Arrêté royal portant l'introduction de la Banque des actes notariés, de 18 mars 2020

TITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il est entendu par:

  1. " Banque des actes notariés ": la banque de données électronique prévue par l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat et dans laquelle une copie dématérialisée de tous les actes notariés reçus sur papier est déposée et enregistrée, appelée en abrégé NABAN;

  2. " Gestionnaire de la Banque des actes notariés ": la Fédération Royale du Notariat belge qui est chargée de la gestion opérationnelle de la Banque des actes notariés en vertu de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat;

  3. " Numéro NABAN ": le numéro de référence unique, visé à l'article 4 du présent arrêté, qui est attribué à tous les actes et copies d'actes à l'occasion de leur enregistrement dans la Banque des actes notariés;

  4. " Vérification d'accès ": la procédure qui permet aux personnes ayant le droit d'accès d'accéder aux données reprises dans la Banque des actes notariés et dont les exigences techniques sont déterminées par le présent arrêté et par le gestionnaire de la Banque des actes notariés;

  5. " Numéro d'identification ": le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, ou à défaut de celui-ci, le numéro d'identification attribué en application de l'article 4 de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la Sécurité sociale ou, pour les personnes morales, le numéro d'entreprise, et, pour les notaires, le numéro d'identification sous lequel le notaire est connu auprès de la Chambre nationale des notaires conformément à l'article 91, alinéa 1er, 12° de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat .

  6. " Copie dématérialisée " : la copie certifiée conforme de la minute de l'acte reçu sur support papier, sans les pièces annexées à l'acte, qui est déposée par voie électronique dans la Banque des actes notariés accompagnée d'une copie des pièces annexées à l'acte.

  7. " Règlement (UE) 2016/679 " : le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

    TITRE II. - Création de la Banque des actes notariés

    CHAPITRE 1er. - Principes

    Art. 2. En exécution de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, une Banque des actes notariés, est créée.

    Les traitements de données à caractère personnel nécessaires au fonctionnement de la Banque des actes notariés se déroulent sous la responsabilité du gestionnaire de la Banque des actes notariés, qui est considéré comme étant le responsable du traitement au sens du Règlement (EU) 2016/679 en vertu de l'article 119, § 1er de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat.

    Le gestionnaire de la Banque des actes notariés désigne un délégué à la protection des données qui assume sa fonction et accomplit ses missions conformément aux articles 38 et 39 du Règlement (EU) 2016/679 pour les traitements de données effectués dans le cadre de la gestion de la Banque des actes notariés.

    Art. 3. Cette banque de données et l'introduction du numéro NABAN qui l'accompagne ont pour objet l'intégration, la conservation et la gestion des actes authentiques afin de simplifier les missions légales des notaires et la gestion opérationnelle de leurs dossiers et de permettre la consultation par voie électronique d'une copie dématérialisée de ces actes par les personnes et instances publiques qui sont en droit de les consulter en application de la loi.

    Des métadonnées seront également conservées pour la réalisation de cet objectif et pour la consultation de la banque de données, comme stipulé au chapitre 4.

    Dans les limites autorisés par le Règlement (EU) 2016/679, le gestionnaire de la Banque des actes notariés est en outre autorisé à procéder au traitement des copies dématérialisés et des données conservées dans la Banque des actes notariés à des fins statistiques et scientifiques ou afin d'améliorer la qualité de la Banque des actes notariés, des actes et du service du notaire. Ces finalités constituent des missions d'intérêt général.

    Art. 4. Les personnes chargées de la gestion de la Banque des actes notariés doivent s'engager par écrit à respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel.

    CHAPITRE 2. - Attribution du numéro NABAN

    Art. 5. A l'occasion de leur intégration dans la Banque des actes notariés, tous les actes reçoivent un numéro de référence unique, appelé le numéro NABAN.

    Les testaments, les révocations de testament et les institutions contractuelles par acte séparé, lesquels font uniquement l'objet d'une inscription sans qu'une copie dématérialisée ne soit déposée, reçoivent le numéro NABAN au plus tard au moment de leur inscription dans le registre central des testaments visé par la loi du 13 janvier 1977 portant approbation de la Convention relative à l'établissement d'un système d'inscription des testaments, faite à Bâle le 16 mai 1972 et portant introduction d'un registre central des contrats de mariage.

    Art. 6. Le numéro NABAN est communiqué au notaire qui a procédé au dépôt dans la Banque des actes notariés de la copie dématérialisée.

