Les assemblées générales
| Auteur | Michel de Wolf Wolf/Patrick de Wolf Wolf/Pierre Nicaise Nicaise/Laurent Stas de Richelle Richelle |
| Occupation de l'auteur | Réviseur d'entreprises/Avocat/Notaire/Avocat |
| Pages | 93-111 |
Les assemblées générales11
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L'assemblée générale est la réunion des personnes légalement ou statutairement habilitées à participer aux délibérations des décisions qui concernent la société. Elle a les pouvoirs les plus étendus pour faire ou ratifier les actes qui intéressent la société (art. 266 et 531).
Si les gérants et le conseil d'administration peuvent accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l'accomplissement de l'objet social de la société, l'assemblée générale reste néanmoins l'organe suprême de la société, notamment parce qu'elle peut révoquer les administrateurs et, sauf exception, les gérants.
Théoriquement, elle est la seule à pouvoir accomplir tous les actes de la société. Pratiquement, elle exerce une mission de contrôle (gestion, comptes annuels, ...). Elle délibère également sur les décisions les plus importantes qui touchent aux intérêts de la société (modification des statuts en général, variation du capital, nomination et révocation des gérants ou administrateurs etc.).
Pour la SPRL qui ne compte qu'un seul associé, celui-ci exercera les pouvoirs dévolus à l'assemblée générale et ne pourra les déléguer (art. 267).
Les gérants et le conseil d'administration ainsi que le commissaire s'il y en a ont le pouvoir de convoquer l'assemblée générale. Ils doivent la convoquer à la demande d'associés ou actionnaires représentant un cinquième du capital social (art. 268, al.1er et 532).
Le commissaire n'interviendra qu'en cas de carence de l'organe de gestion ou lorsqu'il constatera des irrégularités ou autres situations qui seraient de nature à mettre en péril l'intérêt social.
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Les membres de l'organe de gestion et, le cas échéant, le commissaire s'exposent à des poursuites pénales s'ils négligent de convoquer l'assemblée générale à la demande d'associés représentant un cinquième du capital social (art. 345, 1° et 647, 1°). Cette obligation est absolue.
Attention
Les gérants, administrateurs ou commissaires n'ont pas de pouvoir d'appréciation quant à l'opportunité d'une telle demande de convocation.
Les convocations pour toute assemblée générale contiennent l'ordre du jour avec l'indication des sujets à traiter (art. 268, al. 2 et 533, al. 1 et 4). Ces indications doivent être précises. En effet, l'ordre du jour conditionnera, le cas échéant, la participation à l'assemblée générale.
Il permettra en outre aux participants de préparer celle-ci. Pour les sociétés anonymes faisant appel public à l'épargne, l'ordre du jour reproduira en outre les propositions de décisions (art. 533, al. 4).
Il est à noter que l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire est légalement fixé, celle-ci devant entendre le rapport de gestion et celui des commissaires, discuter et approuver les comptes annuels et se prononcer sur la décharge des membres de l'organe de gestion (art. 284 et 554).
Conseil
L'assemblée générale ne peut délibérer sur des points non visés à l'ordre du jour. Il n'est pas rare de constater dans la pratique que ce dernier contient un point «Divers». Ce point permet d'évoquer les questions qui seraient soulevées lors de l'assemblée générale pour autant qu'elles ne soient pas essentielles à la vie sociétaire. Il est par ailleurs bien entendu que tout point pourra être abordé avec l'accord unanime des associés ou actionnaires pour autant qu'ils soient tous présents ou dûment représentés.
Pour les associés de la SPRL, les convocations sont faites par lettre recommandée envoyée 15 jours au moins avant l'assemblée. Une telle convocation est également adressée aux obligataires, commissaires et gérants (art. 268, al. 3).
Le Code des sociétés confirme ainsi formellement l'obligation de convoquer également, outre les associés, les commissaires, gérants et obligataires.
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Nouveauté
Par ailleurs, le Code des sociétés porte le délai de convocation de 8 jours à 15. Cette adaptation répond à un souci de cohérence dès lors que le délai de communication aux associés des pièces était auparavant également de 15 jours (art. 283).
Pour les SA, la convocation par le biais de l'envoi de lettre recommandée est l'exception et n'est autorisée que lorsque tous les titres de la société sont nominatifs (art. 533, al. 3).
La convocation doit en principe être faite par des annonces insérées 8 jours au moins avant l'assemblée dans le Moniteur Belge et deux fois, à 8 jours d'intervalle au moins, et la seconde, 8 jours au moins avant l'assemblée, dans un organe de presse de diffusion nationale et dans un organe de presse régional du siège de la société (art. 533, al. 1). Dans ce cas, les convocations seront également adressées par courrier ordinaire, 15 jours avant l'assemblée aux titulaires de titres nominatifs, aux administrateurs et aux commissaires (art. 533, al. 2).
