Décret établissant différents instruments relatifs à la gestion des informations et des réclamations en Communauté germanophone, de 25 avril 2022
CHAPITRE 1er. - Dispositions générales
Article 1er. - Définitions
Pour l'application du présent décret, il faut entendre par :
-
autorité :
-
la Communauté germanophone,
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les organismes de droit public qui dépendent de la Communauté germanophone,
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les communes, les centres publics d'action sociale et autres entités territoriales de la région de langue allemande, à l'exception des zones de police pluricommunales et des zones de secours,
-
tout organisme, indépendamment de sa nature et de sa forme juridique,
- qui a été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre que commercial, et
- qui est doté de la personnalité juridique, et
- dont l'activité est financée essentiellement par les autorités ou organismes mentionnés aux a) et b) ou qui est soumis, en ce qui concerne sa direction, à leur tutelle ou dont l'organe d'administration, de direction ou de tutelle est majoritairement composé de membres désignés par ces autorités ou organismes,
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les associations créées par une ou plusieurs des autorités mentionnées aux a), b), c) ou d);
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personne : toute personne physique ou morale ainsi que toute association de fait;
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acte administratif : acte d'une personne travaillant sous la responsabilité de l'une des autorités mentionnées au 1° et qui a un lien avec :
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la préparation d'une décision,
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l'exécution d'une décision,
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la décision elle-même ou
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l'inaction concernant une décision;
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fonctionnement : mode de fonctionnement ou comportement des autorités, des agents ou des collaborateurs, et ce, que ces modes de fonctionnement ou ces comportements aient ou non un lien avec une décision;
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réclamation : remarque formulée par écrit ou présentée en personne à l'encontre d'actes administratifs, d'omissions ou de fonctionnements qu'un réclamant considère comme illégaux, non adaptés, inappropriés, incorrects ou inéquitables, cette réclamation ne pouvant être dirigée contre des dispositions légales;
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service de médiation : personne chargée de la médiation en Communauté germanophone ayant été désignée conformément au décret du 26 mai 2009 instituant la fonction de personne chargée de la médiation en Communauté germanophone;
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règlement général sur la protection des données : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Pour l'application du présent décret, le Parlement et le Gouvernement répondent à la définition d'autorité, au sens de l'alinéa 1er, 1°, a).
Art. 2. - Principe de la communication active
Les autorités communiquent, de manière proactive et de leur propre initiative, sur la politique qu'elles mènent, leurs règles et leurs services, notamment en décrivant leurs missions, leurs compétences, leur organisation interne et les possibilités de recours existantes.
Au moyen de stratégies appropriées en matière d'informations, elles s'assurent que :
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les informations parviennent au plus grand nombre possible de personnes concernées;
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les informations sont facilement accessibles, correctes, actuelles, neutres, comparables et adaptées au groupe cible ainsi qu'aux thèmes abordés.
Art. 3. - Soutien à la gestion des réclamations
§ 1er - Le Gouvernement ne reconnait qu'un seul organisme en tant que guichet central chargé du soutien en matière de gestion des réclamations.
Pour être reconnu en tant que guichet central, cet organisme doit :
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être organisé en tant qu'association sans but lucratif;
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proposer ses prestations de service dans l'ensemble de la région de langue allemande;
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avoir une expérience éprouvée de dix ans dans le domaine de la fourniture d'informations générales et de conseils aux citoyens et aux consommateurs.
Le guichet central est chargé des missions suivantes :
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fournir gratuitement des orientations et des renseignements aux citoyens qui recherchent des informations ou de la documentation concernant des autorités ou qui souhaitent transmettre un message ou introduire une réclamation, et diffuser les informations générales y afférentes;
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conseiller les autorités pour ce qui est de leur politique en matière d'informations et les soutenir à titre gracieux dans le cadre de la mise en oeuvre pratique de la gestion des réclamations;
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élaborer et diffuser un logo commun relatif à la gestion des réclamations en Communauté germanophone;
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élaborer et diffuser un formulaire de réclamation qui comprend au moins les éléments suivants :
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des mentions relatives au règlement général sur la protection des données;
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des mentions concernant la classification de la procédure de réclamation sous forme de recours administratif ou judiciaire;
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le logo commun relatif à la gestion des réclamations.
§ 2 - Le guichet central est neutre et dispose du personnel compétent approprié.
Sans préjudice du décret du 28 juin 2021 concernant les données ouvertes et la réutilisation des informations du secteur public, le guichet central est habilité, moyennant le paiement d'un montant basé sur un prix de revient adéquat, à mettre à disposition des documents sur n'importe quel support d'informations.
