Avis, Autorité de protection des données, 2024-11-07

Avis n° 101/2024 du 7 novembre 2024
Objet : Avis sur le projet d'arrêté royal réglant la procédure de suivi par l’Administration de l’expertise médicale des agents mis en inaptitude temporaire de travail (CO-A-2024-253).
Mots-clés : Medex - réévaluation médicale des agents sous inaptitude temporaire de travail – réinsertion professionnelle des agents disposant de capacités restantes – absence de base légale du projet d’arrêté royal – défaut de prévisibilité du chapitre générique sur la protection des données – secret médical – conditions du secret médical partagé – examen médical de contrôle par vidéoconférence – médecin traitant – médecin de contrôle – préservation de la confidentialité de l’information sur les pathologies dont soufre un travailleur - durée de conservation des données collectées par la médecine de contrôle
Version originale
Introduction
L’avis porte sur un projet d’arrêté royal visant principalement à déterminer les modalités des traitements réalisés par Medex dans le cadre de sa mission de réévaluation de l’inaptitude temporaire des agents de l’administration à exercer de manière régulière leur fonction. Il détermine également les modalités des traitements de données qui sont réalisés par Medex pour assurer la réinsertion professionnelle desdits agents pour lesquels il a été constaté l’existence de « capacités restantes ».
L’Autorité émet tout d’abord des observations générales sur le niveau important de l’ingérence des traitements encadrés, le défaut de détermination, par la norme de rang législatif, de certains éléments essentiels des traitements, l’absence de base légale des dispositions du projet d’AR qui instaurent le trajet de réinsertion professionnelle et le caractère contre-productif, en termes de prévisibilité, du chapitre 9 du projet d’AR qui reprend de manière globale divers éléments essentiels de certains traitements de données encadrés (en omettant les traitements principaux à grande échelle) sans relier chaque traitement visé à ses propres éléments essentiels ou en déterminant de manière trop large certains de ces éléments essentiels.
Pour les textes normatifs émanant de l’Autorité fédérale, de la Région de Bruxelles-Capitale et de la Commission communautaire commune, les avis sont en principe disponibles en français et en néerlandais sur le site Internet de l'Autorité. La « Version originale » est la version qui a été validée collégialement.
Ensuite, l’Autorité identifie les dispositions du projet d’arrêté devant faire l’objet d’adaptations pour améliorer la prévisibilité et la proportionnalité des traitements encadrés en ayant une attention particulière aux échanges que Medex a, dans ce cadre, avec des tiers, à la préservation du secret médical, à l’encadrement adéquat de l’utilisation de la vidéoconférence pour l’évaluation médicale de l’inaptitude des agents à exercer leur fonction ou encore à la détermination de la durée pendant laquelle Medex conserve les données qu’elle collecte dans ce cadre.
Pour consulter la liste complète des commentaires, se référer au dispositif.
Le Service d’Autorisation et d’Avis de l’Autorité de protection des données (ci-après « l’Autorité »), Présent.e.s : Mesdames Cédrine Morlière, Nathalie Ragheno et Griet Verhenneman et Messieurs Gert Vermeulen, Yves-Alexandre de Montjoye et Bart Preneel;
Vu la loi du 3 décembre 2017 portant création de l'Autorité de protection des données , en particulier les articles 23 et 26 (ci-après « LCA ») ;
Vu l’article 43 du Règlement d’ordre intérieur selon lequel les décisions du Centre de Connaissances sont adoptées à la majorité des voix ;
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ;
Vu la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après « LTD ») ;
Vu la demande d'avis de Monsieur Franck Vandenbroucke, Ministre de la Santé publique, reçue le 5 septembre 2024 ;
Vu les informations complémentaires sollicitées le 26 septembre et reçues en date du 8 octobre 2024;
Émet, le 7 novembre 2024, l'avis suivant :
I. OBJET DE LA DEMANDE ....................................................................................................... 3
II. EXAMEN ..................................................................................................................................... 4
a) Observations d’ordre général sur le niveau d’ingérence des traitements encadrés, sur les bases légales du projet d’arrêté royal et sur l’insertion d’un chapitre général consacré aux divers traitements de données réalisés par Medex en exécution du projet d’AR .................................................................................. 4
b) La réévaluation médicale par Medex des agents en indisponibilité temporaire ..................................... 8
a. Finalité de la réévaluation médicale ...................................................................................................... 8
