Organisatie van uw computerbestanden

Auteur:Ruth Boel
Pagina's:85-94
SAMENVATTING

1. Waarom organiseert u uw computerbestanden? 2. Hoe organiseert u uw bestanden? 3. Organiseren van e-mails.

 
INDEX
GRATIS UITTREKSEL

Page 85

1. Waarom organiseert u uw computerbestanden?

Een computer is zeer handig als u er verstandig mee omspringt. In vele bedrijven worden gewoon alle bestanden onder ‘Mijn documenten’ gezet om dan later tot de ontdekking te komen dat u een ellenlange lijst documenten krijgt en bijgevolg geen enkel document meer terugvindt.

Het zou hetzelfde zijn als u al uw documenten die u binnenkrijgt of zelf maakt gewoon op een stapel zou leggen in uw kantoor en dan telkens naar het juiste document moet gaan zoeken als u iets nodig heeft. Stelt u zich voor; dat doet u ook niet. U bouwt van uw fysieke documenten toch ook een gestructureerd klassement op zodat u alles snel en gemakkelijk kan terugvinden.

Als u op uw PC eerst verschillende mappen aanmaakt om uw bestanden in onder te verdelen, alvorens u bestanden begint op te slaan, houdt u orde en inzicht in de bestandslijsten.

Achteraan in dit boek vindt u een lijst met computertermen.

Page 86

2. Hoe organiseert u uw bestanden?

Ik werk in deze uitgave met het programma “Microsoft Office” omdat dit het meest voorkomende is in bedrijven.

U moet uw computer eigenlijk bekijken als een grote kast. In die kast heeft u vele schuiven. In computertaal noemt men dat mappen. Als u bv. de kast van uw bedrijf opent, vindt u daarin een schuif met offertes, een schuif met bestellingen, enz.

Dit doet u ook met uw PC. Het grote voordeel van een PC is dat u elke map (schuif) verder kan onderverdelen in mappen en die mappen kan u weer onderverdelen in andere mappen. Zo kan u eindeloos verder gaan.

Let echter op dat u niet te veel onderverdelingen maakt want dan maakt u het enkel ingewikkelder. Het geheim bestaat erin is om een zekere logica te vinden in het opslaan van bestanden, net zoals met een fysiek klassement.

Als u uw computer zowel privé gebruikt als voor uw werk, maak dan een aparte map aan voor privé-zaken en een aparte map op naam van uw bedrijf. Deze mappen kan u nog eens onderverdelen in verschillende andere mappen.

Als u in het bedrijf met verschillende mensen werkt op één centrale server, bespreekt u best samen welke mappen u aanmaakt op die server. Iedere dienst of functie in een bedrijf heeft andere behoeften. Het is wel belangrijk dat niemand zomaar begint mappen aan te maken in zijn eigen documenten of op de server, anders wordt het weer snel een rommeltje van mappen.

Spreek met uw personeel duidelijk af welk bestand u waar opslaat, zodat iedereen, in geval van ziekte e.d., de bestanden van een andere persoon/collega kan terugvinden.

• Indelen van mappen

Om te beginnen zullen we de map “Brieven en faxen” aanmaken.

Page 87

Links onder op uw scherm ► Start.

► Alle programma’s.

► Microsoft Office.

► Microsoft Word.

Er opent zich automatisch een nieuw document (wit blad).

Klik op ► Bestand (links boven).

Klik op ► Opslaan als…

Er komt een kader op uw scherm.

Klik op het pictogram ► Nieuwe map.

[VEA EL GRÁFICO EN EL PDF ADJUNTO]

Typ de naam in van uw nieuwe map ► Brieven en faxen. Klik op ► OK.

Uw nieuwe map is aangemaakt.

U kan ook mappen aanmaken via de functies “Verkennen” of via “Deze computer”. In die schermen ziet u dan alle documenten van alle programma’s samen staan.

Klik rechts op Start ► Verkennen.

Klik op ► Mijn documenten.

Page 88

Klik rechts in het grote witte vlak of in een map die u al aangemaakt heeft.

Klik op ► Nieuw ► Map.

Vul de naam in van de nieuwe map. Klik op een andere plaats in het witte vlak en uw map is aangemaakt.

U zou de volgende mappen kunnen aanmaken.

• Brieven en faxen : alle brieven en faxen die niet gelden als offerte, bestelling of project, maar bv. een brief aan uw boekhouder, verzekeringsmakelaar of aan de overheid.

• Verkoop offertes : hier slaat u alle verkoopoffertes op die u per brief, per mail of per fax verstuurd heeft.

• Verkoop bestellingen...

Om verder te lezen

PROBEER HET UIT