Circulaire relative aux finances communales. - Contrôle interne, de 14 juin 2016
Article M. De récents événements au sein de certains organismes publics ont mis en lumière une certaine méconnaissance des procédures de contrôle de l'utilisation des deniers publics, et notamment des procédures de contrôle des missions du directeur financier.
L'objectif de la présente circulaire est dès lors de vous rappeler et d'expliciter les dispositions légales et réglementaires applicables en matière de contrôle interne des finances communales.
J'insiste sur le respect de ces dispositions légales et réglementaires et des procédures qui existent pour baliser l'action des directeurs financiers et ainsi sécuriser et certifier les comptes communaux. Je compte aussi sur votre vigilance et sur la responsabilité de chacun.
Les commentaires sous chaque disposition légale et réglementaire concernent les procédures applicables au sein des communes, mais sont transposables mutatis mutandis aux provinces et aux CPAS.
A noter enfin que le terme " directeur financier " vise " l'agent qui exerce cette fonction en portant le grade de directeur financier ou celui de receveur régional " (article 1er, 9°, du RGCC).
Art. L1124-4. du CDLD (communes).
§ 4. Le directeur général est chargé de la mise sur pied et du suivi du système de contrôle interne du fonctionnement des services communaux.
Le système de contrôle interne est un ensemble de mesures et de procédures conçues pour assurer une sécurité raisonnable en ce qui concerne:
1° la réalisation des objectifs;
2° le respect de la législation en vigueur et des procédures;
3° la disponibilité d'informations fiables sur les finances et la gestion.
Le cadre général du système de contrôle interne est soumis à l'approbation du conseil communal.
Art. L2212-58. du CDLD (provinces).
§ 6. Le directeur général est chargé de la mise sur pied et du suivi du système de contrôle interne du fonctionnement des services provinciaux.
Le système de contrôle interne est un ensemble de mesures et de procédures conçues pour assurer une sécurité raisonnable en ce qui concerne:
1° la réalisation des objectifs;
2° le respect de la législation en vigueur et des procédures;
3° la disponibilité d'informations fiables sur les finances et la gestion, telles qu'elles doivent être fournies par le receveur.
Le cadre général du système de contrôle interne est soumis à l'approbation du conseil provincial.
Art. 45, § 4, de la loi organique (CPAS)
Le directeur général est chargé de la mise sur pied et du suivi du système de contrôle interne du fonctionnement des services du centre public d'action sociale.
Le système de contrôle interne est un ensemble de mesures et de procédures conçues pour assurer une sécurité raisonnable en ce qui concerne:
1° la réalisation des objectifs;
2° le respect de la législation en vigueur et des procédures;
3° la disponibilité d'informations fiables sur les finances et la gestion.
Le cadre général du système de contrôle interne est soumis à l'approbation du conseil de l'action sociale.
Commentaires :
L'instauration du système de contrôle interne relève de la compétence du directeur général.
On peut traduire la notion de " contrôle interne " par la notion de " maîtrise de l'organisation " pour réaliser les missions et les objectifs communaux. C'est la maîtrise de la gestion qui est visée.
Art. L1124-25. du CDLD (communes).
Le directeur financier remplit la fonction de conseiller financier et budgétaire de la commune.
Dans le cadre du système de contrôle interne, il est chargé:
1° de l'utilisation efficace et économique des ressources;
2° de la protection des actifs;
3° de fournir au directeur général, des informations financières fiables.
Art. L2212-65. du CDLD (province).
§ 1er. Le directeur financier remplit la fonction de conseiller financier et budgétaire de la province.
Dans le cadre du système de contrôle interne, il est chargé:
1° de l'utilisation efficace et économique des ressources;
2° de la protection des actifs.
Art. 46. de la loi organique (CPAS)
§ 2. Le directeur financier est chargé :
8° dans le cadre du système de contrôle interne, il est chargé :
1° de l'utilisation efficace et économique des ressources;
2° de la protection des actifs;
3° de fournir au directeur général, des informations financières fiables.
Commentaires :
Depuis la réforme du statut des titulaires des grades légaux, le Directeur financier, en tant que professionnel de la comptabilité, doit collaborer avec le Directeur général en ce qui concerne la responsabilité du contrôle interne.
Un des aspects fondamentaux de ladite réforme a été l'élargissement du rôle du Directeur financier. En effet, il n'est plus seulement comptable de la commune. De par la réforme, il en a été fait le " gardien " de la légalité et de la logique économique et financière de la commune, de la province ou du CPAS en amont du processus décisionnel. De comptable, il est devenu conseiller en amont de la procédure et caissier en aval.
Le directeur financier remplit la fonction de conseiller financier et budgétaire de la commune. Il peut exprimer son opinion sur les finances communales.
Il s'agit pour le directeur financier d'une obligation de moyens : il doit déployer tous ses efforts pour conseiller les autorités communales en matière financière, sans que sa responsabilité puisse être engagée du seul fait qu'il n'a pas atteint un résultat donné.
Il est chargé de l'utilisation efficace et économique des ressources (on entend par ressources, les ressources financières, et non humaines ou matérielles).
Il est également chargé de la protection des actifs. Les actifs visés sont ceux au sens comptable du terme (concept bilantaire), dès lors est concernée la protection du patrimoine tant mobilier (matériel, charroi, etc.) qu'immobilier (bâtiments, domaine public et privé de la commune, ...). Il va de soi que la collaboration des services techniques est requise et que, par exemple, le directeur financier ne peut être tenu responsable de l'état de la voirie. La notion de protection des actifs rentre dans le cadre de la définition donnée aux articles 79 du RGCC selon lequel le directeur financier est responsable des actes, titres et documents qui lui sont confiés et est tenu notamment d'empêcher la prescription des droits de la commune, et de veiller à la conservation des domaines, privilèges et hypothèques.
Le directeur financier doit également fournir au directeur général des informations financières fiables et pertinentes.
Le directeur financier n'est cependant pas tout seul. Avec l'aide du service financier de la commune, il doit veiller au bon déroulement des opérations financières...
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