Organiseren van de werkstroom

Auteur:Ruth Boel
Pagina's:45-56
SAMENVATTING

1. Waarom een systeem gebruiken om uw werkstroom te organiseren? 2. Welk administratief werk moet u organiseren? 3. Wanneer gaat u uw administratief werk doen? 4. Hoe verwerkt u de administratie? 5. Organiseren van opdrachten of uit te voeren werken.

 
INDEX
GRATIS UITTREKSEL

Page 45

1. Waarom een systeem gebruiken om uw werkstroom te organiseren?

Als u een zaak opstart of u bent al een tijd bezig, zal u zeker weten dat het papier dat u moet verwerken niet gering is. Zonder systeem creëert u in geen tijd een puinhoop op uw bureau en in uw kantoor.

Dan komt er een moment dat u een bestelling of een offerte zoekt en u weet niet meer waar u die gelegd of geklasseerd heeft.

Om professioneel en betrouwbaar over te komen als bedrijf, doet u er goed aan uw administratie op punt te houden. Onzekerheid bij u leidt onvermijdelijk tot onzekerheid en wantrouwen bij uw klant of leverancier.

U bespaart enorm veel tijd als alles op zijn plaats zit. Tijd om ‘te zoeken naar’ die u liever zou gebruikt hebben om met uw bedrijf of met uw gezin bezig te zijn.

En, last but not least, om uw bedrijf gezond te houden! Als u niet weet wat u nog allemaal moet betalen, welke facturen u nog moet ontvangen of welke bestellingen nog moeten uitgevoerd worden, hoe weet u dan wat de (financiële) toestand van uw bedrijf is?

Page 46

2. Welk administratief werk moet u organiseren?

Alles : uw bedrijfsdocumenten, de officiële documenten, de binnenkomende en uitgaande post, documentatie, vaktijdschriften, kastickets, facturen, offertes, bestellingen, projecten, telefoontjes, boodschappen doen, afspraken maken, factureren, enz.

Kortom, alles wat u op uw bureau legt, moet verwerkt worden. Het kan zijn dat u een taak moet delegeren (doorgeven aan iemand met een woordje uitleg). Misschien wilt u een artikel nog lezen. U moet een kaft aanmaken om een project (een groot werk van lange duur of een taak die uit verschillende stappen bestaat) in op te bergen. Er moet een boodschap gedaan worden of u moet prijzen opvragen. U moet nog iemand telefoneren. Maar u heeft niet direct tijd om dit werk te doen, dan legt u dat op uw bureau.

3. Wanneer gaat u uw administratief werk doen?

Het beste is dat u een vast tijdstip in uw agenda blokkeert waarop u de administratie bijwerkt. Naargelang de aard van uw bedrijf kan het zijn dat u elke dag administratie moet doen of om de 2 dagen, maar in elk bedrijf moet minstens 1 keer per week tijd gemaakt worden voor de administratie.

Als u voor uw administratie andere bedrijven moet kunnen bereiken, voorzie dan “administratietijd” tijdens de kantooruren. Klasseren, facturen maken, iets zoeken op het internet, boodschappen doen, enz., kan u ook tijdens het weekend of ’s avonds doen. Zorg in ieder geval dat u rustig kan werken, zonder veel gestoord te worden door kinderen, veel lawaai, binnenkomende klanten, enz.

Het gaat hier enkel om het normale administratieve werk in een bedrijf. Gaat het om een reorganisatie van uw volledige kantoor, winkel of magazijn, plan dan liever 1, 2 of 3 dagen in, tijdens het weekend of op een sluitingsdag. Dan kan u veel efficiënter werken. Het onderstaande, nuttige systeem is gebaseerd op David Allen’s ‘Doe het nu’-systeem.

Page 47

Schema documentenstroom

[VEA EL GRÁFICO EN EL PDF ADJUNTO]

Page 48

4. Hoe verwerkt u de administratie?

Eerst en vooral moet u enkele werkmiddelen hebben om uw administratie efficiënt aan te pakken.

Brievenbakjes

In het hoofdstuk over het kantoormateriaal heb ik al gesproken over brievenbakjes. Die heeft u nu absoluut nodig.

Agenda

Als u een bedrijf runt, moet u plannen en afspraken maken. U beschikt dus ongetwijfeld over een agenda. Dit kan een fysieke agenda zijn, een agenda in uw PC of een PDA (Personal Digital Assistant).

Als u maar beschikt over een kalender waarin u voldoende plaats heeft om dingen op te schrijven. Als u ook een agenda nodig heeft om de bestellingen voor uw bedrijf in te plannen, werk dan desnoods met een dubbele agenda; één om uw werkopdrachten in te plannen en één om uw andere afspraken in te plannen. Hou dan wel beide agenda’s strikt gescheiden. Een agenda met losse bladen in een kaft werkt het handigst. U kan dan zelfs een gedeelte van uw agenda thuislaten als u het niet meer nodig heeft. Elk jaar koopt u een nieuwe vulling en uw agenda is weer in orde.

Klassement

U krijgt een hoop papieren bij elkaar die moeten bewaard of geklasseerd worden. Een klassement mag in geen enkel bedrijf ontbreken. Het kan dat u het klassement nog moet opstarten, maar zorg dan dat u over een systeem...

Om verder te lezen

PROBEER HET UIT