Circulaire n° 670 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles, de 26 février 2019
Article M.
Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque année de 2016 à 2019.
Le gouvernement a chargé les SPF P&O et B&Cg, intégrés depuis le 1er mars 2017 au SPF BOSA, d'organiser un monitoring régulier des crédits de personnel pour toute la fonction publique fédérale (y compris les corps spéciaux, les organismes administratifs publics et services administratifs à comptabilité autonome et les institutions publiques de sécurité sociale) afin de pouvoir suivre et évaluer le respect de sa politique en la matière.
Opérant dans un contexte budgétaire restrictif, les services pour leur part éprouvent le besoin d'optimiser leurs moyens budgétaires disponibles pour pouvoir réaliser au maximum l'objectif défini dans le plan de personnel, tout en gérant le risque de dépassement conjointement avec le partenaire du contrôle interne qui est, le cas échéant, l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget accrédité.
Si plus loin dans la présente circulaire il est référé à l'inspecteur des Finances il y a lieu de le lire comme une référence à l'inspecteur des Finances le commissaire du gouvernement, le commissaire du gouvernement du budget (IPSS) ou le délégué du ministre du budget.
Sous la supervision de la Taskforce Monitoring du personnel, qui réunit des représentants des Ministres du Budget et de la Fonction publique et le président et des responsables du SPF BOSA, les mécanismes suivants de gestion du risque de dépassement ont été mis en place:
- un monitoring régulier du risque de dépassement des crédits de personnel à destination du gouvernement
- un monitoring en cycle continu des décisions opérationnelles à destination du responsable opérationnel.
A cet effet la Taskforce a défini les indicateurs de performance clés (KPI) appropriés et a validé la méthodologie permettant leur calcul. Cette méthodologie a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 mai 2015 - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque, modifié par la circulaire n° 644bis du 15 décembre 2015.
L'objectif de la présente circulaire est d'opérer une révision de la méthodologie.
La méthodologie pour le monitoring du risque est basée sur le modèle Sepp qui exploite différentes sources de données dans la plateforme Sepp, permettant de produire une projection fiable de la charge en personnel. Elle s'appuie sur des concepts strictement normés et sur des processus end to end normés qui intègrent un contrôle de qualité permanent.
C'est une méthodologie standard qui jusqu'en 2016 projetait les charges salariales en partie individuellement et en partie globalement. Depuis 2017, elle a été entièrement revue afin de pouvoir intégrer dans la projection des charges salariales l'impact du système de bonification.
A cette fin une analyse approfondie des composantes de la charge salariale a été utilisée pour réviser fondamentalement le modèle salarial existant et mettre en oeuvre une nouvelle classification différenciée des rubriques de paiement.
Pour chaque rubrique, une méthodologie de projection appropriée a été développée, testée sur leur fiabilité et validée. Dans la nouvelle méthodologie, toutes les composantes de la charge salariale sont estimées individuellement, permettant de générer ainsi un résultat plus fin.
La projection se fait sur un horizon de deux ans c.-à-d. pour T et T+1. La méthodologie a également été adaptée pour permettre une telle projection dans le cas d'un monitoring du risque basée sur les données de décembre : le mois de décembre étant en T, la projection se fait sur T+1 et T+2.
Cette circulaire traite les points suivants :
Dans A. Monitoring du risque du dépassement des crédits
Point 1_Contexte de décision
Point 2_Les KPI
Point 3_Sources de données requises
Point 4_Calcul des indicateurs
Point 5_Calcul des KPI
Dans B. Monitoring des décisions opérationnelles
Point 1_Contexte de décision
Point 2_Les KPI
Point 3_Sources de données utiles
Point 4_Calcul des KPI
Dans C. Information et support
Dans D. Abrogation des circulaires.
A. MONITORING DU RISQUE DU DEPASSEMENT DES CREDITS
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Contexte de décision
Le gouvernement veut disposer d'une information fiable lui permettant de suivre et d'évaluer en toute transparence le respect de sa politique en matière des crédits de personnel et des ressources humaines.
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Les KPI
Pour évaluer le risque du dépassement des crédits de personnel, les coûts de personnel doivent être confrontés avec les moyens budgétaires disponibles. A cet effet quatre indicateurs de performance clés sont définis, notamment les KPI Ia, KPI Ib, KPI II et KPI III.
KPI Ia
Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en personnel observées au cours des 12 derniers mois.
KPI Ib
Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter les charges en personnel observées au cours de l'année et extrapolées jusqu'à la fin de l'année.
KPI II
Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter la projection des charges en personnel du personnel existant.
KPI III
Indique si l'enveloppe de personnel peut supporter en plus de la projection des charges en personnel du personnel existant, l'impact des événements irréversibles.
Les KPI Ia et Ib sont des KPI robustes qui peuvent être calculés assez facilement. Les KPI II et III sont plus fins car ils exploitent les charges salariales individuelles. Le KPI III est le plus complet et donc le plus fiable pour évaluer le risque, puisqu'il tient également compte de l'impact des événements irréversibles.
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Sources de données requises
Pour produire les KPI les sources de données de base suivantes sont indispensables :
3.1 Enveloppes de personnel
L'enveloppe de personnel comprend l'ensemble des crédits de personnel approuvés dans le budget fédéral et attribués à une entité opérationnelle étant une unité fonctionnelle et homogène d'un service.
L'enveloppe constitue la limite budgétaire dans laquelle les crédits de personnel et les dépenses de l'entité sont connus sans ambiguïté et peuvent faire l'objet d'un suivi.
3.2 Charges en personnel
Les charges en personnel couvrent l'ensemble des dépenses effectuées sur l'enveloppe de personnel de l'entité. Elles sont égales à la somme des charges salariales et des dépenses propres de l'entité.
3.3 Charges salariales et dépenses propres
Les charges salariales incluent les coûts salariaux directement attribuables qui sont imputés mensuellement pour chaque contrat payé sur l'enveloppe de personnel. Elles contiennent la charge budgétaire totale de l'employeur, y compris les cotisations patronales. Elles sont comptabilisées dans le mois de paiement. Elles représentent généralement au moins 95 % du total des charges en personnel.
Les dépenses propres sont des dépenses non individualisables à charge de l'enveloppe de personnel et qui sont généralement liquidées de façon périodique. Elles couvrent principalement les factures relatives à l'intervention de l'employeur dans les transports en commun.
3.4 Evénements irréversibles
Les événements irréversibles peuvent être définis comme des mouvements de personnel qui n'ont pas encore été observés dans les charges salariales, mais qui se trouvent déjà au stade où la procédure ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels. De par leur nature, les mouvements irréversibles ont toujours une date de réalisation située dans le futur.
Seuls les événements suivants sont considérés comme étant des événements irréversibles :
- Un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail au candidat sélectionné ;
- Un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné pour occuper un emploi vacant ;
- Un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été communiquée par le membre du personnel à son service (pension demandée, préavis donné, ...) ou par le service à son membre de personnel. Les personnes qui atteignent l'âge de la retraite dans le horizon du monitoring tombent par définition sous irréversible OUT ;
- Un UPGRADE (promotion, accession) est assimilé à un événement irréversible à partir du moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux candidats potentiels.
A l'exception de l'upgrade, aucun événement futur n'est considéré comme étant irréversible si la personne concernée n'est pas connue.
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Calcul des indicateurs
La méthodologie mis en place permet, en fonction du mois de monitoring, la production des indicateurs qui constituent les briques de base pour les KPI .
Le mois de...
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