Opvolging van aankoop, verkoop en bank

AuteurRuth Boel
Pages175-189

Page 175

1. Waarom zoekt u een sy Waarom zoekt u een systeem om uw steem om uw boekhouding op te volgen?

Heel eenvoudig, als er geen systeem is, zal uw boekhouding gegarandeerd fout lopen. Ik kom regelmatig in bedrijven waar mensen de zaken niet meer in de hand hebben omdat ze zonder een systeem werken. Ze noteren van alles en nog wat, de post komt binnen, er komen klanten in de winkel en alles ligt verspreid in hun kantoor. Het gevolg daarvan is dat offertes niet op tijd bevestigd worden, werken of bestellingen niet worden uitgevoerd, facturen verloren gaan, diensten of producten niet gefactureerd worden, enz.

U heeft er dus alle baat bij om voor uzelf een systeem te zoeken dat voor u het makkelijkst werkt. Hieronder wordt een systeem beschreven dat voor de meeste bedrijven van toepassing kan zijn.

2. Wat moet er opge Wat moet er opgevolgd worden? volgd worden?

Wettelijk gezien, bent u verplicht een boekhouding bij te houden. De wet bepaalt welke stukken u moet maken en bewaren bij een aankoop en een verkoop. Een overzicht hiervan vindt u in het hoofdstuk “Klassement en archief”.

In een bedrijf zijn er altijd aankopen waarvoor u eerst misschien een aankoopofferte heeft gevraagd. Daarna heeft u die offerte omgezet in een aankoopbestelling; de bestelling wordt geleverd en dan volgt de aankoopfactuur.

Page 176

Voor de verkoop loopt het dikwijls exact hetzelfde. (Potentiële) klanten vragen u een verkoopofferte. Zij zetten die offerte om in een verkoopbestelling. U maakt een verkooplevering en de verkoopfactuur op.

U bent wettelijk verplicht een bankrekening te openen op naam van uw zaak. Sommige bedrijven hebben zelfs meer dan 1 bankrekening. Het opvolgen van de binnenkomende en uitgaande betalingen is één van de belangrijkste taken in een bedrijf en net deze taak blijkt niet zo eenvoudig te zijn.

In elk bedrijf zijn er aankopen of verkopen die met cash geld betaald worden. Ook de kassa moet zeer nauwgezet opgevolgd worden. Als het kasboek niet in orde is, is de volledige boekhouding immers verwerpelijk!

Enkel originele facturen of duplicata ervan worden aanvaard door de controles. Kopies worden verworpen.

3. Hoe houdt u de boekhouding bij?

Normaal gezien bent u elke dag bezig met aankopen, verkopen, betalingen en ontvangsten. Hiervoor legt u werkmappen aan; zie hiervoor ook het hoofdstuk “Opvolging van bestellingen en leveringen of uitgevoerde werken”.

De werkmappen staan op uw bureau of in de onmiddellijke omgeving ervan zodat u niet hoeft recht te staan om er bij te kunnen.

Om te beginnen maakt u 2 dikke ringfardes (80mm) : “AANKOOP” en “VERKOOP”. [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]

Kies vanaf de start voor één kleur voor alles wat met verkoop te maken heeft en voor één kleur voor alles wat met aankoop te maken heeft, bv. gele kaften voor alles van aankoop en groene kaften voor alles van verkoop.

Trek deze gedachte door naar de kaften voor offertes, bestelbonnen, enz. Verkoop is bv. groen en aankoop is bv. geel.

Page 177

Het voordeel hiervan is dat, naarmate de tijd vordert en u meer dan één kaft zult hebben voor aankoop en verkoop, het steeds duidelijk is waarover de kaft gaat. Alle gele kaften gaan over aankoop en alle groene kaften gaan over verkoop.

Zet op de buitenkant van de kaft duidelijk wat er in zit; gebruik hiervoor steeds dezelfde lay-out (schikking van woorden).

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden.


Heerlijk Brood Heerlijk Brood Heerlijk Brood Heerlijk Brood Heerlijk Brood
Aankoop Verkoop Verkoop Verkoop Bank
Offertes
Bestellingen
Leveringen
Facturen
Offertes
A-L
Bestellingen
Leveringen
Facturen KBC
FORTIS

Als u verschillende vennootschappen heeft, noteert u eerst de naam van de vennootschap.

Zorg er voor dat u steeds alle aankoop- en verkoopfacturen zo snel mogelijk in de kaft “Facturen” steekt, zodat ze niet verloren kunnen gaan.

Als u een aankoopfactuur onmiddellijk betaalt, schrijft u dat er dadelijk op met de datum van de betaling erbij.

Voorbeeld : cash betaald op 23/09/2006 of betaald met bancontact op 02/10/2006 en laat de leverancier ondertekenen. Zo heeft u een bewijs dat u de factuur betaald heeft.

Als op de factuur al gedrukt staat dat ze contant betaald is, hoeft dat natuurlijk niet.

Schrijf opvallend de wijze van betaling op de factuur of duidt dit aan met een fluo stift om te voorkomen dat de factuur later nog eens overgeschreven wordt en bijgevolg dubbel betaald wordt.

De ervaring heeft mij immers geleerd dat weinig bedrijven u waarschuwen als u iets dubbel betaalt. Meestal bent u dat geld dus gewoon kwijt en dat is zonde.

Page 178

Een handig trucje om te zien of uw facturen al betaald zijn, is door een klein hoekje bovenaan rechts af te knippen van de factuur als een betaling van uw rekening is gegaan of op uw rekening is gekomen; dit geldt zowel voor de verkoop- als voor de aankoopfacturen. U knipt steeds hetzelfde hoekje af. Probeer ook steeds een hoekje van ongeveer dezelfde grootte af te knippen.

Als u dit consequent bijhoudt, kan u direct zien welke facturen nog betaald of ontvangen moeten worden; al degene zonder zonder hoekje eraf.

U maakt er een gewoonte van om, elke keer als u de administratie inplant, eerst uw bankuittreksels na te kijken en de hoekjes af te knippen.

Als u met een boekhoudpakket werkt voor de betalingen, moet u geen hoekjes afknippen van de betaalde facturen. Het pakket houdt dan de betalingen bij.

Als u betaalt via de bank, noteert u de datum van de betaling op de aankoopfactuur. Dit kan handig zijn als leveranciers beweren dat u niet betaald heeft. U kan dan sneller de betaling op het rekeninguittreksel van de bank terugvinden.

Als u maar een gedeelte van een factuur betaald of ontvangen heeft, plakt u een post-it met de betaaldatum en het bedrag dat al betaald is op de factuur. Pas als de factuur volledig betaald is, mag de post-it er af en knipt u het hoekje van de factuur af. [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]

Van facturen die cash, met bancontact, met visa of met een cheque betaald...

Pour continuer la lecture

SOLLICITEZ VOTRE ESSAI