Arrêté royal portant exécution du Code des sociétés et des associations, de 29 avril 2019
LIVRE 1er. - Constitution et formalités de publicité
Article 1:1. Tous les actes, extraits d'actes, décisions et documents dont la publicité est ordonnée par le Code des sociétés et des associations, par le Règlement (CE) n° 2157/2001 du Conseil du 8 octobre 2001 relatif au statut de la Société européenne (SE) (et par le Règlement (CE) n° 1435/2003 du Conseil du 22 juillet 2003 relatif au statut de la société coopérative européenne (SEC) sont déposés dans le dossier visé à l'article 2:7 du Code des sociétés et des associations.
Art. 1:2. Sont tenus conformément à l'article 1:1, les dossiers :
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des personnes morales régies par le Code des sociétés et des associations qui ont leur siège en Belgique, à l'exception des parties politiques européens et des fondations politiques européennes;
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des sociétés étrangères qui ont une succursale en Belgique et des groupements européens d'intérêt économique dont le siège est situé dans un autre Etat et qui ont une succursale en Belgique.
Le dossier peut être électronique en tout ou partie.
Art. 1:3. Sauf en cas de force majeure ou indisponibilité d'un système électronique, le dépôt visé à l'article 1:1 est effectué par voie électronique :
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pour les actes authentiques, par les notaires conformément aux prescriptions techniques établies par le Ministre de la Justice;
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pour les actes sous seing privé, par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire ou par les notaires conformément aux prescriptions techniques établies par le Ministre de la Justice.
Ce dépôt électronique comprend également un envoi aux services du Moniteur belge.
Art. 1:4. Le dépôt est signé par un ensemble de données électroniques pouvant être imputé à une personne déterminée et établissant le maintien de l'intégrité du contenu de l'expédition ou de la copie de l'acte, de l'extrait, de la décision ou du document et, le cas échéant, la qualité de notaire, conformément aux prescriptions techniques établies par le Ministre de la Justice.
Les rapports ou documents joints à l'acte qui doivent être déposés en même temps que l'acte à publier auquel ils se rapportent, en vertu du Code des sociétés et des associations, et qui, pour cause de force majeure ou d'indisponibilité du système électronique, ne peuvent pas être déposés par voie électronique avec l'acte, sont déposés en même temps séparément par voie papier.
Art. 1:5. Dans le cas d'un dépôt électronique d'un acte ou document sous seing privé, les pièces originales sont conservées au siège de la personne morale. Le dépôt s'accompagne d'une déclaration signée électroniquement par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire ou par le notaire qui dispose que les pièces originales et les copies électroniques déposées sont conformes. Les copies électroniques bénéficient de la même valeur probante que le document original sous ces conditions, sans préjudice de la possibilité d'apporter la preuve contraire.
Art. 1:6. Les consultations en ligne sont effectuées conformément aux prescriptions techniques établies par le Ministre de la Justice, sauf en ce qui concerne la partie du système de base de données électronique visé à l'article 2:7, § 2, du Code des sociétés et des associations qui est gérée par la Fédération Royale du Notariat belge et qui est consultable librement.
Lorsqu'un document déposé n'est pas disponible par la voie électronique, une demande de scannage du document papier demandé peut être introduite via la page Internet prévue par le Ministre de la Justice. Toutefois, les documents demandés ne peuvent avoir été déposés avant le 1er janvier 1997.
Le greffier dispose d'un délai de 15 jours à dater de la demande pour introduire le document à scanner dans le dossier électronique. Le greffier appose sa signature électronique sur le document scanné. Celle-ci n'a toutefois pas valeur de certification.
