Circulaire AGFisc N° 33/2016 (n° E.T.124.747) d.d. 8 novembre 2016. - Système de caisse enregistreuse - SCE - Horeca - Obligations - Module de contrôle - Système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, exécution de la loi du 30 juillet 2013, de l'arrêté royal du 1er octobre 2013 en exécution de cette loi et de l'arrêté royal du 30 décembre 2009, de 8 novembre 2016
Article M.
ANNEXES : 4
TABLE DES MATIERES . . . . . N os
CHAPITRE 1. : GENERALITES ET CHAMP D'APPLICATION . . . . . 1
CHAPITRE 2. : DEFINITIONS . . . . . 5
CHAPITRE 3. : EXIGENCES CONCERNANT LE SYSTEME DE CAISSE . . . . . 13
3.1. Obligations du fabricant, de l'importateur et du distributeur . . . . . 13
3.1.1. Obligations du fabricant ou de l'importateur : enregistrements . . . . . 13
3.1.2. Obligations du distributeur : enregistrements . . . . . 14
3.1.3. Documentation . . . . . 15
3.2. Prescriptions générales concernant le système de caisse . . . . . 16
3.3. Fonctions obligatoires du système de caisse . . . . . 27
3.4. Fonctions interdites du système de caisse . . . . . 30
3.5. Communication avec le module contrôle . . . . . 36
CHAPITRE 4. : JOURNAL ELECTRONIQUE ET FICHER-JOURNAL . . . . . 41
CHAPITRE 5. : EXIGENCES CONCERNANT LE TICKET DE CAISSE TVA . . . . . 42
CHAPITRE 5BIS. : EXIGENCES EN MATIERE DE " TICKET DE CAISSE TVA SIMPLIFIE " . . . . . 45bis
CHAPITRE 5TER. : MODALITES RELATIVES A L'ENREGISTREMENT D'UNE FACTURE AU MOYEN D'UN SYSTEME DE CAISSE ENREGISTREUSE . . . . . 45ter
CHAPITRE 6. : EXIGENCES CONCERNANT L'ETABLISSEMENT OBLIGATOIRE DE RAPPORTS . . . . . 46
CHAPITRE 7. : EXIGENCES CONCERNANT LE MODULE DE CONTROLE . . . . . 52
7.1. Le fiscal data module (FDM) du modèle de contrôle . . . . . 53
7.1.1. Exigences générales . . . . . 53
7.1.2. Exigences techniques . . . . . 61
7.2. La VAT signing card (VSC) du module de contrôle . . . . . 82
CHAPITRE 8. : PROBLEMES TECHNIQUES . . . . . 88
8.1. En cas de problème technique à la VSC . . . . . 88
8.2. En cas de problème technique au FDM - remplacement du FDM . . . . . 89
8.3. En cas de problème technique du système de caisse . . . . . 91
CHAPITRE 1er. - Généralités et champ d'application
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La Loi du 30.07.2013, relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 28.08.2013) décrit la procédure de certification et détermine les obligations qui incombent au fabricant ou à l'importateur.
L'Arrêté Royal du 01.10.2013, relatif aux modalités d'application en ce qui concerne la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 08.10.2013, 3e édition) détermine les exigences techniques du système de caisse ou du fiscal data module, les fonctions auxquelles doit satisfaire le système de caisse ou le fiscal data module et fixe les modalités du processus de certification.
L'Arrêté Royal n° 1 du 29.12.1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après dénommé AR n° 1) détermine quels sont les assujettis du secteur horeca tenus de délivrer un ticket de caisse au moyen d'un système de caisse enregistreuse et pour quelles opérations.
L'Arrêté Royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca (Moniteur belge du 31.12.2009, Edition 3, pp. 82981 - 82983, Moniteur belge du 26.01.2010, p. 3161, Moniteur belge du 25.06.2013, pp. 40338 - 40339 et Moniteur belge du 27.06.2013, pp. 40886 - 40887; ci-après dénommé AR du 30.12.2009) détermine les critères auxquels le système de caisse enregistreuse doit satisfaire en matière de taxe sur la valeur ajoutée.
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Cette circulaire clarifie les aspects techniques, par application de l'article 1er, et les modalités, par application des articles 2, 2e alinéa, 4, alinéa 1er et 8 de l'arrêté royal du 01.10.2013 en exécution de la Loi du 30.07.2013 relative à la certification d'un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca.
En exécution des articles 2 et 2bis de l'AR du 30.12.2009, la présente circulaire comporte également un commentaire de ces dispositions et notamment des conditions auxquelles doit satisfaire le ticket de caisse enregistreuse.
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En outre, la présente circulaire définit les modalités d'exécution de l'article 5 de l'AR du 01.10.2013, plus particulièrement en matière de formalités à accomplir par les fabricants, les importateurs et les distributeurs lors de la procédure de certification des systèmes de caisse enregistreuse et des articles 2 et 2bis, de l'AR du 30.12.2009 en matière d'enregistrement des systèmes de caisse enregistreuse par les assujettis-exploitants.
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La notification telle que prévue par la Directive 98/34/CE du Parlement européen et du Conseil du 22.06.1998 prévoyant une procédure d'information dans le domaine des normes et réglementations techniques, a été effectuée.
CHAPITRE 2. - Définitions
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Est visé par " système de caisse électronique " tout système de caisse qui fait usage d'un système de commande en temps réel et qui stocke les enregistrements dans sa mémoire de travail grâce à un système de compteurs. Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30.12.2009), les compteurs sont lus et remis à zéro et les enregistrements effectués y sont résumés.
Est visé par " système de caisse PC-POS " tout système de caisse d'un point de vente qui est composé d'un ordinateur, quelle que soit la forme du hardware, avec un système de commande classique, et sur lequel est installé un logiciel de caisse enregistreuse. Ce logiciel de caisse enregistreuse établit des records lors de chaque enregistrement, dans un ou plusieurs fichiers. Lors de l'établissement d'un rapport Z (conformément à l'article 2, point 5, de l'AR du 30.12.2009), un query (une recherche) est effectué sur ces fichiers et est synthétisé dans le rapport.
L'emploi du terme " système de caisse " dans cette circulaire vise donc toujours un système de caisse (électronique ou PC-POS), à utiliser comme élément d'un système de caisse enregistreuse horeca.
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Par " données introduites " comme mentionné à l'article 2, points 1 et 2, de l'AR du 30.12.2009, on entend :
-les enregistrements des livraisons de biens et des prestations de services (y compris le taux de TVA applicable);
- l'enregistrement de début et de fin d'une prestation de travail;
- l'établissement de tickets de formation;
- l'établissement de tickets pro forma;
- les modifications de prix et de taux de TVA applicable;
- les corrections et reprises;
- les ouvertures du tiroir-caisse via la fonction de caisse éventuellement prévue (y compris le " fond de caisse " (RA) et les paiements (PO);
- l'établissement des rapports;
- les modifications de programmation et de configuration suivantes : dataclear, dump, toute forme de remise (reset), changements de configuration PLU et changements des paramètres du système;
- chaque enregistrement (commande, reprise, correction, modification, transfert d'une table,...) au sein d'une fonction de gestion des tables ou de gestion des clients, ou au sein d'une fonction qui peut temporairement interrompre, mettre en pause ou reprendre un enregistrement.
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Est visé par event tout événement qui se produit dans le système de caisse et pour lequel des données sont envoyées vers et/ou sont reçues du module de contrôle prévu à l'article 2, point 7, de l'AR du 30.12.2009, tel que défini au chapitre 3, numéros 36 à 40 de cette circulaire. Ces events sont composés de deux éléments : le type d'évent et le type de transaction. Chaque event est dès lors une combinaison d'un type d'event et d'un type de transaction.
Les types d'events suivants sont distingués ci-après :
- NORMAL
- TRAINING
- PRO FORMA
En outre, chaque event se compose également d'un des types de transaction suivants :
- SALES
- REFUND
Les différents types d'event et de transaction seront dotés par le système de caisse enregistreuse d'un code qui pourra aisément être distingué des autres, afin que le module de contrôle puisse l'interpréter sans ambiguïté. Les différentes combinaisons de code possibles sont exposées dans le tableau ci-dessous.
TYPE D'EVENT TYPE DE TRANSACTION CODE NORMAL SALES NS NORMAL REFUND NR TRAINING SALES TS TRAINING REFUND TR PRO FORMA SALES PS PRO FORMA REFUND PR -
Le " ticket de caisse TVA " (type d'event NORMAL, type de transaction SALES) tel que prévu à l'article 2, point 4, de l'AR du 30.12.2009, désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouvait en mode d'enregistrement normal, qui est utilisé pour enregistrer la livraison de biens et/ou de services, la prestation de travail, y compris les corrections et remises enregistrées au sein du mode d'enregistrement normal au moyen des fonctions de correction et de remise. C'est ce ticket de caisse qui doit être délivré par le système de caisse enregistreuse, conformément aux dispositions de l'article 21bis de l'AR n° 1. Le ticket de reprise mentionné ci-après doit, conformément à ces dispositions, également être considéré comme un ticket de caisse TVA. Les reprises doivent toujours être enregistrées séparément dans un ticket de reprise (code NORMAL REFUND, voir ci-après). Le montant total d'un ticket de caisse TVA (code NORMAL SALES) ne peut, par conséquent, jamais être négatif.
Le " ticket de reprise (type d'event NORMAL, type de transaction REFUND) " désigne tout ticket de caisse généré alors que le système de caisse se trouve en mode reprise (" refund modus ") ou en mode de correction (" void modus ") et qui comporte :
- des données indiquant qu'un ticket de caisse généré au préalable comportait des éléments inexacts;
- ou des éléments relatifs au remboursement de biens retournés (remboursés) ou portés en compte à un prix trop élevé.
Ce ticket de reprise ne comporte que des montants négatifs, extournés. N'est dès lors pas visée ici la monnaie rendue au client.
Le " ticket de formation " (type d'event TRAINING, types de transaction SALES et REFUND) désigne tout ticket de caisse généré alors que tout le système de caisse se trouve en mode formation ou généré par un utilisateur qui se trouve en mode formation, l'utilisateur étant toute personne qui enregistre des opérations sur le système de caisse.
Est visé par " ticket pro forma " (type d'event PRO FORMA, types de transaction SALES...
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