Arrêté royal portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, de 18 août 2010
CHAPITRE 1er. - Définitions
Article 1er. 1er. Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :
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" Loi ", la loi du 24 juin 1955 relative aux archives;
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" Archives ", tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d'élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne privée, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l'exercice de leurs activités, de leurs fonctions ou pour maintenir leurs droits et obligations;
Sont également compris dans les documents repris à l'alinéa précédent, ceux qui sont entrés dans le domaine de l'Etat belge et de ses prédécesseurs en droit par voie de cession à titre gracieux ou onéreux, incorporation, sécularisation, nationalisation, confiscation, dévolution, don ou legs;
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" Archives de l'Etat ", les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces;
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" Ministre ", le Ministre qui a les Archives de l'Etat dans ses attributions;
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" Archiviste général du Royaume ", le Directeur général des Archives de l'Etat;
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" Délégué ", membre du personnel des Archives de l'Etat délégué par l'Archiviste général du Royaume à une mission définie par le présent arrêté;
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" Service(s) public(s) ", les autorités qui sont définies à l'article 1er de la Loi;
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" Tableau de tri ", une nomenclature systématique de toutes les archives d'un service public, qui mentionne au minimum, pour chaque catégorie d'archives, les informations suivantes : l'intitulé ou la description du contenu, le délai de conservation et la destination définitive;
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" Délai de conservation ", période pendant laquelle les archives doivent être conservées par le service public qui les a produites ou reçues ou par son successeur en droit en raison notamment de l'utilité administrative qu'elles présentent;
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" Destination définitive ", le sort réservé aux archives à l'expiration de leur délai de conservation. La destination définitive est soit la conservation permanente, soit la destruction.
CHAPITRE 2. - La surveillance de la conservation des archives par les services publics
Art. 2. L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués exercent la surveillance sur la manière dont les services publics gèrent et conservent les archives en leur possession, quels que soient le support et la forme matérielle de celles-ci.
Art. 3. La surveillance consiste à contrôler les conditions de gestion et de conservation des archives pour que la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité de l'information qu'elles contiennent, soient garanties tout au long de leur cycle de vie.
Art. 4. A cette fin, l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués, effectuent des inspections dans les services publics. Ils consignent dans des rapports leurs constats et les éventuelles recommandations nécessaires pour améliorer les conditions de gestion et de conservation des archives. Ces rapports sont communiqués aux services publics concernés et peuvent être publiés sur décision de l'Archiviste général du Royaume.
Art. 5. L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués, établissent des directives, des recommandations ou des conseils destinés aux services publics sur la gestion, le classement, l'accessibilité et la conservation de leurs archives. Ces directives, recommandations et conseils sont diffusés et rendus publics.
Art. 6. Sur proposition de l'Archiviste général du Royaume, le Ministre fixe les normes techniques qu'un service public doit respecter lors de l'aménagement des espaces destinés à la conservation des archives.
Art. 7. Les services publics sont tenus de conserver leurs archives dans des locaux appropriés à cette fonction, dotés de l'équipement et des conditionnements adéquats, suivant les normes techniques prévues par l'article 6.
Art. 8. Les services publics sont tenus d'affecter du personnel qualifié à la gestion et conservation de leurs archives. Ils communiquent les noms, qualité et coordonnées de ces personnes à l'Archiviste général du Royaume.
Art. 9. Les services publics identifient et classent systématiquement leurs archives, de façon à ce qu'elles puissent être retrouvées dans un délai raisonnable : un inventaire de celles-ci est constitué et tenu à jour.
Art. 10. Chaque service public doit donner accès aux délégués de l'Archiviste général du Royaume, aux archives en sa possession, quels que soient leur support et leur forme matérielle.
Les procédures et précautions nécessaires sont adoptées pour permettre l'accès aux archives classifiées ou contenant des données à caractère personnel, dans le respect de la législation en vigueur.
CHAPITRE 3. - Destruction d'archives
Art. 11. § 1er. Un service public ne peut procéder à une destruction physique d'archives que moyen nant une autorisation écrite préalable de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués.
