Opmaken van bedrijfsdocumenten

Auteur:Ruth Boel
Pagina's:95-128
SAMENVATTING

1. Waarom bedrijfsdocumenten opmaken? 2. Wanneer uw bedrijfsdocumenten opmaken? 3. Hoe maakt u standaarddocumenten op? A. Ontwerp van een logo. B. Opmaak van een bedrijfsfolder. C. Opmaak van visitekaartjes. D. Opmaak van een website. E. Opmaak van een catalogus. F. Opmaak van een prijslijst. G. Opmaak van een briefhoofd. H. Opmaak van een offerte. I. Opmaak van een bestelbon. J. Opmaak van een... (volledige samenvatting weergeven)

 
INDEX
GRATIS UITTREKSEL

Page 95

1. Waarom bedrijfsdocumenten opmaken?

Bij de opstart van een bedrijf heeft u enkele standaarddocumenten nodig om steeds opnieuw te gebruiken. Het gaat om een bedrijfsfolder, een catalogus, een prijslijst, visitekaartjes, een briefhoofd, een offerte, een bestelbon, een afleveringsbon, een factuur, algemene voorwaarden, enz.

2. Wanneer uw bedrijfsdocumenten opmaken?

Ideaal zou het zijn als al uw bedrijfsdocumenten klaar zijn vóór u effectief start met uw bedrijf. Er kruipt immers behoorlijk wat tijd in; tijd en energie die u beter in uw werk kan steken, eens u gestart bent.

Stel u voor dat een klant een bestelling wil plaatsen en u moet nog beginnen met de opmaak van een bestelbon en de algemene voorwaarden. Dit veroorzaakt alleen maar stress.

Zijn daarentegen uw bestelbon en uw algemene voorwaarden klaar als de eerste klant bestelt, dan kan u uw aandacht volledig richten op de goede uitvoering van die eerste bestelling! Uw klanten zijn het goud van uw bedrijf; geen klanten meer, ook geen bedrijf meer.

Page 96

3. Hoe maakt u standaarddocumenten op?
A Ontwerp van een logo

Om als bedrijf snel herkend te worden door uw klanten of potentiële klanten, is het ontwerp van een logo vrij belangrijk.

U kan dit laten maken door een reclamebureau of, als u zelf een beetje creatief bent, kan u ook zelf aan de slag. Denk hier ook weer goed over na, want eens u bekend bent met een bepaald logo, gaat u dat niet zo snel meer veranderen.

U kan een grappig logo bedenken, een stijlvol of een eenvoudig, enz. Dit hangt allemaal af van hoe u met uw bedrijf naar de buitenwereld toe bekend wil worden.

Om zelf een logo te ontwerpen is “Word Art” handig.

Open Word.

► Invoegen.

► Figuur.

► Word Art.

Klik op een stijl die u mooi vindt ► Ok.

Typ de naam van uw bedrijf of de letters die u in het logo wil, u kan hier nog het lettertype, de grootte van de letters, vette druk of cursieve (schuine) druk aanpassen als u wil.

► Ok.

[VEA LA IMAGEN EN EL PDF ADJUNTO]

Uw logo staat op uw document.

Als u dit niet mooi vindt, klikt u ergens in het logo en u tikt op de toets “Delete”. Uw logo is terug weg en u kan opnieuw beginnen.

Page 97

[VEA LA IMAGEN EN EL PDF ADJUNTO]

U kan dit logo vergroten of verkleinen door ergens in het logo te klikken.

Er verschijnt een kader rond het logo; als u nu in een hoek van deze kader uw muis zet, komt er een schuine pijl tevoorschijn die naar 2 richtingen wijst. Klik links en houdt die klik ingedrukt. Trek nu het logo uit of laat het inkrimpen.

► Bestand opslaan als…

Achter opslaan in, selecteert u uw map ► Diversen.

Achter bestandsnaam, typt u “Logo”.

► Opslaan.

Nu heeft u van uw logo een bestand gemaakt en dit opgeslagen in uw map “Diversen”.

