Arrêté royal relatif à l'organisation administrative et comptable, au contrôle interne, à la comptabilité et aux comptes annuels des sociétés de gestion de droits d'auteur et de droits voisins ainsi qu'aux informations que celles-ci doivent fournir, de 25 avril 2014

PARTIE Ire. - Définitions

Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par

- loi relative au droit d'auteur et aux droits voisins : loi du 30 juin 1994 relative au droit d'auteur et aux droits voisins;

- société de gestion : société de gestion de droits d'auteur ou droits voisins, visée à l'article 65 de la loi du 30 juin 1994 relative au droit d'auteur et aux droits voisins;

- Rubrique de perception : l'ensemble des montants provenant d'un mode d'exploitation déterminé d'une catégorie d'oeuvres ou de prestations déterminées, ventilées en outre en fonction de l'origine géographique, conformément à la matrice annexée au présent arrêté;

- Sous-rubrique de perception : l'ensemble des montants qui, au sein d'une même rubrique de perception, ont été perçus la même année, selon les mêmes tarifs;

- Rubrique de répartition : l'ensemble des montants qui, au sein d'une même rubrique de perception, ont été répartis la même année, à la même catégorie d'ayants droit appartenant à la même société de gestion, selon les mêmes règles de répartition et de la même manière, par une société de gestion déterminée;

- Droits réservés : partie des droits perçus à répartir retenue par la société de gestion pour satisfaire d'éventuelles revendications ultérieures.

PARTIE II. - Exigences minimales en matière d'organisation administrative et comptable et de contrôle interne des sociétés de gestion

Art. 2. Toute société de gestion doit disposer d'une structure de gestion, d'une organisation administrative et comptable et d'un contrôle interne appropriés à ses activités.

Art. 3. § 1er La structure de gestion et l'organisation administrative et comptable de toute société de gestion doivent au minimum :

  1. garantir que :

    - la perception et la répartition des droits dont la gestion lui a été confiée, soient effectuées de façon équitable et non discriminatoire;

    - la reddition de comptes sur la perception et la répartition des droits soit assurée;

  2. restreindre le risque que des conflits d'intérêts entre la société de gestion et les ayants droit dont elle gère les droits ou entre ces derniers, ne puissent nuire aux intérêts des ayants droit dont elles gèrent les droits;

  3. assurer la séparation entre d'une part le patrimoine constitué des droits perçus et gérés pour le compte des ayants droit lequel comprend aussi les produits financiers provenant de leur gestion et d'autre part le patrimoine propre constitué de la rémunération des services de gestion et des revenus de ses autres activités ou de son patrimoine propre.

    § 2. A ces fins, toute société de gestion met en place :

  4. un système de répartition des tâches et des fonctions dont la description et les mises à jour sous forme d'organigramme sont tenues à la disposition du service de contrôle;

  5. des procédures appropriées, automatisées ou non, permettant la collecte, la consignation, le traitement et la communication d'informations efficaces, efficientes et fiables permettant à chacun des collaborateurs et des sous-traitants de la société de gestion d'accomplir les tâches qui lui sont assignées;

  6. des procédures appropriées, automatisées ou non, permettant la collecte des faits comptables à enregistrer, leur documentation, et la vérification de ces faits quant à leur exhaustivité et leur fiabilité.

    Art. 4. Le système de contrôle interne, visé à l'article 65ter, § 4 de la loi relative au droit d'auteur et aux droits voisins, est un ensemble de mesures intégrées dans les processus opérationnels et fonctionnels visant à assurer le déroulement correct de toutes les activités de la société de gestion et qui permet d'assurer :

    - une connaissance et une maîtrise adéquates des risques

    - l'intégrité et la fiabilité des informations financières et de gestion;

    - le respect des lois et de leurs arrêtés d'exécution;

    - la préservation des actifs;

    - la prévention de la fraude;

    - le respect des droits des ayants droit pour le compte desquels la société de gestion agit.

    Art. 5. L'organe d'administration de la société de gestion :

    - identifie les risques internes et externes auxquels la société de gestion est confrontée à l'occasion notamment de l'admission des ayants droit, du traitement de leurs déclarations, de la perception, de la répartition et du paiement des droits ainsi que la collecte des données relatives à ces différentes activités;

    - évalue leur impact et leur probabilité de matérialisation;

    - et élabore les mesures et procédures en vue d'éviter la matérialisation du risque ou d'en limiter l'impact.

    Art. 6. Chaque membre du personnel participe, à son niveau, au bon fonctionnement du système de contrôle interne. La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de contrôle interne incombe à chaque titulaire d'une fonction de management et, en définitive, à l'organe d'administration.

    Art. 7. Toute société de gestion doit tenir une comptabilité analytique appropriée à ses activités qui doit au moins permettre de déterminer de manière distincte et, pour chaque rubrique de perception, le montant des charges directes liées à ces perceptions ainsi que le montant des charges indirectes de la société de gestion imputées à cette rubrique.

