Circulaire n° 676. - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2020 et 2021 et aux enveloppes de personnel 2020 et 2021, de 20 décembre 2019
Article M. Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.
Madame la Ministre,
Monsieur le Ministre,
Madame la Fonctionnaire Dirigeante,
Monsieur le Fonctionnaire Dirigeant,
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Contexte
Le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a chargé les SPF P&O et B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au nouvel SPF BOSA, d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS).
La présente circulaire donne des informations relatives au monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2020 et 2021 et fixe les enveloppes budgétaires de personnel 2020 et leur préfiguration pour 2021.
Les principes établis dans la circulaire n° 659 sont maintenus et repris dans la présente circulaire. Ils sont complétés par les mesures spécifiques suivantes:
- le monitoring du risque est organisé deux fois en 2020, à savoir une première fois sur la base des données de paie de mai et une deuxième fois sur la base de celles de décembre. Le monitoring de décembre comprend également un rapport sur les réalisations en 2020;
- les entités soumises au monitoring sont regroupées dans des groupes en fonction de l'instance qui produit le rapport de monitoring ;
- pour les enveloppes de personnel des SPF et SPP les KPI sont calculés, comme c'était le cas jusqu'à présent, à partir de la plate-forme Sepp par la DG Recrutement & Développement du SPF BOSA. Il s'agit des enveloppes dépenses primaires (crédits sur les BA 11xx03 et 11xx04) pour lesquelles la plate-forme Sepp dispose des données de paie complètes via Fedcom et Persopoint ;
- pour les organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome les KPI 1a et 1b sont calculés par la DG Budget et Evaluation de la Politique du SPF BOSA;
- les institutions publiques de sécurité sociale, la Police fédérale et la Défense sont elles-mêmes responsables de la production du rapport de monitoring du risque;
- la Task Force reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring et assure leur envoi aux instances concernées.
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Task Force Monitoring de personnel
Une Task Force Monitoring de personnel est établie auprès du SPF BOSA, dans laquelle siègent des représentants du Ministre du Budget, du Ministre de la Fonction publique et du SPF BOSA.
Cette Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la matière.
Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring du risque et les communique pour information aux instances suivantes:
- le Conseil des Ministres ;
- le Collège des présidents des services publics fédéraux et de programmation ;
- le Collège des institutions publiques de sécurité sociale;
- le Collège étendu des organismes d'intérêt public ;
- le Chef de Corps de l'Inspection des Finances ;
- le Commissaire général de la Police fédérale ;
- le Chef de la Défense.
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Principes de base d'une analyse du risque
- Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale.
- La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base desquelles le risque est calculé.
- Chaque entité est tenue d'évaluer le risque, selon un rythme fixé, conformément à la méthodologie définie dans la circulaire 670 pour une projection fiable des charges. L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence indiqués.
- La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données de paie individuelles, éventuellement agrégées, et sur la détection des événements connus ou prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement.
- Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de chaque décision générant un impact structurel sur les frais de personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat.
- L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget vérifie le risque évalué par le service avant de remettre un avis sur les mesures RH.
- Toute mesure RH doit s'inscrire dans les limites du plan de personnel, qui doit toujours être approuvé par l'Autorité compétente. C'est au moment de chaque mise en oeuvre du plan de personnel qu'a lieu l'examen de la disponibilité de moyens budgétaires suffisants. Il n'est donc pas nécessaire d'élaborer un plan de personnel chaque année mais seulement lorsqu'on envisage des mesures non prévues dans le dernier plan approuvé.
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KPI pour l'analyse du risque
Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base et KPI suivants :
Indicateurs de base :
- le nombre d'ETP...
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