§ 2. Si les archives destinées au versement constituent un danger physique pour les personnes ou les autres documents conservés par les Archives de l'Etat, après l'établissement du constat prévu par l'article 12, § 2 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la Loi, l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués prendront les dispositions adéquates que la situation nécessite.
Art. 12. § 1er. L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués évaluent l'intérêt scientifique, historique et sociétal des archives. Ils déterminent la destination définitive des archives. Leurs décisions sont consignées dans des tableaux de tri ou des autorisations de destruction spécifiques.
§ 2. Le tableau de tri est réalisé par l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués en concertation et avec la collaboration du service public concerné, avec les membres du personnel désignés à cette fin.
Le tableau de tri peut aussi être réalisé par le service public concerné, avec l'aide et le soutien méthodologique d'un délégué de l'Archiviste général du Royaume.
§ 3. Le tableau de tri est un document à caractère public. Il est validé par l'Archiviste général du Royaume. Il entre en vigueur et est actualisé à son initiative.
§ 4. Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri validé, une autorisation de destruction limitée à certaines catégories d'archives peut être délivrée par l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués.
Art. 13. Afin de demander l'autorisation de destruction telle que visée à l'art. 11, § 1er, le service public doit adresser aux Archives de l'Etat une demande écrite. Cette demande contient une description des archives à détruire.
Si le service public dispose d'un tableau de tri validé, la demande est faite au minimum un mois avant la destruction prévue.
Si le service public ne dispose pas d'un tableau de tri validé, la demande est faite au minimum deux mois avant la destruction prévue.
Art. 14. Après chaque destruction, le service public dresse une déclaration de destruction destinée aux Archives de l'Etat. Cette déclaration comporte au moins la référence à l'autorisation écrite des Archives de l'Etat et une description des archives détruites.
Art. 15. Conformément à l'article 23 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la Loi, lorsqu'un service public transfère des archives numériques aux Archives de l'Etat, une copie des archives et des données doit être temporairement conservée par le service public et ne peut être détruite qu'après notification par les Archives de l'Etat d'un accusé de réception.
CHAPITRE 4 - Dispositions finales
Art. 16. Lorsqu'un service public ne se conforme pas au présent arrêté, l'Archiviste général du Royaume avertit le Ministre ainsi que le(s) ministre(s) de tutelle concerné(s). L'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou le(s) ministre(s) de tutelle concerné(s) peuvent prendre des mesures de rectification.
Art. 17. Annuellement, l'Archiviste général du Royaume fait rapport au Premier Ministre et au Ministre des constatations effectuées durant l'année civile écoulée en matière de surveillance et de destruction d'archives. Ce rapport est rendu public et diffusé.
Art. 18. Notre Ministre de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 18 août 2010.
ALBERT
Par le Roi :
La Ministre de la Politique scientifique,
Mme S. LARUELLE
Préambule
ALBERT II, Roi des Belges,
A tous, présents et à venir, Salut.
Vu l'article 108 de la Constitution;
Vu le décret du 7 messidor an II (25 juin 1794) concernant l'organisation des archives établies auprès de la représentation nationale, modifié par la loi du 19 juillet 1991;
Vu la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) qui ordonne la réunion, dans les chefs-lieux de département, de tous les titres et papiers acquis à la République;
Vu la loi du 24 juin 1955 relative aux archives, notamment les articles 5 et 6, modifiés par la loi du 6 mai 2009;
Vu l'avis du Conseil scientifique des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces, émis le 29 octobre 2009;
Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 janvier 2010;
Vu l'avis n° 48.101/1 du Conseil d'Etat, donné le 4 mai 2010, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;
Sur la proposition de Notre Ministre de la Politique scientifique,
Nous avons arrêté et arrêtons :
Erratum
AddendumIMAGE
2010021098
PUBLICATION :
2010-10-22
page : 62832
Rapport au Roi
AVIS N° 47.624/AV/3 DU 23 FEVRIER 2010 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT
(ADDENDEUM,, voir M.B. 22-10-2010, p. 62832-62845)
Traduction officieuse
Le Conseil d'Etat, section de Législation, assemblée générale et troisième chambre, saisi par le Ministre flamand des Affaires administratives, de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles, le 18 décembre 2009...
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