Omzendbrief met betrekking tot het ministerieel besluit van 12 december 2016 tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955, de 12 décembre 2016
Artikel M.
-
Context
Voor het beheer van archieven bij de federale overheid is de archiefwet van 24 juni 1955 zoals gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009 van toepassing.
De term `archieven' verwijst zowel naar papieren als naar digitale documenten. Archieven zijn documenten die door een overheidsadministratie worden opgemaakt of ontvangen bij de uitoefening van zijn/haar taken en activiteiten, ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager. De archiefwet en de uitvoeringsbesluiten hebben tot doel overheden tot een rationeel archiefbeleid aan te zetten en de duurzame bewaring van maatschappelijk relevante overheidsinformatie te waarborgen.
Eén van de uitvoeringsbesluiten van deze wet, nl. het KB van 18 augustus 2010 betreffende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 (beter bekend als het `KB toezicht en vernietiging van archieven'), vormt de rechtsgrond van het ministerieel besluit van 12 december 2016. In dit KB zijn nl. een reeks minimale kwaliteitseisen vastgelegd inzake goede, geordende en toegankelijke bewaring van archieven, zowel van archieven op papieren dragers als deze op digitale dragers.
De overheden zijn ertoe gehouden hun archieven te bewaren in ruimten die hiervoor geschikt zijn, voorzien van een aangepaste inrichting en in goede bewaaromstandigheden volgens de technische normen vastgelegd door de bevoegde minister (voornoemd KB, artikel 7). Het MB van 12 december 2016, dat het voorwerp uitmaakt van deze circulaire, heeft precies de bedoeling om deze technische normen vast te leggen.
-
Doelgroep
Het ministerieel besluit richt zich tot :
- de overheden en openbare instellingen opgesomd in artikel 2 § 2, namelijk :
-
) de Federale overheidsdiensten, de Programmatorische federale diensten, het Ministerie van Defensie en de diensten die er van afhangen;
-
) de openbare instellingen en instellingen van openbaar nut, die onder de bevoegdheid, de vogdij of de controle van de federale overheid staan;
-
) de naamloze vennootschappen van publiek recht met sociaal oogmerk;
-
) de openbare instellingen van sociale zekerheid;
-
) de autonome overheidsbedrijven;
-
) de hoven en rechtbanken van de Rechterlijke Orde en de griffies en parketten die er onder vallen;
-
) de Raad van State.
- de Regie der Gebouwen, die instaat voor de huisvesting van de federale overheid. Zij moet er op toe zien dat de technische normen van het besluit geïntegreerd worden in de lastenboeken voor de bouw, de renovatie en de huur van gebouwen met archieflokalen.
-
-
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van het MB van 12 december 2016 verdient wat nadere uitleg.
o Artikel 2, § 1, stelt dat het besluit van toepassing is " op archieflokalen van overheden en openbare instellingen opgesomd in § 2, waar semi-dynamische archieven worden bewaard die na het verstrijken van de bewaartermijn, in uitvoering van de door de Algemeen Rijksarchivaris gevalideerde selectielijsten, bestemd zijn voor overbrenging naar het Rijksarchief ".
Wat zijn semi-dynamische archieven?
Binnen de archiefvorming wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende `archieffasen' : de dynamische, de semi-dynamische en de statische fase. De dynamische fase verloopt gelijktijdig met de uitvoering van de activiteiten en taken. Het is de fase waarin de dossiers in behandeling zijn en er dus nog veelvuldig documenten gewijzigd en toegevoegd worden. De term `dynamisch archief' verwijst m.a.w. naar actueel archief met regelmatige raadpleegfrequentie.
Semi-dynamische archieven daarentegen zijn archieven/dossiers die afgehandeld zijn, maar die om administratieve of juridische redenen, of omwille van hun informatieve of bewijswaarde nog een zekere tijd bewaard moeten worden. Het betreft m.a.w. documenten die niet meer frequent geconsulteerd worden, maar waarvan de bewaartermijn nog niet verstreken is.
Na het verstrijken van de bewaartermijn belanden archieven in de statische fase. Het is op dit moment dat er een selectie dient te gebeuren conform de selectierichtlijnen van het Rijksarchief. Een deel van het archief mag mits toestemming van het Rijksarchief vernietigd...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI