Arrêté royal relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat, de 17 mars 2021
CHAPITRE 1er. - Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il convient d'entendre par :
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le comité de gestion : le comité de gestion de la BAEC, visé à l'article 74, § 1er, de l'ancien Code civil;
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les actes de l'état civil publics : les actes de l'état civil visés à l'article 29, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil;
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les actes de l'état civil non publics : les actes de l'état civil qui ne sont pas visés à l'article 29, § 1er, alinéa 1er, de l'ancien Code civil;
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le Règlement général sur la protection des données: le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;
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les Archives de l'Etat : les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces.
CHAPITRE 2. - Extraits et copies des actes de l'état civil publics
Art. 2. Toute personne peut obtenir un extrait ou une copie d'actes de l'état civil publics auprès :
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l'officier de l'état civil de la commune où l'acte a été établi, ou
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des Archives de l'Etat, si l'acte y a été transféré.
CHAPITRE 3. - Recherches à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques
Section 1re. - Dispositions générales
Art. 3. Les extraits et les copies d'actes de l'état civil délivrés dans le cadre du présent chapitre à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques, portent la mention " Délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. ".
Art. 4. Le demandeur ne peut en aucun cas avoir directement accès à la BAEC pour la consultation des actes de l'état civil.
Section 2. - Recherches à des fins généalogiques
Sous-section 1re. - Des actes de l'état civil publics
Art. 5. § 1er. La consultation des actes de l'état civil publics s'effectue par la délivrance des extraits et copies conformément à l'article 3.
§ 2. La consultation des actes de l'état civil publics qui ne sont pas disponibles dans la BAEC peut également s'effectuer en mettant à disposition du demandeur les registres de l'état civil, les tables et les pièces annexes, pour examen.
Lorsque les actes ont été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue :
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soit auprès des Archives de l'Etat;
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soit auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi, si le Collège des bourgmestre et échevins a autorisé la consultation de ces.
Lorsque les actes n'ont pas été mis à disposition de manière électronique par les Archives de l'Etat, leur consultation s'effectue auprès de l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi.
La consultation auprès de l'officier de l'état civil, s'effectue selon les modalités déterminées par une décision du Collège des bourgmestre et échevins.
Sous-section 2. - Des actes de l'état civil non publics
Art. 6. § 1er. Sans préjudice de l'article 29, § 1er, alinéa 2, de l'ancien Code civil, la consultation des actes de l'état civil non publics à des fins généalogiques s'effectue par la délivrance des copies ou des extraits par l'officier de l'état civil de la commune dans laquelle l'acte a été établi.
§ 2. La demande comprend :
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les données d'identification :
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pour les personnes physiques : le nom, les prénoms et le numéro de registre national du demandeur ou, en son absence, le numéro de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
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pour les personnes morales et les entreprises : le numéro d'entreprise de la Banque Carrefour des Entreprises ;
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pour les personnes physiques ou morales étrangères, qui ne disposent pas d'un numéro d'identification belge : tout document qui, selon le droit applicable dans l'Etat d'origine de la personne physique ou morale, garantit l'identification de celle-ci ;
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la mention des actes faisant l'objet de la demande ;
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une motivation et une description circonstanciées des fins généalogiques;
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les moyens de diffusion des résultats de la recherche ;
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le consentement de toutes les personnes sur lesquelles porte l'acte ;
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la confirmation du fait que le demandeur a communiqué son identité et ses coordonnées, en sa qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4.7 du Règlement général sur la protection des données, à la personne qui doit donner son consentement.
§ 3. Si la personne qui doit donner son consentement est décédée ou est, en raison de son état de santé, totalement ou partiellement hors d'état d'exprimer sa volonté, fût-ce temporairement, l'époux survivant ou le cohabitant légal survivant, ou à défaut, son représentant légal ou à défaut, au moins l'un des descendants au premier degré de la personne concernée, peut donner ce consentement.
Si la personne qui doit donner son consentement est mineure, le consentement est donné par le représentant légal.
§ 4. Si le demandeur ne connaît pas les coordonnées des personnes devant donner leur consentement, il peut, lors de la demande, joindre une communication adressée à la personne dont le consentement est requis. L'officier de l'état civil envoie alors cette communication au destinataire, pour autant que cette personne ait une adresse connue en Belgique. Le destinataire décide ensuite de donner suite ou non à la requête du demandeur. L'officier de l'état civil ne communique pas les coordonnées du destinataire au demandeur.
§ 5. La commune où l'acte a été établi, visée au paragraphe 1er, est le responsable du traitement au sens de l'article 4.7 du Règlement général sur la protection des données, en ce qui concerne les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la demande prévue au paragraphe 2.
Les données sont conservées pendant une durée de 5 ans au maximum.
§ 6. Si l'acte est disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est délivré à partir de la BAEC.
Si l'acte n'est pas disponible dans la BAEC, la copie ou l'extrait est établi sur la base des registres papier.
CHAPITRE 4. - Accès des Archives de l'Etat à la BAEC
Art. 7. Les données de la BAEC sont directement accessibles aux Archives de l'Etat, pour autant que ce soit nécessaire pour l'exécution de leurs missions, telles que définies dans l'arrêté royal du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Province.
Les Archives de l'Etat disposent seulement d'un droit de lecture dans la BAEC.
CHAPITRE 5. - Modification de l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil
Art. 8. Dans l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil, il est inséré un chapitre 3/1, comportant l'article 9/1, rédigé comme suit :
" Chapitre 3/1. Champ d'application
Art. 9/1 Cet arrêté n'est pas applicable à la délivrance des copies et des extraits d'actes qui:
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ont été établis avant le 31 mars 2019 et ne sont pas disponibles dans la BAEC; et
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sont délivrés en application de l'arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil, à l'obtention des extraits et des copies de et la consultation d'actes publics de l'état civil, et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat. ".
CHAPITRE 6. - Entrée en vigueur et disposition finale
Art. 9. Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du deuxième mois qui suit celui de sa publication au Moniteur belge.
Art. 10. Le Ministre qui a la Justice dans ses attributions, le Ministre qui a l'Intérieur dans ses attributions, le Secrétaire d'Etat qui a la Politique scientifique dans ses attributions et le Secrétaire d'Etat qui a la Simplification administrative dans ses attributions, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.
Signatures
Donné à Bruxelles, le 17 mars 2021.
PHILIPPE
Par le Roi :
Le Ministre de la Justice,
V. VAN QUICKENBORNE
Le Ministre de l'Intérieur,
A. VERLINDEN
Le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique,
Th. DERMINE
Le Secrétaire d'Etat à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative,
M. MICHEL
Préambule
PHILIPPE, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu l'ancien Code civil, les articles 29, § 2, alinéa 3, et § 4, 79 et 80, remplacés par la loi du 18 juin 2018 et modifiés par la loi du 21 décembre 2018;
Vu l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil ;
Vu la proposition du Comité de gestion de la BAEC faite le 3 octobre 2019 ;
Vu les avis de l'Inspecteur des Finances, donnés le 12 juillet 2019, le 21 juillet 2019, le 28 mai 2020 et le 23 juin 2020;
Vu l'avis 03/2020 de l'Autorité de protection des données, donné le 17 janvier 2020;
Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 21 septembre 2020;
Vu l'avis 68.080/2 du Conseil d'Etat, donné le 21 octobre 2020, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;
Considérant l'article 13 de la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes ;
Considérant l'article 128 de la loi du 28 décembre 1992 portant des dispositions fiscales, financières et diverses ;
Sur la proposition du Ministre de la Justice, du Ministre de l'Intérieur, du Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique, et du Secrétaire d'Etat à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative,
Nous avons arrêté et arrêtons :
Rapport au Roi
RAPPORT AU ROI
Sire,
Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit des articles 29, § 2, alinéa 3, et 79 de l'ancien Code civil, de déterminer par qui des copies et extraits d'actes de plus de...
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