Er bestaan nog vele andere programma’s om een logo te ontwerpen, maar het is niet de bedoeling van deze uitgave om daar dieper op in te gaan.

Om een bestand met een logo door te sturen naar een drukker, slaat u het bestand op met een extensie JPG of GIF. Dat is meestal het formaat dat de drukker nodig heeft.

► Open het logo in Word.

► Selecteer het logo door er op te klikken. Er komt een kader rond.

► Rechtsklikken.

► Kopiëren.

► Open Microsoft Publisher

► Klik op bestand en dan nieuw.

► Rechtsklikken op het document en plakken.

► Bestand.

► Opslaan als…

► Bij bestand typt u bv. logo.

Page 98

► Bij “Opslaan als” klikt u op de pijl achteraan (pull down-menu) en zoekt u naar GIF-indeling of JPEG-indeling.

► Klik op opslaan, klaar.

U heeft nu van uw logo een afbeelding gemaakt die u kan doorsturen naar de drukker.

Als uw logo klaar is, u kent het adres van uw zaak, u hebt het telefoon- en faxnummer, een e-mailadres en een website-adres, dan kan u bedrijfsstickers (laten) maken. Deze stickers kan u voor allerlei doeleinden gebruiken; om op blanco enveloppen te kleven, op relatiegeschenken, op boeken die u uitleent, op verpakkingen, enz.

Een sticker kan er als volgt uitzien :

[VEA LA IMAGEN EN EL PDF ADJUNTO]

Leuvensesteenweg 24

3500 Hasselt

Tel 014 26 23 21 - Fax 014 26 23 25

info@heerlijkbrood.be - www.heerlijkbrood.be

Ook een stempel is altijd handig. Als u pakjes ontvangt van leveranciers of u moet een contract ondertekenen, zal men u vragen er een bedrijfsstempel op te zetten. U kan er dezelfde gegevens op laten zetten als op een sticker. U kan het logo op een stempel laten zetten maar u kan ook de bedrijfsnaam in gewone letters gebruiken. Op een stempel staat meestal ook uw ondernemingsnummer.

B Opmaak van een bedrijfsfolder

Een folder is een document dat u gebruikt om in brievenbussen te steken in de buurt van uw zaak of om aan kennissen te geven en aan iedereen die interesse heeft in uw bedrijf. Het is eigenlijk een korte samenvatting van wat uw bedrijf allemaal doet.

Een folder kan bestaan uit één blaadje of bv. uit een opgevouwen A4-tje. U kan het laten maken door een reclamebureau of u kan zelf aan de slag en het zelf (laten) drukken.

Page 99

Probeer er voor te zorgen dat mensen de moeite nemen om uw folder te lezen. Dat is niet zo gemakkelijk, want mensen worden overstelpt met reclame. U kan proberen hun aandacht te trekken door uw logo of een bepaalde slagzin op te nemen op de eerste pagina of op de enveloppe waar u de folder in steekt.

U kan de folder ook persoonlijk gaan afgeven in bedrijven waarvan u denkt dat die interesse zouden kunnen hebben in uw bedrijf. Dit bespreek ik uitgebreider in het hoofdstuk “Publiciteit en prospectie”.

Creativiteit is troef bij de opmaak van uw folder. Als u een idee heeft, laat het dan even bezinken en vraag aan kritische kennissen wat ze van dat idee vinden. Zo weet u wat andere mensen van uw idee vinden en misschien brengen zij u nog op betere ideeën.

Probeer in enkele zinnen of woorden een zo volledig mogelijk beeld van uw bedrijf te geven. Te veel tekst zet niet aan tot lezen. Kort en krachtig werkt beter.

Een folder kan een beknopte beschrijving zijn van wat u verkoopt, met misschien een aantal voorbeelden, foto’s of promoties, of het kan ook een beschrijving zijn van de diensten die u kan aanbieden.

