Opvolging van bestellingen, leveringen of uitgevoerde werken van klanten en leveranciers

Auteur:Ruth Boel
Pagina's:143-161
SAMENVATTING

1. Waarom moet u bestellingen en leveringen goed opvolgen? 2. Wat moet opgevolgd worden? 3. Wanneer kan u de offertes en bestellingen opvolgen? 4. Hoe kan u uw administratie opvolgen? A. Verkoop. B. Aankoop.

 
INDEX
GRATIS UITTREKSEL

Page 143

1. Waarom moet u bestellingen en leveringen goed opvolgen?

Nu starten we pas echt met de doorstroming van de administratieve documenten in uw bedrijf. Zie ook het hoofdstuk “Organiseren van de werkstroom”.

Waarom u een systeem moet zoeken om alles vlot te laten doorstromen? Heel eenvoudig. Als u uw bestellingen, leveringen of facturatie in het honderd laat lopen, draait uw bedrijf vierkant.

• U verliest veel kostbare tijd door het zoeken naar allerlei documenten of afspraken.

• U veroorzaakt onnodige stress voor uzelf, uw klanten, uw leveranciers, uw personeel, enz.

• U komt onprofessioneel over en zou daardoor zelfs klanten kunnen verliezen.

• U kan veel geld verliezen door een slordige administratie of zelfs echt in de financiële problemen komen.

• Verkoopoffertes moeten opgevolgd worden om bestellingen binnen te halen.

Het loont dus zeker de moeite om veel aandacht te schenken aan een systeem dat voor u het meest comfortabel werkt om de bestellingen en leveringen op te volgen. Dat kan heel eenvoudig zijn, als er maar een systeem is!

Page 144

2. Wat moet opgevolgd worden?

Administratie betekent alles opvolgen van de offerte tot en met de boekhouding. In dit hoofdstuk gaan we de doorstroming van de administratieve documenten vanaf de offerte tot en met de facturatie opvolgen.

3. Wanneer kan u de offertes en bestellingen

opvolgen?

Wanneer u de administratie best doet, hangt in hoge mate af van het aantal documenten dat u per week of per maand moet verwerken. U moet voor uzelf uitmaken hoelang het voor u overzichtelijk blijft. Als u op een moment bent gekomen dat u iets moet gaan zoeken en het niet onmiddellijk terugvindt, bent u fout bezig. U zou moeten zorgen dat u alles onder controle blijft houden. Dat bespaart u een hoop stress.

De meeste mensen vinden het gemakkelijk om steeds op hetzelfde moment tijd te maken voor hun administratie. De ene vindt het gemakkelijk om het eenmaal per week op vrijdagnamiddag te doen, de andere vindt het beter dit elke morgen te doen vóór de zaak open gaat. Dat moet u voor uzelf beslissen, maar blokkeer wel een vast moment in uw agenda om het te doen. Het is een vaste afspraak met uzelf, die onder geen enkele voorwaarde mag afgezegd worden.

Een truc om uzelf te dwingen tijd te maken voor uw administratie, is het werken met een brievenbakje “IN”. U legt alles wat aan papieren binnenkomt in het “IN”-bakje. Dan liggen al uw papieren ten minste al op één plaats. Zie ook het hoofdstuk “Organiseren van de werkstroom”.

Minstens eenmaal per week, of eerder als de inhoud van het bakje tot aan de rand vol is, is het tijd om uw administratie bij te werken. Zet er nooit een extra brievenbakje naast, want dan loopt het fout.

Page 145

4. Hoe kan u uw administratie opvolgen?

Om te beginnen maakt u 2 dikke ringfardes (80 mm) : “AANKOOP” en “VERKOOP”. Kies vanaf de start voor één kleur voor alles wat met verkoop te maken heeft en één kleur voor alles wat met aankoop te maken heeft, bv. groene kaften voor alles m.b.t. verkoop en gele kaften voor alles m.b.t. aankoop.

Het voordeel hiervan is dat, naarmate de tijd vordert en u meer dan één kaft zult hebben voor aankoop en verkoop, het steeds duidelijk is waarover de kaft gaat. Alle gele kaften gaan over aankoop en alle groene kaften gaan over verkoop.

De kaften kan u onderverdelen met tabbladen.

U zou de volgende onderverdelingen kunnen maken.

VERKOOPkaft :

• offertes;

• bestellingen;

• leveringen (ingeval van goederen) of werken in uitvoering (ingeval van diensten);

• te factureren;

• facturen.

AANKOOPkaft :

• offertes;

• bestellingen;

• leveringen of werkbonnen;

• facturen – niet gecontroleerd;

• facturen.

Indien de inhoud achter een tabblad te dik wordt, kan u de kaften scheiden. Op den duur heeft u misschien wel een aparte kaft voor elke onderverdeling.

Page 146

Deze kaften zet u op uw bureau of in de onmiddellijke omgeving ervan, zodat u niet moet rechtstaan om de kaften te kunnen nemen. Het zijn uw werkkaften.

U gebruikt hier best stevige ringfardes van goede kwaliteit voor omdat u er regelmatig documenten uit zal moeten halen of op andere plaatsen zal moeten steken.

A Verkoop

U maakt een offerte en stuurt die naar de potentiële klant per post, mail of fax.

Alle gemaakte offertes kan u klasseren op nummer of op naam van de klant. Als u veel offertes maakt of veel offertes naar dezelfde klanten stuurt, is het aan te raden om met genummerde offertes te werken. U klasseert ze dan ook op nummer.

Als u weinig offertes maakt, kan u ze klasseren op klantnaam.

Sla de offertes digitaal op onder dezelfde naam of hetzelfde nummer zodat het fysieke klassement gelijkloopt met het digitale. M.a.w., als u de papieren offertes klasseert op nummer, gebruikt u als bestandsnaam in uw PC dezelfde nummer van de offerte, met daarachter een trefwoord m.b.t. het bestand.

Voorbeeld : verkoop offertes/2007 0218 Peeters dak garage of verkoop offertes/Peeters dak garage.

U kan dezelfde mappen in uw PC aanmaken als dat u er fysieke heeft, dus 2 klassementen van offertes houden. Doch de ervaring leerde mij dat twee klassementen beheren ook betekent dat u de offerte op 2 plaatsen moet gaan zoeken.

Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een fysiek klassement van offertes om de volgende reden.

Het enkel digitaal opslaan van offertes heeft enkele nadelen :

• als uw offertes uit verschillende bladzijden bestaan, is dat niet zo handig bij de offerte-opvolging. U moet dan tijdens een telefoongesprek voortdurend scrollen op het scherm om bij hetPage 147 punt te komen waar de klant het over heeft. Als dat niet snel genoeg gaat, wordt u er onrustig van;

• notities maken bij een offerte is moeilijker, tenzij u onderaan de offerte uw notities intypt;

• u moet ergens een geheugensteun noteren opdat u niet vergeet de offertes op te volgen, anders denkt u er niet meer aan.

Als u met een facturatieprogramma werkt, dan zal u waarschijnlijk de offerte per mail versturen naar uw klant en de offerte heeft automatisch een nummer en de status “Op te volgen” gekregen in uw programma. Als u de offertes met de status “Op te volgen” opvraagt, krijgt u alleen de op te volgen offertes. U moet wel in uw agenda een vast tijdstip noteren waarop u de opvolging ook effectief doet. Doch ook hier blijven 2 nadelen, zoals hierboven vermeld, van kracht : moeilijker bij lange offertes en om notities te nemen.

Er bestaan tal van facturatieprogramma’s om uw offertes, bestellingen, leveringen en facturen op te stellen. Dit vergemakkelijkt het hele doorstromingsproces van de documenten.

Toch zal u nog steeds veel moeten uitprinten en in mappen steken.

Als u gebruik maakt van een facturatieprogramma zal u waarschijnlijk hier en daar acties doen met uw programma i.p.v. manueel.

Vaak is een facturatieprogramma een onderdeel van een boekhoudprogramma.

• Opvolging van offertes

Vele bedrijven maken de fout om de offertes niet niet op te volgen. Ze wachten tot de klant zelf iets van zich laat horen.

Als u werk of bestellingen wil binnenhalen, zal u uw offertes zelf moeten opvolgen. Mensen hebben het allemaal zo druk dat ze de tijd niet nemen om u te verwittigen dat ze...

Om verder te lezen

PROBEER HET UIT