Klassement en archief

Auteur:Ruth Boel
Pagina's:163-174
SAMENVATTING

1. Waarom een klassement of archief bijhouden? 2. Wat bewaart u in het klassement en in het archief? 3. Wanneer doet u het klassement en het archief? 4. Hoe zet u een klasseersysteem en een archiefsysteem op? A. Klassement. B. Archief. C. Wat moet u als archief bewaren en hoelang?

 
INDEX
GRATIS UITTREKSEL

Page 163

1. Waarom een klassement of archief bijhouden?

U heeft een aantal werkmappen die u dagelijks enkele keren gebruikt. Hierin zitten uw offertes, bestellingen en facturen, zowel voor aankoop als voor verkoop. Deze mappen behoren niet tot het klassement of het archief. Zie ook het hoofdstuk “Opvolgen van aankoop, verkoop en bank”.

• Klassement

U zal merken dat u vele documenten, boeken, artikels, nota’s bij elkaar krijgt waar u niet meteen iets moet voor doen, maar die u toch wil bewaren omdat ze interessant zijn of omdat u ze later nog nodig zal hebben.

Dit kan documentatie zijn van de overheid, van de producten die u verkoopt of de diensten die u aanbiedt, artikels over boekhouding, documentatie over machines die u in de toekomst misschien wil aankopen, tips die u wil onthouden, info omtrent subsidies, enz.

Ook afgewerkte dossiers zal u willen bewaren. Het kan zelfs zijn dat u die later nog nodig heeft in geval van een garantie of bij controle door de overheid.

Op het moment dat u die documenten nodig heeft, vindt u die graag zo snel mogelijk terug. Daarom is het nuttig om na te denken over een goed klasseersysteem.

Een klassement moet binnen handbereik staan.

Page 164

• Archief

Documenten i.v.m. afgewerkte dossiers die u niet direct meer nodig heeft, slaat u op in een archief.

Een archief moet niet binnen handbereik staan. Dit kan bv. in een aparte kamer of kast ondergebracht worden.

2. Wat bewaart u in het klassement en in het archief?

• Klassement

In eerste instantie heeft u al uw officiële bedrijfsdocumenten bij de opstart van uw zaak : de toekenning van uw ondernemingsnummer, uw aansluitingsnummer bij het sociaal fonds, de akten van de notaris, enz.

U zal waarschijnlijk contracten gaan afsluiten met de elektriciteitsmaatschappij, de telefoonmaatschappij, de bank, enz. Deze contracten moeten ook bewaard worden.

• Archief

Documenten die meestal in een archief terug te vinden zijn, zijn aankoop- en verkoopfacturen en bankuittreksels van de afgelopen boekjaren.

Ook oude offertes, bestellingen en leveringsbonnen kunnen in het archief bewaard worden.

De BTW verplicht u om al uw boekhoudkundige documenten 10 jaar bij te houden, zodat controle steeds nog mogelijk is.

De ruimte die u nodig heeft voor dit archief kan, in 10 jaar tijd, dus behoorlijk oplopen.

Page 165

3. Wanneer doet u het klassement en het archief?

• Klassement

Een klassement houdt u continu bij. Als u bezig bent met het uitladen van uw “IN”-bakje, heeft u veel te klasseren. Zie ook het hoofdstuk “Organiseren van de werkstroom”.

Als u het klassement gaat klasseren, gebruikt u de 2-minuten regel. Duurt het minder dan 2 minuten om een document te klasseren; doe het dan onmiddellijk. Als uw klasseersysteem goed is opgezet, zal u merken dat het meeste dan al weggewerkt is.

Duurt het langer dan 2 minuten om een document te klasseren, plan dan in uw agenda in wanneer u het klassement gaat doen of leg het document in uw bakje “ACTIE”.

• Archief

Archiveren doet u ten minste 1 maal per jaar na de afsluiting van het boekjaar. Dit kan vlak na de afsluiting zijn of enkele maanden erna. U doet dit best in een periode die voor uw bedrijf wat kalmer is.

U kan het ook tussendoor doen als u er de tijd voor heeft of als u te veel documenten heeft om binnen handbereik te staan.

4. Hoe zet u een klasseersysteem en een archiefsysteem op?
A Klassement

Er bestaan verschillende soorten klasseersystemen :

• ringfardes of ordners;

• hangmappen;

• digitaal;

• staande mappen.

Page 166

Elk systeem heeft zijn voor- en nadelen.

Ringfardes of ordners [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]

Voordelen

U kan deze gemakkelijk ergens mee naar toe nemen, alles zit goed vast.

Ze blijven rechtstaan in uw kantoor als ze niet te vol zitten.

Handig systeem om te gebruiken als werkmap die u dikwijls nodig heeft en waaruit u regelmatig iets moet nemen of waarin u iets moet bijvoegen.

Goedkoop systeem.

Nadelen

Niet echt geschikt om een uitgebreid alfabetisch klassement mee aan te leggen. Als u er iets tussen wil steken, moet u steeds uw tabbladen aanpassen als u het alfabet of de nummering wil blijven volgen, of u moet er kaften tussen zetten.

Neemt veel plaats in, sommige kaften staan halfleeg in een kast.

Moeilijk om overzichtelijk te houden.

Hangmappen [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]

Voordelen

Er bestaan zowel horizontale als verticale systemen om in uw kast of in uw schuif te hangen.

U kan er steeds mappen tussensteken om een alfabet of nummering te volgen.

Neemt minder plaats in dan ordners.

Nadelen

Voor dunne dossiers neemt het systeem veel plaats in. Ook voor de kast heeft u veel ruimte nodig om de schuiven te openen en er dan nog achter te kunnen staan.

Vrij duur systeem, kasten moeten speciaal ingericht worden met rails. De mappen zelf zijn redelijk duur per stuk.

U kan er niks in vasthechten.

Page 167

Digitaal klassement (= alles inscannen en opslaan in uw computer)

Voordelen

...

Om verder te lezen

PROBEER HET UIT