vie commune doit être considéré comme le critère décisif pour déterminer si des personnes constituent ou non un ménage. Ce critère peut être cerné grâce à des éléments de fait (disposition des lieux, factures de téléphone, relevés de consommation énergétiques, mentions du bail, etc...). La notion de ménage au sens des présentes instructions ne peut être ni déduite, ni influencée par l'obtention ou non de certains avantages sociaux.
L'absence de vie commune se traduit par la constatation qu'une personne constitue un ménage...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI