Circulaire concernant l'octroi et le paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Année de référence 2020, de 14 janvier 2021
Article M.
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Services publics concernés par la distribution des formulaires de demande de la prime syndicale.
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les administrations et autres services de l'Etat, y compris les services qui assistent le pouvoir judiciaire, mais à l'exclusion toutefois des magistrats de l'ordre judiciaire et des titulaires d'une fonction au Conseil d'Etat;
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les personnes morales de droit public dépendant de l'Etat, des Communautés et des Régions dont la liste est annexée à l'arrêté royal du 26 septembre 1980;
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les provinces, les agglomérations, la commission française de la culture, la commission néerlandaise de la culture et les commissions réunies de la culture de l'agglomération bruxelloise, les fédérations de communes, les associations de communes, les communes, les centres publics d'action sociale, les centres publics intercommunaux d'action sociale, les associations de centres publics d'action sociale ainsi que les établissements publics subordonnés aux provinces et aux communes;
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les polders et les wateringues;
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les offices subventionnés d'orientation scolaire et professionnelle, les centres psycho-médico-sociaux et les établissements d'enseignement subventionnés, y compris les institutions de l'enseignement supérieur non universitaire subventionné, dans la mesure où les intéressés sont rémunérés directement par une subvention-traitement;
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les Communautés et les Régions et les établissements d'enseignement organisés par les Communautés;
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la police fédérale visée à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux;
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les corps de police locale visés à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux.
Tous ces services sont repris dans une liste annexée à la présente circulaire.
Les administrations, services ou organismes relevant de la loi du 1er septembre 1980 qui ne sont pas repris dans la liste annexée doivent prendre contact avec le secrétariat de la Commission des Primes syndicales. Les données de contact de ce service sont reprises au point 7 de la présente circulaire.
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Responsabilités des services publics
2.1. Distribution du formulaire de demande de la prime syndicale
Conformément à l'article 12, § 1er, de l'arrêté royal du 30 septembre 1980 susmentionné, les services de distribution compétents doivent distribuer à tous les membres du personnel, le formulaire de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2020, et ce, à partir du 1er janvier 2021 jusqu'au 31 mars 2021 au plus tard.
Les administrations, organismes et services qui n'ont pas encore distribué le formulaire de demande de la prime syndicale pour l'année de référence 2019, doivent procéder à cette distribution au plus tard le 31 mars 2021.
L'on entend par " tous les membres du personnel ", tout membre du personnel qui a travaillé dans le service au moins pendant un jour sur l'année de référence.
Les services de distribution sont tenus de vérifier scrupuleusement les formulaires à la recherche d'erreurs avant de les envoyer à l'adresse privée du membre du personnel.
Les errata (par exemple : faux numéro de formulaire) ou duplicatas ne sont pas autorisés. Si des problèmes se posent, il convient de prendre contact avec le secrétariat de la Commission des Primes syndicales.
2.2. Enregistrement électronique de la distribution
Toute personne occupée dans l'administration entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année de référence doit recevoir un formulaire de demande et doit être reprise sur une liste cumulative.
Pour chaque année de référence, ces listes doivent être envoyées au Services des Affaires syndicales du SPF Chancellerie du Premier Ministre. Ces listes doivent être fournies au format de type " .txt " et avoir pour nom de fichier : annéederéférence_numéro institution.txt.
Par exemple, pour le SPF Chancellerie du Premier Ministre, année de référence 2020 : 2020_7001.txt
La liste doit reprendre les données suivantes pour chaque membre du personnel :
*positions 1 à 14 (14 caractères) contiennent le numéro de formulaire avec tirets (sans espaces);
* positions 15 à 44 (30 caractères) contiennent le nom en majuscules;
* positions 45 à 64 (20 caractères) contiennent le prénom en majuscules;
* positions 65 à 74 (10 caractères) contiennent la date de naissance au format JJ/MM/AAAA;
* taper sur ENTER permet de clôturer la ligne.
Ces listes sont à envoyer uniquement par e-mail à l'adresse suivante : sec.cvps@premier.fed.be. Les envois sur d'autres supports ne sont pas acceptés (disquettes, cd-rom, etc...).
Les administrations qui n'ont pas encore envoyé les fichiers des années 2016 à 2019 sont tenues de les faire parvenir avec le fichier 2020, au plus tard, le 31 mars 2021. Chacune des années précitées doit figurer dans un fichier spécifique.
INFORMATION IMPORTANTE POUR 2022
A partir de l'année 2022, l'enregistrement de cette liste devra être chargé sur un site spécifique, dédié à cet effet.
Des modifications importantes seront également apportées, telles que la disparition du numéro de formulaire traditionnel et son remplacement par un QR-code unique pour chacun des membres du personnel à apposer sur le formulaire.