b. Communication obligatoire à Medex de données à caractère personnel par les instances médicales compétentes (autre que Medex) et par les agents évalués.......................................................................... 10
c. Méthodes d’évaluation de l’inaptitude et des capacités restantes à disposition de Medex – évaluation par videoconférence.................................................................................................................................... 12
c) La réinsertion professionnelle des agents pour lesquels Medex constate des « capacités restantes » . 16
a. Communication obligatoire à Medex de données à caractère personnel par les agents pour lesquels un trajet « retour au travail » peut être entamé .............................................................................................. 17
b. Elaboration du plan de réintégration et dossier « retour au travail » .................................................. 17
d) Notification des décisions de Medex et autorisation de reprise du travail par Medex ......................... 21
e) Cessation définitive de l’inaptitude temporaire de travail et proposition de fonctions convenables .. 22
f) Chapitre 9 relatif à certains traitements de données à caractère personnel réalisés par Medex dans le cadre de l’évaluation médicale des agents en inaptitude de travail et de leur réinsertion professionnelle . 23
I. Objet de la demande
1. Le Ministre de l’Etat fédéral qui a la Santé publique dans ses attributions sollicite l’avis de l’Autorité sur les articles 1, 3, 5 à 7, 12, 14, 19, 22, 25, 27, 29 à 31 et 34 du projet d'arrêté royal réglant la procédure de suivi par l’Administration de l’expertise médicale des agents mis en inaptitude temporaire de travail (ci-après dénommé « le projet d’arrêté royal ou d’AR »).
2. Le rapport au Roi prévoit que ce projet d’arrêté royal a pour « but d’implémenter une procédure de suivi des agents par l’Administration de l’expertise médicale (ci-après Medex) lorsque l’inaptitude temporaire de travail a été décidée ».
3. Le projet d’AR, soumis pour avis, encadre principalement la mission de Medex de réévaluation médicale des agents ayant été mis en inaptitude temporaire de travail. Il instaure également le trajet de réinsertion professionnelle, dans n’importe quel secteur, de ces agents pour lesquels Medex a pu constater qu’il subsiste des « capacités restantes ». Ce faisant, le projet d’AR prévoit notamment :
• la communication obligatoire à Medex de données relatives à la santé des agents concernés et des éléments impactant négativement ou positivement leur retour au travail ;
• les modalités selon lesquelles Medex pourra procéder à leur (ré)évaluation médicale périodique ;
• les obligations de motivation spécifique à charge des agents dont l’état de santé ne leur permet pas de se présenter à un examen médical pendant plus d’un mois ;
• les cas dans lesquels Medex peut décider d’une suspension temporaire du paiement de l’allocation d’inactivité temporaire de travail ;
• la mise en place, pour les agents disposant de capacités restantes, d’un trajet formel de réinsertion professionnelle tout secteur confondu et détermine son contenu ;
• la tenue par Medex d’un dossier retour au travail concernant ces agents, dans lequel sont centralisées des informations relatives à l’agent, à l’évolution de sa réintégration et au suivi des actions qui lui sont demandées dans ce cadre ;
• la définition de la notion de fonction convenable que les agents, dont la cessation définitive de l’incapacité temporaire de travail a été constatée par Medex, sont tenus d’accepter à défaut de quoi ils seront soumis d’office à l’assurance contre le chômage.
II. Examen
a) Observations d’ordre général sur le niveau d’ingérence des traitements encadrés, sur les bases légales du projet d’arrêté royal et sur l’insertion d’un chapitre général consacré aux divers traitements de données réalisés par Medex en exécution du projet d’AR
4. L’article 117, §1, al. 3 de la loi du 14 février 19611 prévoit que, sauf disposition légale ou réglementaire contraire, l’évaluation médicale des fonctionnaires mis en inaptitude temporaire de travail est de la compétence exclusive de Medex. Cela impliquera la réalisation par Medex de traitements à grande échelle d’informations relatives à la santé des personnes concernées ; lesquels présentent des risques particuliers pour leurs droits et libertés. Tout en constatant que la politique d’évaluation de l’incapacité de travail des agents et celle de leur remise à l’emploi nécessitent de traiter de telles données sensibles, l’Autorité relève que le niveau d’ingérence des traitements en projet peut être qualifié d’important en ce qu’ils impliquent de catégoriser les personnes concernées en fonction de leur degré...