Kantoormateriaal
| Auteur | Ruth Boel |
| Pages | 27-43 |
Page 27
Om in uw kantoor te werken en uw papieren netjes op te bergen, is het nodig om te beschikken over basiskantoormateriaal. Het zijn hulpmiddelen die er voor zorgen dat u efficiënt kan werken en opbergen.
Het basiskantoormateriaal bestaat uit :
• een agenda;
• een stabiel pennenbakje gevuld met een paar stylo’s, een potlood, een dikke alcoholstift, een fluo tekstmarker en een schaar;
• een bureau-onderlegger in papier of plastiek, hier kan u gemakkelijker op schrijven dan op een tafelblad;
• een duidelijke kalender om aan de muur te hangen. Kalenders met een overzicht van 3 maanden zijn het meest praktisch; [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
• kladpapier of een notitieblok;
• een rekenmachine;
• paperclips;
• een nietjesmachine;
• een ontnieter om snel nietjes uit documenten te kunnen halen;
• een perforator met aanleg;
• een gom en een slijper met potje; [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
Page 28
• een correctieroller om over tekst te rollen die fout is of bedekt moet worden;
• een kleefbandhouder met kleefband;
• post-it notes : gekleurde blocnotes die aan één zijde een kleefstrip hebben;
• L-mappen of zichtmappen : deze plastieken, doorschijnende insteekmappen zijn aan 2 zijden dicht. Ze houden uw documenten netjes en bij elkaar; [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
• pochetten of showtassen : plastieken, doorschijnende insteekmappen om documenten in op te bergen waar u geen gaatjes kan of mag in maken; [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
• tabbladen : deze bestaan in allerlei maten, kleuren en materialen. U kan ze krijgen met een alfabet, nummers, blanco, de maanden van een jaar, enz. U gebruikt ze om uw dossiers onder te verdelen in verschillende compartimenten; [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
• een adresboek;
• een voorraad postzegels en een boekje met de huidig geldende posttarieven (gratis te verkrijgen op het postkantoor);
• een vuilbak (of verschillende, als u wilt sorteren);
• een pak wit papier;
• een pak enveloppen : enveloppen bestaan in allerlei vormen en kleuren. U moet voor uw eigen zaak uitmaken welk formaat voor u het makkelijkst is. Voor gewone brieven wordt er meestal gewerkt met vensterenveloppen, omdat het adres van de geadresseerde al op de brief of factuur vermeld staat.
Eventueel ook nog :
• een PC met de nodige software;
• een printer.
Een bedrijfsstempel is altijd handig. U kan die gebruiken om op uw enveloppen te drukken, op cash betaalde facturen, enz. Transportbedrijven, die leveringen bij u uitvoeren, vragen meestal ook een stempel om op de vervoersdocumenten te zetten. Op een bedrijfsstempel staan de naam van het bedrijf, het adres, het telefoonnummer en het ondernemingsnummer vermeld.
Page 29
Etiketten met uw logo en adresgegevens kunnen dienen om op promotiemateriaal te kleven, op enveloppen, op briefpapier, enz. Zorg ook hier dat uw telefoonnummer zeker vermeld is.
Dit kantoormateriaal haalt u best in huis vóór u start met uw zaak of daags vóór u uw kantoor opnieuw inricht.
Geef al uw kantoormateriaal een vaste plaats zodat u het nooit moet zoeken. Bovenop uw bureau staat het scherm van uw PC met klavier en muis, de brievenbakjes, de telefoon, een blocnote, de onderlegger en het pennenbakje met het meest gebruikte schrijfgerief erin, eventueel een bureaulamp. Dat is alles!
U kan een visitekaarthouder op uw bureau zetten met uw eigen visitekaartjes erin, zodat bezoekers uitgenodigd worden om er eentje mee te nemen. Hoe meer adreskaartjes verspreid worden, hoe beter. Mensen bewaren ook meestal visitekaartjes. [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
Het computerblok zelf zet u best onder uw bureau, tenzij u een laptop heeft natuurlijk. Dat zou niet zo handig zijn om te werken.
Zorg dat uw scherm op ooghoogte staat, dat is de ideale positie. Dan hoeft u immers niet voorover of achterover te zitten om op uw scherm te kijken. Er zijn schermen die u kan aanpassen in de hoogte of u kan gebruik maken van een schermverhoger. [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
Het klavier staat op hoogte van de elleboog, stel uw stoel op de juiste hoogte in.
Page 30
Zet de telefoon links als u rechtshandig bent of rechts als u linkshandig bent. Dit vergemakkelijkt het intoetsen van de nummers, uw telefoondraad hangt niet in de weg over uw klavier en u heeft de juiste hand vrij voor het noteren van gegevens.
Lees de handleiding van uw telefoontoestel! Programmeer de telefoonnummers die u vaak moet gebruiken.
De meeste telefoons kan u doorschakelen naar een ander nummer, bv. naar uw gsm, soms mits betaling voor deze dienst bij uw telefoonmaatschappij. Dit is handig als u veel op de baan bent.
Kan u de telefoon niet zelf beantwoorden als u onderweg bent, overweeg dan om samen te werken met een telefoonantwoorddienst. U schakelt uw lijn door naar het telefoonantwoordbedrijf telkens als u vertrekt. Deze bedrijven nemen dan uw lijn op met de naam van uw bedrijf. Zij noteren alle telefoons die zijn binnengekomen en sturen die door naar u per fax of per mail.
Een printer neemt behoorlijk wat plaats in en staat dus best niet op het werkvlak van uw bureel, tenzij het niet anders kan. U zet hem beter vlak naast uw bureel, op een schuivenblok, een tafeltje of een kastje. In sommige bedrijven en vooral in winkels wordt de printer onder het bureel of onder de toog gezet.
Een blocnote of kladpapier moet steeds binnen handbereik liggen om notities te kunnen nemen tijdens een telefoongesprek. Ook uw agenda moet steeds binnen handbereik liggen om snel afspraken te kunnen vastleggen.
In de bovenste schuif van uw schuivenblok kan u klein materiaal opbergen dat u steeds bij de hand moet hebben, bv. uw bedrijfsstempels, uw visitekaartjes, kleine benodigdheden (gom, slijper, correctieroller, ontnieter, adresboekje, enz.). Wat we in dat adres-of notitieboekje gaan noteren, wordt besproken in het hoofdstuk “Opstart van uw bedrijf”.
Page 31
Gebruik de tweede bovenste schuif van uw schuivenblok voor het grotere kantoormateriaal (perforator, rekenmachine, kleefband, nietmachine, brievenweegschaal, postzegels en het boekje met de posttarieven, enz.).
De derde schuif kan u gebruiken om uw kassa, enveloppen en briefpapier in op te bergen. Naargelang het type van uw bedrijf, kan u de schuiven verder indelen.
Er bestaan systemen om uw schuiven in te delen zodat alles mooi op zijn plaats blijft liggen als u de schuiven opent en sluit.
Er bestaan tussenschotten. Hiermee kan u schuiven indelen in compartimenten. [VEA IMAGEN EN BIJLAGEN]
Er bestaan systemen om de schuiven in te delen voor...
Pour continuer la lecture
SOLLICITEZ VOTRE ESSAI