CHAPITRE 2. - Gestion des réclamations
Art. 4. - Objectifs
Toute personne qui peut prouver un intérêt a le droit d'introduire une réclamation à titre gracieux à l'encontre d'un acte administratif ou de fonctionnements d'une autorité. Elle peut donner procuration à une autre personne possédant la capacité juridique pour que celle-ci exerce ce droit en son nom.
Les autorités mettent en place une procédure de réclamation qui respecte au moins les dispositions du présent chapitre. Elles peuvent en outre prévoir des règles plus avantageuses pour le réclamant.
Art. 5. - Recevabilité de la réclamation
Une réclamation est recevable si elle :
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concerne un acte administratif ou un fonctionnement concret;
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a été introduite par écrit auprès de l'autorité responsable de l'acte administratif ou du fonctionnement concerné ou a été présentée en personne et consignée par écrit conformément à l'article 7, alinéa 2, 3°;
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contient une description de la matière qui est à son origine;
-
a été introduite conformément aux exigences linguistiques définies dans les lois coordonnées du 18 juillet 1966 sur l'emploi des langues en matière administrative.
Art. 6. - Irrecevabilité de la réclamation
L'autorité compétente peut refuser de traiter une réclamation si :
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la réclamation
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est manifestement non fondée;
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est essentiellement identique à une réclamation déjà traitée au sens du présent chapitre et en l'absence de faits nouveaux;
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vise des faits qui remontent à plus d'un an avant son introduction;
-
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le réclamant n'a pas épuisé les procédures de recours administratif organisé existantes afin d'obtenir satisfaction;
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ladite réclamation vise des questions relatives au personnel de l'autorité au sein de laquelle le réclamant est occupé, à l'exception d'une réclamation pour laquelle le réclamant est capable de démontrer qu'aucune autre possibilité de recours spécifique ne lui est offerte;
-
le nom et l'adresse du réclamant ne sont pas connus.
L'autorité compétente refuse de traiter une réclamation lorsqu'un recours administratif organisé ou un recours judiciaire est pendant en la cause.
Le délai d'un an mentionné à l'alinéa 1er, 1°, c), est interrompu pour la durée pendant laquelle le grief fait l'objet d'un recours administratif organisé ou d'un recours judiciaire.
Art. 7. - Introduction d'une réclamation
Toute réclamation est introduite par voie numérique ou sur support papier auprès de l'autorité compétente.
Toute autorité :
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publie un formulaire de réclamation au moins conforme aux prescriptions de l'article 3, § 1er, alinéa 3, 4°, et le rend facilement accessible par voie numérique ainsi que sur support papier;
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détermine auprès de quelle(s) personne(s) les réclamations peuvent être introduites;
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s'assure que le réclamant bénéficie si nécessaire d'une aide lors de la rédaction de la réclamation.
Art. 8. - Accusé de réception
Un accusé de réception avec date de réception de la réclamation est délivré ou envoyé, selon le cas, au réclamant immédiatement après l'introduction de la réclamation. Il est transmis par voie numérique ou sur support papier en fonction du moyen utilisé pour introduire la réclamation.
Art. 9. - Informations sur le traitement de la réclamation
§ 1er - Dans les quatorze jours calendrier suivant l'introduction de la réclamation, le réclamant reçoit une lettre d'information sur la suite donnée à ladite réclamation.
La lettre d'information mentionnée à l'alinéa 1er contient des informations concernant :
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la recevabilité ou l'irrecevabilité de la réclamation;
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le correspondant et le responsable du traitement de la réclamation désigné conformément à l'article 36, § 1er, alinéa 1er.
§ 2 - En cas de recevabilité de la réclamation, la lettre d'information précise le délai et le mode de traitement ainsi que la manière dont l'issue de la réclamation sera communiquée.
§ 3 - En cas d'irrecevabilité de la réclamation ou s'il n'y a pas lieu de l'examiner plus avant, la lettre d'information est assortie d'une motivation de l'irrecevabilité et d'une mention concernant la possibilité de déposer un recours auprès du service de médiation.
§ 4 - Si une réclamation n'est pas traitée plus avant, car elle a été introduite auprès d'une autorité qui n'est pas compétente en la matière, l'autorité concernée transmet la réclamation sans délai à l'autorité qu'elle estime compétente, à condition que le réclamant ne s'y oppose pas.
La lettre d'information mentionnée au § 1er, alinéa 1er, donne des explications relatives à la transmission de la réclamation.
Art. 10. - Délai de traitement
La procédure de réclamation est clôturée dans les quarante-cinq jours calendrier suivant l'introduction de la réclamation.
En cas de circonstances exceptionnelles, le délai mentionné à l'alinéa 1er...
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