    La structure du numéro NABAN est fixée par le gestionnaire de la Banque des actes notariés et ne peut pas contenir de données qui peuvent être liées à une personne.

    CHAPITRE 3. - Durée de conservation des copies dématérialisées de l'acte notarié dans la Banque des actes notariés

    Art. 7. La conservation des copies dématérialisées des actes notariés par la Banque des actes notariés correspond au délai de conservation des actes eux-mêmes, tel que prévu par la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat. Passé ce délai, leur conservation est assurée par les archives du Royaume.

    CHAPITRE 4. - Récolte et conservation des métadonnées de la Banque des actes notariés

    Art. 8. En vue de la recherche et la consultation des copies dématérialisées et dans le cadre de la gestion journalière de la Banque des Actes notariés, les métadonnées suivantes sont récoltées au moment du dépôt dans la Banque des actes notariés, ou, pour un testament, révocation de testament ou institution contractuelle par acte séparé, au moment de l'inscription de l'acte dans la Banque des actes notariés :

  8. Pour chacune des personnes physiques qui sont parties ou personnes intéressées en nom direct nommées nominativement à un acte juridique repris dans l'acte notarié et pour le de cujus s'il s'agit d'un acte d'hérédité ou d'un acte de dépôt d'un testament sous seing privé ou d'un testament international :

    - les nom et prénom(s);

    - le numéro d'identification;

  9. Pour chacune des personnes morales qui sont parties à un acte juridique repris dans l'acte notarié:

    - la dénomination;

    - la forme légale;

    - le numéro d'identification;

  10. La date et le numéro de répertoire de l'acte;

  11. La nature de l'acte;

  12. Pour le notaire instrumentant et pour chaque notaire qui est intervenu dans l'acte dans l'exercice de sa fonction :

    - les nom et prénom(s);

    - la résidence;

    - le numéro d'identification sous lequel le notaire est connu auprès de la Chambre nationale des notaires conformément à l'article 91, alinéa 1er, 12° de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat ;

    - le numéro d'entreprise et la référence sous laquelle son étude est connue auprès du gestionnaire de la Banque des actes notariés à la date de l'acte ;

    - la qualité en laquelle le notaire est intervenu comme teneur de plume instrumentant ou notaire intervenant au sens large.

  13. Pour les immeubles faisant l'objet de l'acte :

    - les données d'adresse ;

    - le code INS de la division cadastrale ;

    - la section cadastrale ;

    - le numéro de parcelle cadastrale

    Art. 9. Les données énumérées au présent chapitre sont conservées pendant toute la durée de conservation de la copie dématérialisée de l'acte à laquelle elles se rapportent.

    Art. 10. Pour autant que cela est nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions, les personnes qui sont autorisées à accéder aux copies dématérialisées des actes notariés en vertu de l'article 14, § 1 et § 3 du présent arrêté, ont également accès de manière sécurisée aux données énumérées à l'article 9 pour les mêmes actes.

    Pour autant que cela est nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions, les personnes chargées de la gestion de la Banque des actes notariés ont accès de manière sécurisée aux données énumérées au présent chapitre pour l'accomplissement de leur mission professionnelle.

    Art. 11. Toute opération effectuée sur la copie dématérialisée de l'acte est tracée. Les traces sont également conservées dans la Banque des actes notariés pendant une période égale à la durée de conservation de la copie dématérialisée de l'acte.

    CHAPITRE 5. - Accès aux copies dématérialisées et données de la Banque des actes notariés

    Art. 12. Le gestionnaire de la Banque des actes notariés met les copies dématérialisées des actes et les métadonnées y afférant à disposition du requérant autorisé, pour consultation ou utilisation, dans le respect des restrictions à l'accès prévues par ou en vertu de la loi et du présent arrêté.

    Art. 13. § 1. Les notaires qui sont détenteurs ou dépositaires de la minute d'un acte, ainsi que les notaires qui exercent la fonction au sein de la même étude, ont toujours accès à la copie dématérialisée de cet acte intégré dans la Banque des actes notariés et aux métadonnées liées à cet acte.

    Cet accès comprend le droit à la consultation et le droit de déposer, compléter ou rectifier des données et documents, dans l'exercice de leurs missions légales.

    Dans l'exercice de leurs missions légales, le droit à la consultation est également ouvert aux notaires qui exercent la fonction au sein de l'étude des autres notaires qui sont...

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