Toutes les dispositions et modalités pratiques concernant cette nouvelle plate-forme seront d'application lors de la prochaine circulaire (année de référence 2021).
2.3. Le paiement de la contribution annuelle pour les primes syndicales
Conformément à l'article 4, dernier alinéa, de l'arrêté royal du 26 septembre 1980, le montant de la contribution pour l'année de référence 2020 est fixé à 46,55 EUR par année et par membre du personnel faisant partie de l'effectif au 31 mars de l'année de référence concernée.
Les contributions concernant l'année de référence 2020 sont redevables avant le 31 janvier 2021.
Les contributions redevables par les services visés à l'article 1er, c et h, de la loi du 1er septembre 1980, sont perçues par l'ONSS.
Les contributions redevables par les services visés à l'article 1er, b et d, de la loi du 1er septembre 1980, doivent être versées sur le compte BE75 6792 0058 1751 (BIC PCHQBEBB) du SPF Chancellerie du Premier Ministre, Recettes, 16, rue de la Loi, 1000 Bruxelles. Au plus tard le 31 janvier 2021, ces services doivent également transmettre au service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion du SPF Chancellerie du Premier Ministre une déclaration sur l'honneur dans laquelle l'effectif du service au 31 mars 2020 est communiqué.
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Responsabilités du demandeur de la prime syndicale
Le demandeur ne peut introduire qu'un seul formulaire de demande, même s'il est membre de plusieurs organisations syndicales et/ou s'il reçoit plusieurs formulaires pour la même année de référence.
La réception du formulaire de demande de la prime syndicale ne donne pas automatiquement droit à une prime syndicale. Le membre du personnel doit, pour l'année de référence en question, avoir payé une cotisation suffisante à une organisation syndicale représentative, afin de pouvoir prétendre au paiement d'une prime entière ou partielle (loi du 1er septembre 1980, article 2, § 1er).
Le demandeur doit transmettre le formulaire original dûment rempli à son organisation syndicale avant le 1er juillet 2021.
Si le demandeur n'a pas reçu le formulaire de demande pour l'année de référence 2020, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. Celle-ci vérifiera auprès de l'employeur que les formulaires ont bien été distribués ou non.
Si le demandeur perd son formulaire, il doit prendre contact avec son organisation syndicale. Aucun duplicata ne peut être délivré par le service du personnel.
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Formulaire (recto)
4.1. Explications sur la rubrique A du formulaire
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Identification du membre du personnel :
* toutes les données doivent figurer en lettres capitales;
* cette case doit contenir le nom (nom de jeune-fille pour la femme mariée), le prénom, l'adresse et la date de naissance;
* le numéro de registre national ne peut pas figurer sur le formulaire;
* si le formulaire est envoyé dans une enveloppe à fenêtre, la date de naissance ne peut pas apparaître dans la fenêtre.
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Identifiant du formulaire de distribution :
* chaque formulaire doit comporter un numéro unique, composé de trois groupes de chiffres (séparés par des tirets) : _ _ _ _-_ _ _ _ _ _-_ _;
* le premier groupe est un nombre de quatre chiffres correspondant au numéro attribué à votre administration. La liste de ces numéros figure en annexe à la présente circulaire. Ainsi par exemple, le numéro d'administration attribué au SPF Chancellerie du Premier Ministre est " 7001 ", soit 7001-_ _ _ _ _ _-_ _;
* le deuxième groupe est un nombre de six chiffres correspondant à une numérotation continue qui commence par 000001, soit 7001-000001-_ _; 7001-000002-_ _;... Les administrations qui n'auraient pas encore distribué de formulaires pour l'année de référence écoulée, soit 2019, à l'ensemble de leur personnel ou à certains de leurs membres, doivent suivre la même procédure, mais doivent utiliser un " 8 " comme premier chiffre de cette numération continue, soit 7001-800001-_ _; 7001-800002-_ _;... . le troisième groupe est un nombre de deux chiffres correspondant au numéro de contrôle. Ce dernier est calculé comme suit :
o prenez les nombres du premier et du deuxième groupe;
o divisez ce nombre par 97;
o supprimez les décimales;
o multipliez par 97;
o soustrayez le chiffre de départ du résultat obtenu et vous obtiendrez le numéro de contrôle :
soit : 7001000001/97
= 72.175.257,74
= 72.175.257 x 97
= 7001000001 - 7.000.999.929
= 72
* remarques importantes relatives au numéro de contrôle:
o le numéro de contrôle doit se situer entre " 0 " et " 96 ";
o si le résultat obtenu est égal à " 0 ", le numéro de contrôle est " 97 ";
o si le résultat obtenu est égal à 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 ou 9, le numéro de contrôle est alors égal à " 01 " etc.;
o le calcul ne peut en aucun cas donner comme résultat 98, 99 ou plus.
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L'authentification...
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