Omzendbrief tot wijziging van de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand, de 24 août 2020

Article M.

Ik vestig uw aandacht op de bepalingen van de wet van 31 juli 2020 houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 7 augustus 2020 (verder: Wet van 31 juli 2020).

Hoofdstuk 2. van deze wet treedt in werking op 1 september 2020, met uitzondering van de volgende punten, die retroactief van toepassing zijn vanaf 31 maart 2019 : - de nieuwe (ruimere) definitie van de materiële vergissing (zie punt 3.9.1.1.);

- de mogelijkheid tot wijziging van een akte op basis van een andere akte of aangifte (zie punt 3.8.1.);

- het gebruik van een gewijzigde akte voor de nietigverklaring van een erkenning (i.p.v. een automatische melding) (zie punt 3.8.1.).

Er werden ook enkele overgangsbepalingen voorzien:

- in de wet van 31 juli 2020 zelf, in verband met de ambtshalve nietigverklaring (zie punt 3.9.1.2.);

- in de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (verder: wet modernisering burgerlijke stand), in verband met de genealogische opzoekingen (zie punt 3.7.10.) en de elektronische randmelding (zie punt 3.8.4.).

Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van de wet van 31 juli 2020 toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen.

Deze omzendbrief wijzigt of vervangt verschillende punten uit de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering van de burgerlijke stand (B.S. 25 maart 2019).

Uiteraard laat de toepassing van deze omzendbrief de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken onverlet.

Inleiding

De wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (B.S. 2 juli 2018), die de Databank Akten Burgerlijke Stand (DABS) oprichtte, is in werking getreden op 31 maart 2019. Dit centraal register van elektronische akten heeft de lokale papieren registers van de burgerlijke stand van de gemeenten vervangen.

De oprichting van deze databank is, zeker in de beginfase, een evolutief gegeven. De ontwikkeling van alle functionaliteiten neemt tijd in beslag en ook het wetgevend kader moet wanneer nodig aangepast worden.

De grootste wijziging door de wet van 31 juli 2020 heeft betrekking op de procedure van de verbetering van akten van de burgerlijke stand door de ambtenaar van de burgerlijke stand (de zogenaamde `materiële vergissing') en de invoering van de mogelijkheid tot nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand door de ambtenaar van de burgerlijke stand (de `ambtshalve nietigverklaring'). Deze wijziging heeft tot doel om de procedures van verbetering en nietigverklaring van de akte beter af te stemmen op akten die elektronisch worden opgemaakt. Deze omzendbrief zal de nieuwe mogelijkheden toelichten.

Verder zullen de andere wijzigingen van de wet van 31 juli 2020 worden geduid. Het gaat om een reeks kleinere wijzigingen die noodzakelijk zijn om de akten correcter of vollediger te kunnen opmaken. Zo worden bv. de vermeldingen in de huwelijksakte aangepast, omdat de vermeldingen niet voldoende rekening hielden met de gegevens nodig voor de opmaak van Belgische akten op basis van buitenlandse huwelijksakte. Er wordt o.a. ook voor gezorgd dat er meer naamsveranderingen via het systeem van de (automatische) meldingen kunnen doorstromen.

De volgende punten in de omzendbrief over de modernisering van de burgerlijke stand (B.S. 25.03.2019) worden aangepast of vervangen en moeten samen gelezen worden met de informatie in deze omzendbrief:

- 3.2.2. Taak en delegatie

- 3.3. Oprichting van de DABS

- 3.4.10. Doorlopende aktenummers

- 3.7.10. Genealogische opzoekingen

- 3.7.12. Modellen van afschriften en uittreksels

- 3.8.1. Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten)

- 3.8.2. Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW)

- 3.8.4. Elektronische randmelding

- 3.9. Verbetering van akten van de burgerlijke stand

- 3.9.1. Verbetering en ambtshalve nietigverklaring door de ABS (art. 33-34/1 BW)

- 3.9.2. Verbetering akte door de familierechtbank

- 3.10.1. Aansprakelijkheid van de ABS (art. 36, 38 en 39 BW en art. 110 en 111 van de wet modernisering burgerlijke stand)

- 4.2. De verschillende soorten akten van de burgerlijke stand

- 4.2.1.1. Akte van geboorte

- 4.2.5. Akte van huwelijk

- 4.2.9. Akte van naamsverandering (art. 63 BW)

- 4.2.9. Akte van echtscheiding

- 4.2.11. Akte van adoptie

- 4.2.12. Akte van herroeping of herziening van adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring (art. 66 BW)

- 4.2.14. Akte opgemaakt op basis van een buitenlandse akte (art. 68 en 69 BW)

Deze verschillende punten worden hieronder afzonderlijk hernomen met de wijzigingen of vervanging.

