La tenue de l’A.G
| Auteur | Fédération Belge des copropriétaires |
| Pages | 55-70 |
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Il n'y a pas de disposition légale contraignante en la matière. En principe, tout le monde devrait pouvoir s'exprimer dans sa langue. Le cas échéant, l'un ou l'autre copropriétaire peut servir d'interprète. Il arrive parfois que le syndic traduise les propos tenus.
Dans l'hypothèse où un copropriétaire ne maîtrise aucune langue nationale, il peut se faire assiste d'un traducteur, moyennant l'accord de l'A.G. ou se faire représenter.
Le syndic ne peut présider l'A.G., puisqu'il doit rendre compte de sa gestion. La première chose que devra faire l'A.G., c'est de désigner son président de séance. Ce dernier aura pour rôle d'assurer la police de l'A.G. et de vérifier le résultat des votes.
Souvent, les statuts désignent le président, non pas nommément, mais en faisant référence à la désignation à ce titre du copropriétaire le plus âgé ou possédant le plus grande nombre de millièmes dans les parties communes.
On constate, en pratique, qu'il arrive souvent que le syndic assure lui-même la présidence de l'AG. Le syndic n'est pas toujours à blâmer : il s'agit souvent d'une réponse pragmatique à l'absence de candidat parmi les copropriétaires. Il arrive même que, lorsqu'un président de séance est désigné, celui-ci invite plus ou moins explicitement le syndic à remplir le rôle de président.
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Cette situation est très regrettable. Les copropriétaires doivent prendre conscience de leurs droits, mais également de leurs devoirs, dans la gestion de leur bien commun.
Le rôle du président est essentiel pour la bonne tenue de l'A.G.. C'est lui qui ouvre et clôture la réunion, donne la parole à ceux qui veulent intervenir (et le cas échéant limite le temps d'intervention) et qui assure la «police» de la réunion. Il peut ainsi interrompre les débats, prier toute personne étrangère à l'A.G. de quitter les lieux, mettre les points au vote, annoncer les résultats, signer le PV.
Si un bureau est prévu par les statuts, soit ceux-ci en fixent la composition, soit le Président fait voter la désignation de ses membres.
Le Président vérifie immédiatement après sa désignation si le quorum des présences est atteint. Cela implique que le Président et les scrutateurs vérifient que les convocations ont été régulièrement effectuées, ainsi que la validité des mandats.
A cette fin, la liste des présences doit être établie et sera jointe au PV de l'A.G.
Contrairement à la France, où la liste de présence est obligatoire et doit être annexée au PV, la loi belge ne parle pas de l'existence et de la nécessité de la tenue de cette liste des présences. Cependant, en pratique, elle est utile, voire nécessaire, car elle permet un contrôle efficace :
- de la validité des mandats;
- de la preuve de la présence des copropriétaires;
- des pouvoirs des mandataires;Page 57- du nom des personnes présentes ou représentées et du nombre de voix ou de quotes-parts dans les parties communes dont chacun dispose.
Une fois qu'une personne, copropriétaire ou mandataire, est inscrite à la liste des présences, elle est présumée être présente pendant toute la durée de l'assemblée, sauf preuve du contraire, même si elle s'absente en cours de délibération. Par contre, le copropriétaire ou le mandataire retardataire n'est considéré comme présent qu'à partir du moment où il est inscrit sur la liste des présences.
Le copropriétaire qui quitte la séance devra donc demander à ce que son départ soit consigné. S'il s'abstient de le faire, il sera considéré comme abstentionniste lors des votes. Une bonne solution est de confier un mandat à un copropriétaire présent pour le représenter.
Annexe du PV
La liste des présences fait partie des archives de la copropriété. En principe, cette liste devrait systématiquement être jointe ou intégrée au procès-verbal transmis aux copropriétaires, mais la pratique montre que nombre de syndics omettent de le faire.
Il convient de prévoir cette obligation lors de la conclusion du contrat avec le syndic ou le décider en AG. Le syndic pourra éventuellement demander une indemnité si son contrat n'a pas prévu cette modalité.
L'A.G. ne peut se tenir que si un certain nombre de copropriétaires sont présents ou représentés. C'est ce qu'on appelle le quorum de présences.
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Sous réserve de conditions plus strictes fixées par le règlement de copropriété, l'assemblée des copropriétaires ne peut valablement délibérer que moyennant le respect d'un double quorum :
- plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents ou valablement représentés;
- et posséder ensemble la moitié au moins des quotes-parts dans les parties communes.
Si le double quorum n'est pas atteint lors de la première assemblée, une seconde assemblée doit être convoquée, au minimum 15 jours plus tard, cette seconde assemblée délibérant valablement quelque soit le nombre des propriétaires présents ou représentés, ou leurs quotes-parts dans les parties communes.
Il faut bien avoir à l'esprit que si un copropriétaire est propriétaire de plusieurs appartements, ses quotes-parts dans les parties communes se cumulent, mais qu'il ne compte que pour un copropriétaire.
Il va de soi que le quorum doit être atteint pendant toute la durée de la réunion. Si des copropriétaires s'absentent sans se signaler, le quorum est présumé maintenu (et ils sont donc présumés s'abstenir). Ce n'est que lorsqu'il signale son départ et demande qu'il soit acté que la question se posera en pratique.
Exemple 1
Un immeuble compte 50 copropriétaires, lesquels disposent chacun de 20 millièmes. Le quorum des présences est atteint si 26 copropriétaires sont présents ou représentés.
Si un...
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