Vergeet niet vooraan of achteraan op de folder uw bedrijfsgegevens duidelijk te vermelden, met al uw mogelijke contactgegevens (telefoonnummer, gsm-nummer, faxnummer, e-mailadres, adres, website).

Page 100


Heerlijk Brood
NIET ZOMAAR EEN WARME BAKKER
tel 09/236.25.14
fax 09/236.25.15
e-mail info@heerlijkbrood.be
website www.heerlijkbrood.be
adres Unolaan 19
9000 Gent
Om onze opening feestelijk te vieren, krijgt elke klant op zaterdag 3 november 2007 gratis een lekkere attentie aangeboden.

Wij bieden u dagelijks een assortiment aan van 15 soorten versgebakken brood, 6 soorten pistolets en ovenvers gebak, aangepast aan de seizoenen.

Tijdens het weekend is er bovendien nog meer keuze aan broodsoorten en gebak.

Op bestelling kan u genieten van onze ontbijtservice of feestservice bij u thuis of op een andere lokatie.

Kwaliteit is ons keurmerk.

C Opmaak van visitekaartj

Een visitekaartje is een kaartje waarop al uw contactgegevens vermeld staan. Deze kaartjes heeft u steeds op zak. Ook in uw wagen kan u een doosje leggen met reserve visitekaartjes.

U gebruikt een visitekaartje als men in een bedrijf of een winkel naar uw gegevens vraagt, zonder dat u daar echt op prospectie bent. Deel dit kaartje zoveel mogelijk uit aan interessante mensen en kennissen, u weet maar nooit; misschien geven ze uw adres wel door aan een potentiële klant.

Als u een mailing doet, is het altijd goed om een visitekaartje toe te voegen. Een brief gooit men gemakkelijk weg; een visitekaartje zal men eerder bewaren.

Een mooi, goed ontworpen visitekaartje springt in het oog. U kan gebruik maken van kleuren of foto’s en gekleurd papier.

Page 101

Maak zo snel mogelijk visitekaartjes op. Zeker bij de opstart van uw zaak heeft u al snel visitekaartjes nodig.

Op een visitekaartje staan de volgende gegevens :

• logo van het bedrijf;

• als de naam van het bedrijf anders is dan het logo, wordt de naam van het bedrijf nog eens apart vermeld, met daarachter de juridische vorm (bvba, nv, enz.);

• adres;

• telefoonnr.;

• Faxnr.;

• e-mailadres;

• website-adres;

• ondernemingsnummer.

Soms wordt ook het gsm-nummer vermeld op het visitekaartje, maar niet iedereen wordt graag te pas en te onpas gestoord voor zaken. U moet dus voor uzelf uitmaken of u uw gsm-nummer op uw visitekaartje vermeldt.

Tegenwoordig wordt ook de achterzijde al eens bedrukt met informatie over uw zaak of over uzelf.

U kan de slagzin of het logo van uw bedrijf op de achterzijde drukken. U kan er de verschillende diensten die u verleent op drukken, de verschillende productlijnen die u verkoopt of de merken waarvoor uw dealer bent.

Heel soms staan er persoonlijke trefwoorden op de achterzijde van een visitekaartje, bv. uw hobby’s, uw diploma’s, enkele referenties, uw lievelingsboeken, uw interesses. Dit wordt veel gedaan door “netwerkers”; u hebt dan snel een gespreksonderwerp tijdens het “netwerken”.

“Netwerkers” zijn zaakvoerders of medewerkers uit bedrijven die naar allerlei gelegenheden gaan, speciaal om contacten te leggen met andere mensen en bedrijven. De bedoeling hiervan is een zo groot mogelijk adressenbestand te krijgen van allerlei contacten om daar dan klanten of leveranciers uit te halen of informatie van te weten te komen.

Page 102

Als nog niet alle gegevens van uw zaak definitief gekend zijn, kan u zelf (voorlopige) visitekaartjes maken.

Er bestaan systemen om zelf visitekaartjes te maken in winkels...

Om verder te lezen

PROBEER HET UIT