    PARTIE III. - Règles particulières relatives à la comptabilité et aux comptes annuels des sociétés de gestion

    LIVRE Ier. - Compléments et adaptations apportés aux obligations résultant pour les sociétés de gestion des dispositions arrêtées en application de l'article 4, alinéa 6, de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises

    Art. 8. Pour son application par les sociétés de gestion, les modifications suivantes sont apportées au plan comptable minimum normalisé annexé à l'arrêté royal du 12 septembre 1983 déterminant la teneur et la présentation d'un plan comptable minimum normalisé :

    " 1°. Au compte numéro 17 " Dettes à plus d`un an ", au compte n° 29 " Créances à plus d'un an ", et à la rubrique 4 " CREANCES ET DETTES A UN AN AU PLUS ", une note en bas de page (4bis) est chaque fois ajoutée, dont le texte est rédigé comme suit :

    " (4bis) Les dettes et les créances sont à ventiler selon qu'elles sont relatives aux activités menées par la société de gestion pour compte propre ou qu'elles résultent de l'activité de société de gestion, pour le compte des ayants droit (dettes sur droits et créances sur droits). S'agissant des dettes sur droits relatives aux activités menées en tant que société de gestion, il y a lieu de distinguer les dettes sur droits en attente de perception, les droits perçus à répartir (en distinguant les droits réservés, les droits non réservés et les droits faisant l'objet de contestations), les droits perçus répartis, les droit perçus répartis en attente de paiement (en distinguant les droits faisant oui ou non l'objet de contestations), les droits perçus non répartissables (non attribuables - art. 69 LDA) et les produits financiers provenant de la gestion des droits perçus. ";

  7. Les comptes sous la rubrique 5 sont remplacés comme suit :

    '' 5. PLACEMENTS DE TRESORERIE ET VALEURS DISPONIBLES
    50. Actions propres VIII.A
    51. Actions et parts VIII.B
    510 Valeur d'acquisition
    511 Montants non appelés (-)
    519 Réductions de valeur actées (-)
    52. Titres à revenu fixe (19bis) VIII.B
    520 Valeur d'acquisition
    529 Réductions de valeur actées (-)
    53. Dépôts à terme (19bis) VIII.B
    530 De plus d'un an
    531 De plus d'un mois et a un an au plus
    532 D'un mois au plus
    539 Réductions de valeur actées (-)
    54. Valeurs échues a l'encaissement (20) IX
    55. Etablissements de crédit (19bis) (21) IX
    550 A 559 Comptes ouverts auprès des divers établissements, à subdiviser en :
    0 Comptes courants
    1 Chèques émis (-) (22)
    9 Réductions de valeur actées (-)
    56. Office des chèques postaux (19bis) IX
    560 Compte courant
    561 Chèques émis (-) (22)
    57. Caisses IX
    570 à 577 Caisses-espèces
    578 Caisses-timbres
    58. Virements internes ''

    Le texte de la note en bas de page (19bis) est rédigé comme suit :

    " (19bis) A subdiviser afin de permettre de distinguer les sommes placées pour compte propre des sommes placées pour le compte des ayants droit conformément à l'article 65ter, § 3 de la loi. "

  8. Sous la rubrique 6 " CHARGES ", les modifications suivantes sont apportées :

    1. les comptes avec les numéros 640 à 649 sont remplacés comme suit :

      640 Charges fiscales d'exploitation
      641 Moins-values sur réalisations courantes d'immobilisations corporelles
      642 Moins-values sur réalisation de créances commerciales
      643 Contribution au fonds organique
      644 Fins sociales culturelles et éducatives
      645 Excédent de commissions à restituer
      646 a 648 Charges d'exploitation diverses
      649 Charges d'exploitation portées à l'actif ou au titre de frais de restructuration (-)
    2. Au compte numéro 65 charges financières, une note en bas de page (25bis) est insérée, dont le texte est rédigé comme suit :

      " (25bis) A subdiviser afin de pouvoir faire une distinction entre les charges financières résultant des activités pour le compte des ayants droit et les charges financières résultant des activités pour pour compte propre. ";

    3. les comptes sous le numéro 68 sont remplacés comme suit :

      '' 68. Transferts aux impôts différés et aux réserves immunisées
      680 Transferts aux impôts différés IXbis
      689 Transferts aux réserves immunisées XII '';
  9. Sous la rubrique 7 " PRODUITS ", les modifications suivantes sont apportées :

    1. les comptes sous les numéros 70 sont remplacés comme suit :

      '' 70. Chiffre d'affaires I.A
      700 Commissions sur droits perçus
      701 Récupération et refacturation de charges
      702 à 707 Ventes et prestations de services
      708 Remises, ristournes et rabais accordes (-) (28) '';
    2. sous le numéro 743 un nouveau compte est inséré, rédigé comme suit :

      " 743 Frais de constatation et de recouvrement de droits "

    3. Au compte numéro 75 Produits financiers, une note en bas de page (28bis) est insérée, dont le texte est...

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