Koninklijk besluit betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid, de 15 mai 2022

HOOFDSTUK I. - Definitie en organisatie

Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op:

  1. de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten,

  2. het Ministerie van Landsverdediging,

  3. de administraties met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 2° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat,

  4. de Regie der Gebouwen,

  5. het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen,

  6. het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers,

  7. het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten,

  8. het Federaal Agentschap van de Schuld,

  9. de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd, in de zin van artikel 2, lid 1, 4° van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.

    Art. 2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

  10. Diensten: de entiteiten vermeld in artikel 1;

  11. Leidinggevende: de administratief verantwoordelijke met het hoogste niveau in een dienst vermeld in artikel 1;

  12. Auditcomité van de Federale Overheid: onafhankelijk adviesorgaan opgericht door het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid en gedefinieerd in het artikel 2, § 1 en § 2;

  13. Federale Interneauditdienst: dienst opgericht door het koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en gedefinieerd in het artikel 6, § 1;

  14. Organisatiebeheersing: een geïntegreerd proces bewerkstelligd door alle verantwoordelijken en medewerkers om een redelijke zekerheid te krijgen over:

    1. het effectief bereiken van de doelstellingen;

    2. het efficiënt beheren van de risico's gerelateerd aan de doelstellingen;

    3. de naleving van de regelgeving en de procedures;

    4. de effectieve, efficiënte, ethische werking van de diensten en het economisch inzetten van de middelen;

    5. de bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude;

    6. de naleving van de verplichting tot rekenschap afleggen.

  15. Systeem voor organisatiebeheersing: is een geheel van samenwerkende maatregelen, activiteiten en projecten met inbegrip van de structuur, de organisatie, de processen, de procedures en de instrumenten om binnen een dienst de organisatiebeheersing praktisch te implementeren en op te volgen;

  16. Maturiteitsniveau : score die de leerstructuur van een dienst bepaalt en aangeeft in welke mate de dienst in staat is om zich voortdurend te verbeteren. De score is het resultaat van een zelfevaluatie per beheersdomein die wordt uitgevoerd aan de hand van een evaluatierooster, opgelegd bij ministerieel besluit, zoals bepaald in artikel 4. Hoe meer een dienst een hoge mate van maturiteit heeft, hoe meer de dienst in staat zal zijn om expliciet en consistent processen in te zetten die worden beheerd, gemeten, gecontroleerd en continu worden verbeterd;

  17. Beheersdomein: specifiek organisatorisch thema om tot een performante organisatiebeheersing binnen een dienst te komen, die een volledige component van het COSO raamwerk of een deel van één of meerdere componenten van het COSO raamwerk, zoals gedefinieerd in artikel 3 van het huidig besluit, afdekt;

  18. Coördinator organisatiebeheersing: persoon binnen de dienst belast met de coördinatie van de activiteiten betreffende de organisatiebeheersing en van de opzet, de ontwikkeling en het onderhoud van het systeem voor organisatiebeheersing;

  19. Risk officer: persoon binnen de dienst belast met de coördinatie van het gedeelte risicobeheer van de organisatiebeheersing;

  20. Risicocomité: comité zoals bepaald in het artikel 5, § 3 van het huidig besluit.

    Art. 3. Elk van de in artikel 1 beoogde diensten verzekert de goede werking van zijn organisatiebeheersing en zijn systeem voor organisatiebeheersing. De leidinggevende is de eindverantwoordelijke van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing en draagt aldus de eindverantwoordelijkheid voor de opzet en de goede werking ervan.

    De organisatiebeheersing wordt opgevat en geëvalueerd volgens de zeventien principes van het COSO raamwerk van het Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission van 2013 en verduidelijkt in de hoofdlijnen van het INTOSAI van 2004 inzake normen voor organisatiebeheersing binnen de overheid.

    In afwijking van het tweede lid kan een leidinggevende beslissen om een ander raamwerk te gebruiken, voor zover het raamwerk op een lijst met andere raamwerken die alle zeventien COSO principes afdekken, is opgenomen.

    De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning houdt deze lijst bij opdat alle diensten, kennis zouden kunnen nemen van de raamwerken waarvan de verenigbaarheid met het COSO raamwerk werd vastgesteld. Elke leidinggevende kan beslissen om een raamwerk opgenomen in deze lijst te gebruiken.

    Deze verenigbaarheid van een ander raamwerk met het COSO raamwerk wordt beslist door de Minister bevoegd voor ambtenarenzaken en de Minister bevoegd voor begroting nadat hiervoor advies bij het Auditcomité van de Federale Overheid werd ingewonnen. Het Auditcomité van de federale overheid beschikt over 120 dagen om hieromtrent een advies te formuleren. Bij afwezigheid van een advies binnen dit tijdsbestek wordt voorbijgegaan aan de raadpleging van het Comité.