Art. 1:7. § 1er. Lorsqu'une personne morale dépose pour la première fois un acte, un extrait d'acte, une décision ou un document destiné à être versé dans le dossier visé à l'article 1:2, alinéa 1er soit elle s'inscrit directement par voie électronique, soit elle est inscrite par le notaire instrumentant, soit par le greffe du tribunal de l'entreprise dans le registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Lors de l'inscription, les données suivantes sont mentionnées :
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la dénomination de la personne morale et son appellation ou son sigle éventuel;
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la forme légale de la personne morale écrite en toutes lettres;
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l'adresse du siège; si ce siège n'est pas établi en Belgique, l'adresse du siège à l'étranger et l'adresse d'une succursale au choix en Belgique; le cas échéant, le registre où le dossier de la personne morale étrangère a été constitué et le numéro sous lequel cette personne morale a été inscrite dans ce registre;
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le cas échéant, le montant du capital;
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la date de l'acte constitutif de la personne morale;
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le cas échéant, l'adresse électronique et le site internet de la personne morale;
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l'identité des personnes habilitées à administrer et à représenter la personne morale et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance, ou du liquidateur;
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le cas échéant, l'identité de la ou des personnes déléguées à la gestion journalière;
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la date de dissolution si la personne morale a été constituée pour une durée déterminée;
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la fin de l'exercice;
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le cas échéant, la date de l'assemblée générale;
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en cas d'absorption de la personne morale par fusion ou scission, le nom et le numéro d'entreprise des personnes morales absorbantes;
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si la constitution résulte d'une fusion ou d'une scission de personnes morales, le nom et le numéro d'entreprise des personnes morales objets de la fusion ou de la scission;
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la date de la dissolution volontaire;
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la date de la clôture de la liquidation;
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l'identité du représentant désigné de la personne morale pour les activités de la succursale.
Lors de l'inscription, sous réserve de l'inscription électronique effectuée par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire, le greffier ou le notaire indique le numéro d'entreprise reçu de la Banque-Carrefour des Entreprises ainsi que la date de dépôt de l'acte, de l'extrait d'acte, de la décision ou du document.
§ 2. Lorsqu'une des mentions de l'inscription ne correspond plus à la situation qu'elle doit décrire, la personne morale a l'obligation de demander dans le mois du changement advenu dans sa situation, une inscription modificative.
L'inscription en question sera communiquée avec indication du numéro d'entreprise de la personne morale.
§ 3. Les déclarations comportant demande d'inscription ou d'inscription modificative sont établies, sous réserve du dépôt électronique effectué par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire, sur les formulaires I et II (annexes 1 et 2 au présent arrêté), dont les modèles sont annexés au présent arrêté et qui sont tenus à la disposition des intéressés au greffe des tribunaux de l'entreprise ou sur le site Internet du Service public fédéral Justice. L'inscription ou la modification par les notaires et par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire est effectuée électroniquement selon les modalités fixées par le présent arrêté. En fonction des besoins des évolutions technologiques, le Ministre de la Justice peut fixer des autres modalités.
Toute inscription ou inscription modificative est datée et signée par les organes de la personne morale, un mandataire muni d'une procuration spéciale ou le notaire.
L'inscription d'un groupement européen d'intérêt économique est signée par ses membres, un mandataire muni d'une procuration spéciale ou le notaire.
§ 4. L'inscription ou l'inscription modificative électronique dans le registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises est effectuée par voie électronique par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire ou par le notaire instrumentant conformément aux prescriptions techniques établies par le Ministre de l'Economie.
Art. 1:8. Le numéro d'entreprise de la personne morale est indiqué sur tous les documents à verser au dossier.
Le greffier ou son délégué vise, donne un numéro d'ordre et classe chacune des pièces qui doivent être versées dans la partie matérielle des dossiers. Le greffier tient à jour un inventaire des pièces. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.
Les pièces déposées dans la partie électronique des dossiers reçoivent un numéro d'ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.
Sous réserve du dépôt électronique effectué par tous les associés solidaires, l'organe de représentation ou leur mandataire, le notaire ou le greffier délivre à la personne morale concernée une copie électronique ou une photocopie de l'immatriculation ou de l'inscription modificative ainsi qu'un accusé de réception de l'acte, de l'extrait d'acte, du procès-verbal ou du document déposé.
Art. 1:9. § 1er. Les actes, extraits d'actes, décisions et documents, dont la publication est requise aux Annexes du Moniteur belge, sont, sous réserve du dépôt électronique, déposés au greffe accompagnés d'une copie. Si un acte, extrait d'acte, décision ou document porte sur une opération qui doit faire l'objet d'une publication aux Annexes du Moniteur belge de la part de plusieurs personnes morales, il doit faire l'objet d'autant de dépôts accompagnés d'une copie qu'il y a de personnes morales concernées.
Les actes, décisions et documents qui doivent être publiés aux Annexes du Moniteur belge sous forme d'une mention sont déposés en un exemplaire.
Le texte des mentions est déposé en un exemplaire.
§ 2. Tout document de papier déposé doit remplir les conditions suivantes :
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