Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil, de 25 mars 2019

Article M.

J'attire votre attention sur les dispositions de la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil), publiée au Moniteur belge du 2 juillet 2018. Cette loi a été modifiée par la loi du 21 décembre 2018 portant des dispositions diverses en matière de justice (MB du 31 décembre 2018). Elle entre en vigueur le 31 mars 2019.

La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de cette loi aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction.

Il va de soi que cette circulaire s'applique sans préjudice de la compétence des Cours et tribunaux.

  1. Relation avec des circulaires existantes

    Les circulaires suivantes restent d'application, sauf si la présente circulaire y déroge en ce qui concerne les aspects liés à la banque de données des actes de l'état civil (en abrégé la BAEC) et compte tenu du déplacement de certains articles ainsi que de la renumérotation qui en découle :

    1. la Circulaire ministérielle du 22 mai 1987 concernant l'application de la loi du 31 mars 1987 modifiant diverses dispositions légales relatives à la filiation;

    2. la Circulaire du 16 janvier 2006 relative à la loi du 3 décembre 2005 modifiant les articles 64 et 1476 du Code civil et l'article 59/1 du Code des droits de timbre en vue de simplifier les formalités du mariage et de la cohabitation légale;

    3. la Circulaire du 7 mai 2007 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant des dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci;

    4. la Circulaire du 3 novembre 2008 relative à la déclaration de naissance à la maternité;

    5. la Circulaire du 6 septembre 2013 relative à la loi du 2 juin 2013 modifiant le Code civil, la loi du 31 décembre 1851 sur les consulats et la juridiction consulaire, le Code pénal, le Code judiciaire et la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, en vue de la lutte contre les mariages de complaisance et les cohabitations légales de complaisance;

    6. la Circulaire du 30 mai 2014 relative à la loi du 8 mai 2014 modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté;

    7. la Circulaire du 22 décembre 2014 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014 modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté;

    8. la Circulaire du 27 décembre 2016 relative à la loi du 25 décembre 2016 modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant;

    9. la Circulaire du 7 décembre 2017 relative au droit applicable au nom et aux prénoms et à la reconnaissance des décisions et actes étrangers qui concernent ces matières, modifiant la circulaire du 23 septembre 2004 relative aux aspects de la loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé concernant le statut personnel, et relative à l'article 335quater du Code civil qui autorise un éventuel changement de nom en cas de reconnaissance de ces actes et décisions étrangers relatifs au nom;

    10. la Circulaire du 15 décembre 2017 relative à la loi du 25 juin 2017 réformant des régimes relatifs aux personnes transgenres en ce qui concerne la mention d'une modification de l'enregistrement du sexe dans les actes de l'état civil et ses effets;

    11. la Circulaire du 21 mars 2018 relative à la loi du 19 septembre 2017 modifiant le Code civil, le Code judiciaire, la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et le Code consulaire, en vue de lutter contre la reconnaissance frauduleuse et comportant diverses dispositions en matière de recherche de paternité, de maternité et de comaternité, ainsi qu'en matière de mariage de complaisance et de cohabitation légale de complaisance;

    12. la Circulaire relative à la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, en ce qu'elle transfère la compétence en matière de changement de prénoms aux officiers de l'état civil et en règle les conditions et la procédure.

  2. Généralités

    La Loi sur la modernisation de l'état civil vise à moderniser, informatiser et simplifier l'état civil, d'une part, en créant une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) et, d'autre part, en adaptant au 21e siècle la réglementation actuelle relative à l'état civil.