    Art. 4. De verschillende beheersdomeinen samen met hun evaluatieroosters worden op basis van een voorstel van de Federale Interne Audit gedefinieerd en opgelegd in een ministerieel besluit opgesteld door de Minister bevoegd voor ambtenarenzaken en de Minister bevoegd voor begroting.

    De leidinggevende bepaalt het minimumniveau van de maturiteit voor de verschillende beheersdomeinen. Het minimumniveau van de maturiteit wordt zo bepaald dat het een redelijke zekerheid biedt voor de realisatie van alle doelstellingen waarvoor de leidinggevende verantwoordelijk is, zoals vermeld in artikel 2, 3° en voor het goed bestuur van de organisatie. De leidinggevende deelt het minimumniveau van de maturiteit voor de verschillende beheersdomeinen mee aan de bevoegde minister.

    Elke minister ziet erop toe, in overleg met de leidinggevende, dat de organisatiebeheersing, uitgebouwd in elke dienst waarvoor hij of zij bevoegd is, in staat is om waarborgen te bieden zodat er met een redelijke zekerheid kan verwacht worden dat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden.

    Elk van de entiteiten vermeld in artikel 1 is verantwoordelijk voor het documenteren van zijn systeem voor organisatiebeheersing. Deze documentatie vermeldt ook de actuele status van de aanbevelingen van de vorige audits.

    Art. 5. § 1 .Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij tot de goede werking van de organisatiebeheersing. De operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking van de organisatiebeheersing behoort toe aan elke verantwoordelijke, aan elke houder van een managementfunctie en uiteindelijk aan de leidinggevende.

    § 2. De leidinggevende duidt minstens één Coördinator organisatiebeheersing en minstens één Risk officer aan. De leidinggevende kan beslissen om beide rollen of beide functies aan één persoon toe te kennen.

    § 3. De leidinggevende zorgt ervoor dat het risicocomité, een overlegorgaan waar de leidinggevende samen met zijn directiecomité, desgevallend de houders van een managementfunctie of staffunctie, de vertegenwoordigers van de 2de lijnsdefensie en eventueel externe experten, regelmatig bijeenkomt om de risico's van de dienst te bespreken (met inbegrip van de risico's die de correcte werking van het systeem voor organisatiebeheersing in het gedrang zouden kunnen stellen), de risicoappetijt te bepalen, en de risicoanalyse goed te keuren.

    Art. 6. § 1. De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning staat in voor de methodologische ondersteuning bij de uitbouw van de organisatiebeheersing in de diensten.

    1) Op verzoek van een dienst, kan zij belast worden met adviesopdrachten;

    2) Deze dienst kan op eigen initiatief thematische interdepartementale netwerken opzetten en instaan voor de coördinatie ervan.

    § 2. In het kader van de organisatiebeheersing verzekert de ondersteuningsdienst, bedoeld in § 1, het secretariaat en de technische ondersteuning van een contactnetwerk samengesteld uit Coördinatoren organisatiebeheersing en Risk officers.

    HOOFDSTUK II. - Rapporteringsmodaliteiten

    Art. 7. Elk jaar stelt de leidinggevende een verslag op waarin hij aangeeft in welke mate de algemene doelstellingen van organisatiebeheersing werden bereikt, alsook waarin hij een beschrijving van zijn systeem voor organisatiebeheersing geeft.

    Dit verslag bevat minstens de volgende rubrieken:

  21. Een beeld van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing conform het gekozen kader bedoeld in artikel 3. Deze rubriek bevat minstens de volgende elementen:

    1. Een overzicht van het maturiteitsniveau bepaald door zelfevaluatie, per beheersdomein;

    2. Een zelfevaluatie per beheersdomein;

    3. De streefdoelen voor de verbetering van de organisatiebeheersing en voor het systeem voor organisatiebeheersing op basis van de zelfevaluatie;

  22. Een actieplan waarin wordt aangetoond hoe de diensten hun organisatiebeheersing en hun systeem voor organisatiebeheersing zullen verbeteren;

  23. De data waarop het risicocomité, zoals bepaald in artikel 5, § 3 heeft overlegd en een synthese van de conclusies van dat overleg en van de genomen beslissingen.

  24. Een erkenning van de verantwoordelijkheid door de leidinggevende voor de goede werking en voor de evaluatie van de organisatiebeheersing en van het systeem voor organisatiebeheersing.

    Het verslag dat betrekking heeft op het afgelopen jaar wordt overgemaakt aan het Auditcomité van de Federale Overheid tegen 15 maart van het lopende jaar, met afschrift aan de Minister die de dienst onder zijn bevoegdheid heeft.

    ...

Pour continuer la lecture

SOLLICITEZ VOTRE ESSAI

VLEX uses login cookies to provide you with a better browsing experience. If you click on 'Accept' or continue browsing this site we consider that you accept our cookie policy. ACCEPT