Debiteurenbeheer : opvolgen van onbetaalde verkoopfacturen

AuteurRuth Boel
Pages191-204

Page 191

1. Waarom moet u aan debiteurenbeheer doen?

Verkopen is leuk, maar de klanten moeten ook betalen en liefst op tijd, anders is het leuke er snel af.

Ik ondervind dat in vele bedrijven weinig of geen debiteurenbeheer wordt gedaan. Mensen vinden dit immers lastig. Eerst heeft u een verkoopsrelatie met de klant en nu moet u boekhouder gaan spelen; de klant op zijn vingers gaan tikken. Als u het diplomatisch aanpakt, zal u die klant echt niet verliezen, op voorwaarde dat hij tevreden is over uw diensten of producten. Een slechte betaler bent u trouwens beter kwijt dan rijk. Meestal zijn het ook altijd dezelfde klanten bij wie u achter uw geld moet gaan vragen.

Als u geen geld ontvangt voor uw verkoopfacturen, brengt u uw eigen bedrijf in moeilijkheden!

Als een klant niet betaalt, dan kost u dat geld! Door zijn wanbetaling moet u misschien wel kaskredieten aangaan om het tijdelijk tekort op uw rekening aan te zuiveren, u moet er tijd insteken om brieven op te stellen aan de wanbetaler, misschien moet u hem ook wel eens bellen… Als u al deze tijd en kosten berekent, moet u eens bedenken wat er van uw winst afgaat. Loont die klant nu nog steeds de moeite?

Voor dure bestellingen of grote werken is het zeer gebruikelijk om een voorschot te vragen vóór de aanvang van de werken of voor de levering van de goederen. Maak hier gebruik van!

Page 192

2. Welke facturen moet u opvolgen?

Vele bedrijven betalen voor of op de vervaldag. Dus alle facturen die op de vervaldag nog niet op uw bedrijfsrekening staan, moeten kort opgevolgd worden.

Ook facturen die een klant betwist, moet u nauwgezet opvolgen. Het is verplicht om in uw algemene voorwaarden te vermelden hoeveel tijd de klant heeft om een factuur te betwisten. Staat er geen termijn in, dan wordt meestal een termijn van 8 dagen aangenomen. De klant moet dan aangetekend reageren op de foutieve factuur.

In de praktijk gebeurt het zelden dat klanten een aangetekend schrijven sturen om een factuur te protesteren of te betwisten, tenzij het om zeer grote bedragen gaat. Het risico is dan immers veel groter. Meestal zal u gewoon een telefoontje krijgen, een gewone brief of mail waarin de klant meldt wat er fout is met de factuur. Hij zal u dan vragen om een creditnota op te maken voor die factuur (dit is dezelfde factuur maar dan in negatief) en een nieuwe, juiste factuur op te sturen. Kijk steeds na of de klant gelijk heeft. Reageer dan zo snel mogelijk. De klant zal immers wachten met de betaling van de factuur tot hij alle juiste documenten ontvangen heeft. U zal dus moeten wachten op uw geld!

3. Wanneer gaat u onbetaalde facturen opvolgen?

Op het ogenblik dat een factuur 1 week na de vervaldag nog niet betaald is, moet u actie ondernemen.

Hoe langer u wacht, hoe onprofessioneler u overkomt. Het geeft de klant het idee dat u bang bent om achter uw geld aan te gaan of dat u slordig bent in uw administratie. Hij zal dan nog langer wachten om te betalen.

Met andere woorden, hij zal van u profiteren. Soms krijgt u zelfs het gevoel dat bedrijven u gebruiken als bank. Pas als er geld op hun rekening staat, krijgt u uw facturen betaald.

Page 193

Om deze misverstanden te vermijden, moet u elke week uw bankuittreksels nakijken en actie ondernemen. Maak een vast moment vrij om dit te doen en u zal merken dat u op den duur maar weinig tijd zal verspillen aan dit belangrijke werk.

4. Hoe gaat u te werk? Hoe gaat u te werk?

Neem uw kaft met de onbetaalde facturen op uw bureau en begin bij de oudste factuur die onbetaald is.

Als u met een boekhoudprogramma werkt, drukt u het vervaldagboek “Klanten/verkopen” af. Hierin staan alle onbetaalde facturen van klanten.

Zorg dat u zeer geconcentreerd kan werken in een rustige omgeving, zet de achtergrondmuziek af en focus u op de betalingen. Het doel van dit belangrijke werk is geld ontvangen!

Maak 3 standaard herinneringsbrieven op die u steeds opnieuw gebruikt, maar waarin u alleen het adres van de klant en de factuurgegevens verandert :

  1. standaardbrief is de 1° herinneringsbrief;

  2. standaardbrief is de 2° herinneringsbrief;

  3. standaardbrief is de 3° herinneringsbrief, die u aangetekend verstuurt.

Vermeld in de brief hoeveel dagen de klant al te laat is met betalen; dit geeft hem een duidelijker beeld dan een vervaldatum.

U kan vanaf de eerste herinneringsbrief intrest of herinneringskosten aanrekenen, maar meestal wordt dit pas vanaf de 3° herinneringsbrief gedaan. Het zou immers kunnen dat de klant uw factuur gewoon niet ontvangen heeft en dan vindt hij het vast niet fijn dat hij ineens intrest of kosten moet betalen. Wees dus voorzichtig en niet te snel met het aanrekenen van intrest of kosten.

1 week na de vervaldag van een factuur stuurt u een 1° herinnering (rappel). U kan dit doen per post, per mail of per fax.

Page 194

De eerste herinnering is een vriendelijk briefje waarin u vraagt om na te kijken of de betaling bij de klant ook nog open staat. Het zou namelijk kunnen dat hij de betaling op een verkeerde rekening heeft gestort of dat hij niet akkoord gaat met de factuur.

Kleef een post-it op de factuur met hierop de datum waarop u de eerste rappel gestuurd heeft, bv. 14/9/2006 : eerste rappel.

Een voorbeeld van zo een briefje vindt u hieronder.

Page 195

Heerlijk Brood

Ajubel bvba

Aan de boekhouding

Oostendestraat 132

8600 Diksmuide

Gent, 20 oktober 2006.

1e HERINNERING

Geachte,

Bij controle van uw rekening in onze boeken bemerken wij dat de volgende facturen nog open staan; de facturen met een vetgedrukte vervaldag zijn vervallen.


Factuurnr. Factuurdatum Bedrag Vervaldag Aantal dagen
2006/041 30/09/2006 € 304,87 14/10/2006 6
2006/042 30
...

Pour continuer la lecture

SOLLICITEZ VOTRE ESSAI