Attention
Le Code des sociétés fixe également pour la SA un délai de 15 jours au lieu de 8 jours auparavant. En outre, il est également précisé qu'une convocation par courrier doit être adressée aux titulaires d'obligations et de droits de souscription nominatifs, ainsi qu'aux administrateurs et commissaires.
Pour les SPRL, les comptes annuels, le rapport de gestion, le rapport des commissaires sont joints aux convocations adressées aux associés, commissaires et gérants (art. 269 et 283, al. 2). Les rapports spéciaux sont transmis ou mis à la disposition des participants à l'assemblée générale lorsque le code l'impose (voir à titre d'exemple les art. 222, al. 4, 287 al. 1, 313, al. 4, 332, al. 2). Une copie de ces documents est également transmise gratuitement aux autres personnes convoquées qui en font la demande (art. 269, al. 2).
Pour les SA, les comptes annuels, le rapport de gestion et le rapport des commissaires doivent être annexés à la convocation aux actionnaires nominatifs (art. 535, al. 1er et 553, al. 2).
Une copie de ces documents est également transmise aux personnes qui, au plus tard 7 jours avant l'assemblée générale, ont rempli les formalités requises par les statuts pour être admises à l'assemblée générale (art. 535, al. 2).
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En outre, tout actionnaire peut obtenir gratuitement sur la production de son titre, 15 jours avant l'assemblée générale, une copie de ces documents au siège social de la société (art. 535, al. 2).
Les rapports spéciaux sont également transmis ou mis à la disposition des intéressés conformément à ce qui a été précisé ci-dessus (voir à titre d'exemple les art. 447, al. 3, 559, al. 2, 560, al. 2, 583, al. 1er, 596, al. 2, 604, al. 2, 633, al. 2).
Les statuts déterminent les formalités à accomplir pour être admis à l'assemblée générale (art. 270 et 536). Des règles particulières sont imposées pour les SA ayant fait ou faisant publiquement appel à l'épargne (art. 536, al. 2).
Les associés peuvent naturellement assister à l'assemblée générale. Les porteurs de certificats et d'obligations, ainsi que les titulaires d'un droit de souscription pour les SA peuvent également participer à l'assemblée générale mais uniquement avec une voix consultative (art. 271 et 537).
Les titulaires de parts bénéficiaires peuvent, le cas échéant, participer aux assemblées générales pour autant que les statuts les y autorisent.
Les membres de l'organe de gestion doivent être présents à l'assemblée générale pour répondre aux questions qui leur seraient posées sur les points portés à l'ordre du jour et sur l'éventuel rapport de gestion (art. 274, al. 1er et 540, al. 1er).
Les commissaires doivent également être présents aux assemblées générales, appelées à délibérer sur la base d'un rapport établi par eux (art. 272, 274, 538 et 540, al. 2).
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Nouveauté
Il est tenu à chaque assemblée générale une liste des présences (art. 273 et 539). Cette obligation existait déjà pour les SA. Elle est maintenant également imposée aux SPRL.
Cette liste des présences est un document contenant la liste des actionnaires présents ou représentés ainsi que le nombre de titres pour lesquels ils participent à l'assemblée.
Ce document mentionnera également les autres personnes présentes et leur qualité (gérant, administrateur, commissaire, obligataire, détenteur de parts bénéficiaires, ...). Ce document sera de préférence joint au procès-verbal de l'assemblée générale. La liste peut cependant être reprise dans le corps même dudit procès-verbal.
L'assemblée générale doit constituer en son sein un bureau (art. 278 et 546). Selon les usages, un bureau provisoire peut être constitué d'un président, à savoir le doyen, de deux scrutateurs et d'un secrétaire, à savoir les membres les plus jeunes de l'assemblée générale. Ce bureau provisoire procède à la vérification des pouvoirs de ceux qui se sont présentés à l'assemblée.
Une fois cette formalité exécutée, l'assemblée procède à l'élection du bureau définitif qui se compose toujours d'un président, d'un secrétaire et, habituellement, de deux scrutateurs. Le président dirige l'assemblée. Le secrétaire l'assiste et joue le rôle de greffier. Les scrutateurs sont chargés du dépouillement et du contrôle des votes.
Afin d'éviter toute discussion, il est préférable de préciser dans les statuts le mode exact de tenue de l'assemblée générale.
Les gérants et administrateurs répondent aux questions qui leur sont posées par les associés au sujet de leur rapport ou des points portés à l'ordre du jour (art. 274 et 540). Ils ont le droit de ne pas répondre dans la mesure où la communication de données ou de...
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