    Les principales lignes de force de cette loi sont les suivantes :

    - la création d'une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) dans laquelle seront intégrés tous les registres communaux et les registres des postes consulaires belges;

    - les actes de l'état civil ne sont plus établis, signés et conservés que de manière électronique;

    - la source authentique papier des actes de l'état civil (en d'autres termes, les registres papier de l'état civil) devient une source authentique numérique;

    - les "anciens actes" (antérieurs au 31 mars 2019) sont obligatoirement enregistrés dans la BAEC lors d'une modification de ou d'une mention sur un tel acte ou de la délivrance d'un extrait ou d'une copie de ceux-ci, pour autant qu'ils n'aient pas encore été chargés par la commune dans la BAEC avant le 31 mars 2019;

    - les processus existants de l'état civil sont simplifiés et modernisés;

    - les missions de base et la répartition des responsabilités en matière d'état civil restent inchangées;

    - le passage d'actes protocolaires à des actes documentaires uniformes dans l'ensemble des communes;

    - la suppression du double archivage dans les greffes des juridictions;

    - la garantie d'une introduction unique des données par les communes;

    - le Registre national et la BAEC sont couplés, de sorte que toutes les données nécessaires circulent automatiquement vers le Registre national et la BAEC : cela signifie que les types d'informations du Registre national sur le statut de la personne (comme l'état civil, la filiation et la nationalité) sont automatiquement adaptés après l'établissement d'un acte de manière définitive, s'il n'y a pas un conflit entre les données.

    Exemple : Si un acte de mariage est établi de manière définitive dans la BAEC et qu'il porte sur des personnes figurant dans le Registre national, l'état civil de ces personnes sera automatiquement adapté dans le Registre national en "marié(e)";

    - la garantie d'une prestation de services sans être liée à un lieu précis pour le citoyen, quelle que soit la commune qui a établi l'acte;

    - une simplification administrative tant pour le citoyen que pour les services publics;

    - l'harmonisation de la modernisation avec les initiatives internationales en cours, notamment celle de la Commission internationale de l'état civil;

    - une meilleure protection de la vie privée des citoyens en ce qui concerne les actes de l'état civil.

    A cette fin, le livre Ier, titre II, du Code civil a été réécrit et subdivisé de manière plus structurée. L'ensemble est désormais plus lisible et utilisable sur le plan pratique.

    Les données contenues dans les actes de l'état civil ont été limitées à l'essentiel.

    Toutes les procédures existantes en matière d'état civil ont été simplifiées autant que possible.

    Le titre II contient également les principes de base concernant la création et la gestion de la BAEC, qui constitue la nouvelle source authentique numérique pour les actes de l'état civil, ainsi que l'accès à celle-ci.

    En outre, toute la réglementation sur l'état civil en vigueur qui s'ajoute à celle du Code civil a été examinée. L'ancienne réglementation a été soit abrogée, soit intégrée autant que possible dans le titre II, afin d'obtenir un ensemble cohérent en matière d'état civil. Un certain nombre de lois touchant à l'état civil subsistent toutefois séparément.

    La Loi sur la modernisation de l'état civil a adapté d'autres parties du Code civil, le Code judiciaire et d'autres législations qui touchent à l'état civil aux nouvelles règles en matière d'état civil (notamment le principe "only once", la suppression des mentions marginales et des transcriptions, l'utilisation d'une banque de données électronique au lieu de registres papier, l'introduction de nouveaux actes de base et de e-mentions, la circulation des données vers le Registre national, la création d'une autorité centrale Etat civil, etc.).

    Toutes les dispositions relatives au mariage ont été rassemblées. Les anciens articles 63 à 75 du Code civil, qui portaient sur la déclaration et la célébration du mariage, ont été intégrés dans le titre V, au chapitre II adapté. - Formalités concernant le mariage. C'est dans ce cadre que deux sections y ont été insérées, à savoir la " déclaration du mariage " et la " célébration du mariage ".

    Les dispositions de la loi du 15 mai 1987 relative aux noms et prénoms, et les dispositions encore utiles de la loi du 6 fructidor an II (23 août 1794) ont été intégrées dans le Code civil. La loi du 15 mai 1987 a donc été abrogée.

    Le principe de la fixité du nom est désormais aussi intégré dans le Code civil, en l'occurrence à l'article 370/1. Ce principe implique encore que nul ne peut porter publiquement de nom ou de prénoms ne correspondant pas à ceux mentionnés dans son acte de naissance. Dans un souci de clarté, il a été ajouté que les noms et prénoms repris dans l'acte de naissance ne peuvent être modifiés ou rectifiés que de la manière et dans les cas prévus par la loi. La fixité du nom...

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