3.2.2 Taak en delegatie

Er wordt verduidelijkt dat een machtiging aan een beambte van het gemeentebestuur ook mogelijk is voor het indienen van een verzoekschrift tot verbetering van een akte van de burgerlijke stand, zodat het niet de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf zal zijn die in voorkomend geval persoonlijk moet verschijnen in de procedure voor de familierechtbank.

De gemachtigde beambten kunnen ook geen akten van de burgerlijke stand ambtshalve nietig verklaren.

In het punt 3.2.2 "Taak en delegatie" worden bijgevolg het vijfde en het zesde lid, die de taken die gedelegeerd kunnen worden aan de beambten van de burgerlijke stand beschrijven, als volgt aangepast :

"De machtiging is mogelijk voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan en het indienen van een verzoekschrift tot verbetering van een akte door de rechtbank (zie 3.9.2.).

Een machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk. Dit betreft enkel de ondertekening van de huwelijksakten, en niet de beslissingen over bv. schijnhuwelijken of erkenningen. Een machtiging is evenmin mogelijk voor de (ambtshalve) opmaak van een akte van nietigverklaring (volgens nieuw artikel 34/1 BW, zie 3.9.1.).

Het ambtshalve nietig verklaren van een akte moet immers de uitzondering blijven. Het is in de eerste plaats belangrijk om de akten van de burgerlijke stand zeer zorgvuldig op te maken en te controleren voor de ondertekening van de akte. Fouten in de akten moeten zo veel als mogelijk vermeden worden."

3.3. Oprichting van de DABS

* In het punt 3.3 "Oprichting van de DABS" wordt in de lijst van categorieën die toegang hebben tot de DABS de bepaling onder 5° vervangen als volgt :

"5° de ambtenaren van de Directie I `Personenrecht en burgerlijke stand' van het Directoraat-Generaal Wetgeving, Fundamentele rechten en Vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie, in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en/of schrijfrechten)."

* Daarnaast wordt de lijst van categorieën die toegang hebben tot de DABS aangevuld als volgt :

"8° de officieren aangeduid door de minister van Defensie of door de hiertoe gedelegeerde autoriteit, in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten."

Deze personen moeten immers volgens artikel 11 BW in zeer uitzonderlijke gevallen overlijdensakten kunnen opmaken. Het is dus logisch dat ze een wettelijke toegang krijgen tot de DABS, met schrijfrechten (om de akten op te maken).

3.4.10 Doorlopende aktenummers

In punt 3.4.1. wordt enkel een wijziging doorgevoerd i.v.m. het aktenummer van de gemigreerde akten. De "JJJJ" in het aktenummer "JJJJ-XXXX.XXXX-CC" wordt in de gemigreerde akten ingevuld met het jaartal uit de datum feit van de akte.

Punt b) wordt dus vervangen als volgt :

"b) voor de gemigreerde papieren akten (opgemaakt vóór 31 maart 2019) : het jaartal uit de datum feit van de akte."

3.7.10. Genealogische opzoekingen

Punt 3.7.10. "Genealogische opzoekingen" wordt m.b.t. een overgangsmaatregel, die wordt opgenomen in de overgangsbepalingen van de wet van 18 juni 2018, aangevuld als volgt:

"De ambtenaar van de burgerlijke stand kan tot op de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen (voorzien in artikel 79 BW) afschriften van akten van de burgerlijke stand afleveren voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, op voorwaarde dat de verzoeker beschikt over de schriftelijke toestemming van alle personen waarop de akte betrekking heeft, voor zover deze nog in leven zijn. In geval deze personen overleden zijn, volstaat de toestemming van één van de nabestaanden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften met dit doel af door middel van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke stand (en dus geen afschrift afgeleverd uit de DABS), en vermeldt hierop: `afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden'."

De bedoeling van de aflevering uit de papieren registers is om te voorkomen dat akten van de burgerlijke stand die enkel nog nuttig zijn voor genealogische opzoekingen in de DABS zouden (moeten) gemigreerd worden. Dit zou een overbodige werklast voor de ambtenaren van de burgerlijke stand met zich mee brengen, en zou de DABS bovendien onnodig belasten.

Indien de af te leveren papieren akte toch reeds in de DABS gemigreerd werd of een akte betreft opgesteld of gewijzigd na 31 maart 2019, mag het afschrift uiteraard ook uit de DABS afgeleverd worden.

3.7.12. Modellen van afschriften en uittreksels

Punt 3.7.12. "Modellen van afschriften en uittreksels" wordt niet gewijzigd.

Er wordt wel op gewezen dat het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand (B.S. 15 februari 2019) wordt gewijzigd ten gevolge van de aanpassingen van de vermeldingen van bepaalde akten door de wet van 31 juli 2020.

Zie punt 4.2.

De volgende modellen van uittreksels worden hierbij gewijzigd:

- de akte van huwelijk;

- de akte...

Pour continuer la lecture

SOLLICITEZ VOTRE ESSAI